Gewinne einkaufen - Kostensenkung in Einkauf und Materia ... / 2.1 Die ABC-Analyse

Die Kosten für zugekaufte Materialien und Dienstleistungen bilden den größten Kostenblock im Unternehmen. Grundsätzlich wird die Einkaufspolitik bestimmt durch

• Lieferzeiten,
• Qualität und
• Preise.

Die nächsten Fragen, die zu stellen sind:

• Was wird eingekauft?
• Welche Mengen werden eingekauft?
• Wo wird eingekauft?

Hier bietet sich eine ABC-Analyse sowohl für die Einkaufsprodukte als auch für die Lieferanten an. Es geht darum festzustellen, um welche Dinge man sich zuerst kümmern sollte, also Prioritäten zu schaffen. Erfahrungen aus der Praxis haben gezeigt, dass 10 % der Materialien etwa 80 % des Einkaufswertes abdecken und auf der anderen Seite etwa 70 % der Materialien nur etwa 5% des Einkaufswertes repräsentieren (vgl. Abb. 2).

Abb. 2: Exemplarische ABC-Analyse

Untersuchungen haben gezeigt, dass in vielen Fällen mit 20 % der Produkte 80 % des Umsatzes erwirtschaftet werden. Diese 80/20-Regel ist auch als Pareto-Regel bekannt. Sie lässt sich auf viele Bereiche Ihres Unternehmens anwenden, zum Beispiel im Marketing oder in der Materialwirtschaft. Aus diesem Grund lässt sie sich als ein übergeordnetes strategisches Instrument betrachten. Ziel der ABC-Analyse ist es, das Augenmerk des Unternehmens stärker auf die wichtigen Bereiche zu konzentrieren. Sie können Ihre Maßnahmen dann zielgerichteter ansetzen.

Beachten Sie jedoch, dass die ABC-Analyse nur ein Bild der aktuellen Istsituation gibt. Es werden damit Istzahlen aufbereitet und dargestellt. Um daraus Maßnahmen abzuleiten, müssen Sie überlegen, ob diese Zahlen so auch in der Zukunft gelten (sollen).

Mit Hilfe der ABC-Analyse können Sie beispielsweise ermitteln:

• Welche Produkte und Leistungen sind für den Umsatz derzeit am wichtigsten?
• Welche Lieferanten sind für uns die wichtigsten?
• Welche Einkaufsteile haben die größte Bedeutung?

Überlegen Sie und schreiben Sie auf: Welches sind Ihre umsatzstärksten Einkaufsartikel? Werden diese auch in Zukunft in dem bisherigen Umfang benötigt? Mit welchen Lieferanten befassen Sie sich am häufigsten? Mit welchen Lieferanten arbeiten Sie am engsten zusammen?

Sie können die ABC-Analyse in vielfältigster Weise einsetzen, beispielsweise zur Analyse von:

• Lieferanten
• Artikeln
• Bestellvolumen
• Kunden
• Produkten
• Verkaufsgebieten.

Für Lieferanten und Artikel sollten Sie eine entsprechend sortierte Liste aus Ihrem Warenwirtschaftssystem herausholen können. Mit Hilfe dieser Analyse können Sie dann die Prioritäten Ihrer Einkaufspolitik festlegen.

Artikel	Lieferant	Einkaufs-volumen	Anteil am Gesamteinkaufsvolumen	Anzahl Bestellungen	Anteil Gesamtbestellungen
Blech	B. Stahlhandel	1.000.000 EUR	23 %	18	4 %
	Blech Maier	800.000 EUR	19 %	14	3 %
	Flach und Rund KG	650.000 EUR	17 %	10	2 %
	…	…	…	…	…

Tab. 3: ABC-Checkliste

Die ABC-Analyse (vgl. Tab. 3) ist ein einfaches Instrument, um sich über die Istsituation in Ihrem Unternehmen ein genaues Bild zu machen. Damit wird deutlich, in welchem Verhältnis Aufwand und Ertrag in einzelnen Bereichen stehen.