Sofern man ein EDV-gestütztes Abrechnungssystem installiert hat, kann man den Produkten zum Zeitpunkt der Produktion bzw. Lieferung eine Garantie im Gewährleistungssystem automatisiert hinterlegen. Kommt dann ein Gewährleistungsanspruch, erkennt das System automatisch die GWL-Bausteine mit ihren Bedingungen und routet sie weiter an den prüfenden Sachbearbeiter.
Bausteine legt man i. d. R. für die Sachmängelhaftung an. Hat man ein hohes Absatzvolumen sollte man die SMH im Abrechnungssystem beim Verkauf automatisch hinterlegen können.
Gibt man dem Kunden eine Garantieverlängerung, spricht man von Kaufgarantie oder käuflicher Garantieerweiterung (typische Garantie). Die Garantie sollte ebenso im System erfasst werden, damit man im Schadensfall automatisiert den Anspruch (Claim) prüfen kann. Für die Kaufgarantie sollte ein Preis kalkuliert werden. Wenn gewollt, sollten die Preise öffentlich an die Händler und Kunden als Standardpreisliste kommuniziert werden. Die Preisstämme pro Kaufgarantietyp sollten im System hinterlegt und bei Verkauf gezogen werden.
Einen Sonderfall bieten einzelvertraglich geregelte Sondergarantien. Dies sind Garantien, die einzelfallbezogen dem Kunden gewährt werden. Sie entstehen z. B. im Großaggregategeschäft, bei Schiffen, Lkws, Bussen etc. Sondergarantien müssen für den Einzelfall kalkuliert werden.
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