Für eine Ordnungsmäßigkeit muss die Buchführung einige formelle Vorgaben erfüllen, die im Folgenden näher dargestellt werden.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
[1]
Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beinhaltet folgende Punkte:
- Belegprinzip, d. h. zu jeder Buchung muss es einen entsprechenden Beleg geben.
- Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können.[2]
- Progressive und retrograde Prüfbarkeit müssen gegeben sein. Progressive Prüfung bedeutet hierbei eine Prüfung vom Beleg zur Buchung, retrograde Prüfung heißt Prüfung von der Buchung zum Beleg.
- Vorhalten der Verfahrensdokumentation
Vollständigkeit
[3]
Für das Merkmal "Vollständigkeit" ist erforderlich:
- Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden.
- Verdichtungen müssen aufschlüsselbar sein.[4]
- Lückenlose Aufzeichnungen über Wert, Inhalt und Geschäftspartner
- Aufbewahrungspflicht für bestimmte Unterlagen, z. B. Schichtzettel im Taxigewerbe (der Name des Geschäftspartners ist bei Taxibetrieben entbehrlich)
Einzelaufzeichnungspflicht bei Barverkäufen:
Einzelaufzeichnungen bei Bargeschäften ab 10.000 EUR erforderlich[5]
Einzelaufzeichnungspflicht bei Barverkäufen über Ladentisch mit PC-Kasse erforderlich (= digitale Daten der PC-Kasse)[6]
Keine Einzelaufzeichnungen sind bei Barverkäufen über den Ladentisch bei einer sog. "offenen Ladenkasse" nötig, sofern der Verkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen erfolgt und auch tatsächlich keine Aufzeichnungen geführt werden[7]
- Keine mehrmalige Verbuchung ein und desselben Geschäftsvorfalls
Richtigkeit
[8]
"Richtigkeit" bedeutet, dass Geschäftsvorfälle nach den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden sind.
Zeitgerechtigkeit
[9]
Zeitgerechtigkeit ist unter folgenden Bedingungen gegeben:
- Laufende Buchung der angefallenen Geschäftsvorfälle, d. h. z. B. keine "Sammlung" bis Jahresende.
- Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.[10]
Unbare Geschäftsvorfälle:
Eine Erfassung von unbaren Geschäftsverfällen innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich.
Eine monatliche Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen ist möglich, wenn die Vollständigkeit durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt ist.
- Periodengerechte Verbuchung (Rechnungsabgrenzungen)
Ordnung
[11]
Die Voraussetzung "Ordnung" liegt unter folgenden Bedingungen vor:
- Systematische Erfassung und nachvollziehbare Buchungen
- Getrennte Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäften
- Getrennte Aufzeichnung von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen[12]
- Eine einheitliche Aufzeichnung von ermäßigt und voll versteuerten Umsätzen ist auf Antrag bei nach Art und Umfang des Geschäfts nicht zumutbarer getrennter Aufzeichnung möglich (Stichwort: Erleichterte Trennung der Entgelte)[13]
- Zeitliche Ordnung (Grundbuch, Journal) und sachliche Ordnung (Hauptbuch, Kontenfunktion)
Unveränderbarkeit
[14]
Eine Unveränderbarkeit der Buchführung erfordert Folgendes:
- Protokollierung von Änderungen und Löschungen[15]
- Durchgehende Protokollkette von Beleg, Grundaufzeichnung und Buchung[16]
- Historie sowohl für Bewegungsdaten (Buchungen) als auch für Stammdaten, Metadaten oder Schlüssel)[17]
- Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.[18]
- Die Vorgaben sind durch eine Verfahrensdokumentation und Verarbeitungsprotokolle zu verifizieren.
Belegwesen/Belegfunktion
Formelle Vorschrift für eine ordnungsmäßige Buchführung ist, dass "Belegwesen/Belegfunktion" gegeben ist. Das umfasst folgende Punkte:
- Die Belegfunktion ist Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Gewinnermittlung.[19]
- Sofern kein Fremdbeleg vorhanden ist, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.[20]
- Es ist eine Kontierung erforderlich;[21] bei digitalen Belegen außerdem eine elektronische Verknüpfung mit dem digitalen Beleg.
- Belegsicherung durch fortlaufende Nummerierung oder Scannen mit anschließender Barcodevergabe
Verknüpfung des Belegs mit Grundaufzeichnung mittels eindeutiger Primanota mit folgenden Elementen:[22]
- Mindestanforderungen an einen Beleg[23]
- Eindeutige Belegnummer, Index, Rechnungsnummer
- Belegaussteller/-empfänger, soweit branchenüblich
- Buchungsbetrag
- Währung, Wechselkurs bei Fremdwährung
- Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
- Belegdatum
- Aussteller (soweit nicht vom System kreiert)
- Ggf. weitere Angaben für Umsatzsteuerzwecke (Steuersatz, Steuerbetrag etc.)[24]
Sonstige für die Besteuerung notwendige Angaben wie
Einzelpreis (wg. Bewertung)
Valuta Fälligkeit (wg. Bewertung)
Skonti, Rabatte (wg. Bewertung, USt)
Zahlungsart
Angaben zur Steuerbefreiung
- Bei datenverarbeitungsgestützten Prozessen kann die Belegfunktion auch durch die Generierung der Buchung in einem den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechenden Programm erfüllt werden.
Bei Dauersachverhalten sind die Ursprungsbelege Basis für die Belegfunktion.
- Buchführungspfl...
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