Um sich einen weiteren Überblick im Rahmen der Vorbereitung einer Gemeinkostenwertanalyse zu verschaffen, sollte unbedingt eine Aufnahme der Ist-Situation durchgeführt werden.
Sehr nützlich ist die Untersuchung der Kostenstruktur im Unternehmen oder dem zu untersuchenden Unternehmensbereich. Die entscheidenden Fragen lauten (s. Tab. 1):
| Bisherige Kostenstruktur klären |
|---|
| Wie hoch sind eigentlich die zu untersuchenden Gemeinkosten? |
| Wie verteilen sich die Gemeinkosten auf die verschiedenen Kostenarten? |
| Wo fallen die Kosten derzeit an? |
| Welchen Effekt hätte eine Senkung der Gemeinkosten um x % auf das Ergebnis? |
| Oder umgekehrt gefragt: Welche Senkung der Gemeinkosten muss man erreichen, um ein bestimmtes Ergebnis zu bewirken? |
Tab. 1: Klärung der Kostenstruktur
Veränderung bei Höhe und Zurechnung ermitteln
Versuchen Sie festzustellen, ob es in der Kostenstruktur der Gemeinkosten in Bezug auf Höhe der Kosten, der Kostenarten-Verteilung und ggf. der Kostenstelle über die letzten 3-5 Jahre auffällige Veränderungen gegeben hat. Allein durch diese einfache Voranalyse können Sie schon frühzeitig Bereiche identifizieren, die Sie später bei der Durchführung der Gemeinkostenwertanalyse besonders untersuchen sollten.
Sammlung kostenrelevanter Informationen
Sammeln Sie in dieser Phase bereits alle kostenrelevanten Informationen, die darüber hinaus im Unternehmen verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass Sie auf diese Informationen während der Durchführung der Analyse jederzeit zugreifen können. Besonders hilfreich ist es, wenn Sie im Unternehmen auf einen bereits bestehenden Betriebsabrechnungsbogen (BAB) zurückgreifen können.
Vielleicht verfügen Sie im Unternehmen auch schon über ein aussagekräftiges Kennzahlensystem, auf das Sie zurückgreifen können. Sollten im Unternehmen Stellenbeschreibungen, Funktionsdiagramme etc. vorhanden sein, sollte der Zugriff darauf ebenfalls sichergestellt werden.
Aktuelles Organigramm als Grundlage erstellen
Fertigen Sie ein aktuelles Organigramm Ihres Unternehmens oder des zu untersuchenden Unternehmensbereiches an, aus dem auch hervorgeht, wie viele Mitarbeiter dem jeweiligen Bereich zugeordnet sind. Ergänzen Sie das Organigramm soweit möglich durch Zusatzinformationen über die in den einzelnen Abteilungen oder Kostenstellen erbrachten Leistungen oder Hauptaufgaben.
Wer führt die GWA durch?
Bleibt noch die Frage, wer die Gemeinkostenwertanalyse im Unternehmen durchführt und wer sinnvollerweise die bisher beschriebenen Vorbereitungen initiiert. Die oben beschriebenen Vorbereitungen werden i. d. R. in einem kleinen Kreis durchgeführt, der sich meist auf die oberste Führungsebene des Unternehmens und auf die Bereiche Finanzen, Rechnungswesen und Controlling beschränkt, sofern diese vorhanden sind. Empfehlenswert ist es schon jetzt, einen externen Berater hinzuzuziehen, da dieser von außen objektiver und ohne Scheuklappen an das Projekt herangehen kann. Andernfalls besteht die Gefahr, dass auch auf Führungsebene manch unliebsame Tatsache ausgeblendet wird und der Erfolg der GWA daran scheitern kann.
Objektiv vorgehen, Rückhalt des Managements sichern
Objektivität ist unerlässlich für den Erfolg der GWA. Ebenso unerlässlich ist, dass die Geschäftsleitung voll und ganz hinter dem Projekt steht und dieses in allen Phasen aktiv begleitet. Sie muss sich außerdem über "Risiken und Nebenwirkungen", insbesondere über mögliche Widerstände gegen die GWA, im Klaren sein.
Zusammenfassend heißt das: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Kosten- und Organisationsstruktur in Ihrem Unternehmen und stellen Sie Objektivität sicher. All das klingt aber einfacher und selbstverständlicher, als es vielfach ist!
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