Gewinne einkaufen - Kostens... / 2.2 C-Teile-Management

Einsparungen im Bereich der C-Teile (vgl. Tab. 4) ergeben sich im Wesentlichen aus den Prozesskosten.

 
Typische C-Teile
Nicht produktive C-Teile Produktive C-Teile
  • Büromaterial, Computerzubehör
  • Reinigungsmittel, Sanitärbedarf
  • Arbeitsschutz
  • Betriebseinrichtung, Industriebedarf
  • Werkzeuge, Armaturen
  • Verpackungsmaterial
  • Öle, Schmierstoffe
  • Normteile, Schrauben
  • Klebstoff, Dichtstoffe
  • Standardprodukte
  • Ersatzteile

Tab. 4: Beispiele für C-Artikel

Die Verlagerung der Disposition von C-Teilen in die jeweilige Fachabteilung führt zu einer Senkung der Prozesskosten im Einkauf, in der Fachabteilung und den zwischengeschalteten Stellen.

 

Praxis-Beispiel

Herkömmlicher Beschaffungsprozess

Mitarbeiter Instandhaltung stellt einen Materialbedarf fest. Er teilt diesen Bedarf seinem Meister mit, der diesen prüft und das Formular ausfüllt, das er an den Einkauf gibt. Dieser prüft nochmals, klärt gegebenenfalls Rückfragen mit dem Meister oder der Instandhaltung, sucht einen passenden Lieferanten und erfasst die Bestellung. Später nimmt der Wareneingang die Lieferung an, macht die Qualitätskontrolle, bucht sie ein, die Ware gelangt in die Fachabteilung, die sie bestellt hat, der Lieferschein in den Einkauf. Der Einkauf kontrolliert die Rechnung, gibt sie frei oder klärt eventuelle Reklamationen und reicht die Rechnung nach Freigabe an die Buchhaltung weiter.

Haben Sie mal überlegt, welche Kosten durch solch einen immer noch üblichen Weg verursacht werden? Versuchen Sie einmal die Zeiten für diesen Hauptprozess C-Teile-Bestellung und die zugehörigen Teilprozesse und Tätigkeiten zu erfassen und multiplizieren diese Minuten mit 75 Ct (exemplarische Kosten pro Arbeitsminute im Einkauf) und stellen Sie diesen Wert einmal dem Einkaufswert gegenüber.

Wenn der Einkauf initiiert, für die C-Teile Lieferanten zu suchen, die kostengünstig, schnell und zuverlässig liefern können, und mit diesen Rahmenverträge aushandelt, ergibt sich eine Reihe von Vorteilen.

  • Die Überprüfung der Preise kann z.B. durch jährliche Ausschreibung erfolgen.
  • Der Lieferant verpflichtet sich, die C-Artikel direkt an die bestellende Kostenstelle zu liefern.
  • Anhand des ausgehandelten Kataloges kann die Fachabteilung die Bestellung selbst auslösen, selbstverständlich im Rahmen des vorgegebenen Budgets.
  • Die Rechnungsprüfung kann direkt in der Buchhaltung erfolgen, wenn die Fachabteilung die Aufgabe übernimmt, den Lieferschein einzubuchen.

Ein anderes Modell, das im Handel weit verbreitet ist, ist der Regalservice durch den Lieferanten. Der Lieferant kommt zum Kunden, disponiert die fehlenden Teile und füllt das Regal wieder auf. Dies funktioniert z.B. mit Schrauben und anderen Normteilen im Maschinenbau sehr gut. Der Einkauf verhandelt mit dem Lieferanten Artikel, Mengen und Preise für ständig wiederkehrende Bedarfe und legt Mindestmengen fest, die nicht unterschritten werden sollen. Der Lieferant übernimmt die komplette Abwicklung und stellt eine Monatsrechnung über die bereitgestellten Materialien. Dazu gehört ein gewisses Maß an Vertrauen gegenüber dem Lieferanten. Er wird sich allerdings hüten, dieses Vertrauen zu missbrauchen. In den meisten Fällen stellt der Lieferant sogar das Regal und die Aufbewahrungsbehälter zur Verfügung. Auf diese Weise haben Sie immer ausreichende Bestände und sparen erhebliche Prozesskosten im Einkauf ein. Selbst wenn Sie im Endeffekt ein paar Cent mehr bezahlen, rechnet sich dieses Modell, wenn Sie berücksichtigen, dass ein Bestellvorgang Prozesskosten von mindestens 75 – 80 EUR verursacht.

 

Praxis-Beispiel

Prozesskosten im Einkauf

Durchschnittlicher Aufwand pro Beschaffungsprozess für Büro- und Verbrauchsgüter:

 
Tätigkeit Zeit (Min.)
Bedarfsidentifikation 15
Bedarfsmeldung 15
Budgetkontrolle/Genehmigung 5
Buchhaltung 7
Bedarfsfreigabe 3
Marktsondierung 15
Angebotsanalyse 20
Bestellung 10
Wareneingangskontrolle 15
Transport zum Besteller 25
Rechnungsbuchung 10
Rechnungsprüfung 17
Zahlungsanweisung 5
Summe (Minuten) 162

Mittlerweile gibt es auch eine Reihe von Dienstleistungsanbietern, die die komplette C-Teile-Versorgung extern gewährleisten. Sie übernehmen die komplette Prozesskette für diesen Bereich des Einkaufs:

  • Kataloge studieren
  • Angebote einholen
  • Verhandeln
  • Bestellen
  • Wareneingangsprüfung
  • Lagerung
  • Verteilung an die Verbraucher
  • Rechnungsprüfung.

Auf diese Art und Weise reduzieren Sie die Prozesskosten erheblich. Ihre eigenen Einkäufer gewinnen zusätzliche Ressourcen für die Beschaffung von A- und B-Teilen und können aufgrund besserer Markt- und Produktkenntnis bessere Preise und Konditionen realisieren. Der Einkäufer kann sich auf seine Kernkompetenzen als Beschaffungsmarkt-Experte konzentrieren und ist nicht mehr in der Hauptsache Bestellabwickler.

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