Die Feststellung der Gemeinkosten und die Vorbereitung für deren weitere Untersuchung in der Kostenrechnung bedingt die sorgfältige Erfassung von Informationen, die eine Zuordnung zu einem Verursacher möglich macht. Da der Verursacher kein Kostenträger ist, bleiben die Mitarbeiter, die Kostenstellen, die Maschinen und Prozesse des Unternehmens, die für die Höhe der Gemeinkosten verantwortlich sind. Spätestens bei der Erfassung der Kostenrechnungen in der Buchhaltung müssen also Daten über die verursachende Kostenstelle, die Maschine oder den Prozess vorhanden sein.
Ein großer Teil der Gemeinkosten entsteht erst beim Verbrauch von Beständen oder kann frühestens beim Einsatz von Mitarbeitern festgestellt werden. Damit erhält die interne Dokumentation mit den dazu gehörigen Belegen (Entnahmescheine, Lohnbelege etc.) eine große Bedeutung für die Arbeit im Controlling.
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