Fuhrparkcontrolling – Transportleistungen zu minimalen K ... / 5 Zuordnung der Kosten im Fuhrpark

Die mehrdimensionale Zuordnung der Kosten und Leistungen im Fuhrpark wurde bereits angesprochen. Sie ist Voraussetzung, um verschiedene Gesichtspunkte in der Auswertung darstellen zu können. Welche der folgenden Verbindungen im Einzelfall notwendig ist, hängt ab von den Anforderungen an das Fuhrparkcontrolling und den Zielen, die das Unternehmen verfolgt.

5.1 Zuordnung zum Fahrzeug

Die Zuordnung von Kosten und Leistungen zu den einzelnen Fahrzeugen wird in jedem Fuhrpark vorgenommen. Dabei wird ein Fahrzeug nicht anders behandelt als ein Investitionsgut in der Produktion. Über die Fahrzeugdaten können unterschiedlichste Aussagen aufgebaut werden:

• Die Überwachung von Kraftstoffverbrauch und Reparaturkosten lassen Rückschlüsse auf den Zustand des Fahrzeugs zu.
• Für die zukünftige Beschaffung von Fahrzeugen werden die Erfahrungswerte über Kosten und Leistungen in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für diesen Typ eingehen.
• Die Istdaten lassen Rückschlüsse auf den optimalen Zeitpunkt der Instandsetzung oder des Ersatzes von Fahrzeugen zu.
• Die Zuordnung zu Fahrzeugen ist Voraussetzung für eine weitere Verteilung z. B. auf die Fahrer oder Strecken.

Die Vorgehensweise bei der Datenermittlung ist einfach. Bei jeder Rechnung, auf jeder Quittung oder auf jedem Arbeitsschein wird die Fahrzeugnummer erfasst. Das Gleiche gilt für die erbrachte Leistung. Auch diese wird festgehalten und mit der Fahrzeugnummer versehen. Sollte eine Leistung von mehreren Fahrzeugen erbracht worden sein, so muss eine Verteilung erfolgen. Dass diese Verteilung nicht immer gerecht sein kann, zeigt das folgende Beispiel.

Praxis-Beispiel

Leistungsverteilung

Eine Spedition bedient eine Strecke, indem die Lkw A und B die zu transportierenden Waren einsammeln und zum Sammelpunkt bringen. Dort übernimmt der Lkw C und bringt die Waren zum Verteilpunkt, wo diese von den Lkw D und E übernommen werden. Für die Strecke ist ein Umsatz genau zuzuordnen. Diese Leistung muss auf die fünf Lkw verteilt werden. Unterschiedliche Strecken, Verkehrszeiten, Kundenanzahl usw. führen zu unterschiedlichsten Kilometerleistungen, Gewichten und Einsatzzeiten der Lkw.

Umsatzverteilung auf Fahrzeuge			alle Geldwerte in EURO
Strecke	von X nach Y
Umsatz im Monat	150.000,00
Istleistung der Lkw	A	B	C	D	E	Summe
Fahrleistung in Kilometer	3850	4520	11200	2545	4220	26335
Einsatzzeit in Std.	120	95	175	97	115	602
Transportiertes Gewicht (t)	150	180	330	120	210	990
Tonnenkilometer	577500	813600	3696000	305400	886200	6278700
Verteilung auf Lkw	A	B	C	D	E	Summe
nach Kilometer	21.928,99	25.745,21	63.793,43	14.495,92	24.036,45	150.000,00
Einsatzzeit in Std.	29.900,33	23.671,10	43.604,65	24.169,44	28.654,49	150.000,00
Transportiertes Gewicht (t)	22.727,27	27.272,73	50.000,00	18.181,82	31.818,18	150.000,00
Tonnenkilometer	13.796,65	19.437,14	88.298,53	7.296,10	21.171,58	150.000,00

Abb. 12: Leistungsverteilung nach verschiedenen Bezugsgrößen

Diese Verteilung zeigt, dass die Zuordnung der Leistung zu den einzelnen Lkw sehr unterschiedlich sein kann. Hier spielt die individuelle Situation im Unternehmen, in der Spedition eine Rolle. Wenn die Lkw-Anzahl begrenzt ist, dürfte die Einsatzzeit eine wichtige Rolle bei der Zuordnung spielen. Ist die Kapazität der Lkw ausgelastet, kommt eine Zuordnung anhand des Gewichtes infrage. Auch Mischwerte sind möglich.

Praxis-Tipp

Daten zuordnen

Als Ordnungsnummer für die Fahrzeuge bietet sich die Zulassungsnummer an. Diese ist einmalig, zumindest für Ihr Unternehmen und wenn bei der Anmeldung darauf geachtet wird. Für innerbetrieblich eingesetzte Fahrzeuge ohne amtliche Zulassung können Sie ähnliche Nummern vergeben, wobei der Aufbau mit Kreiskennzeichen, Buchstabenkombination und Zahlen beibehalten werden kann (z. B. ST-ZZ 100 bis ST-ZZ 999). Unterliegen Sie nicht der Versuchung, in diese Nummern Aussagen hereinzubringen, indem z. B. A für Anhänger und Z für Zugmaschine steht. Dieser aussagefähige Schlüssel wird über kurz oder lang nicht mehr ausreichend sein. Solche Informationen müssen im Stammdatensatz erfasst und zugeordnet werden.

5.2 Zuordnung zum Fahrer

Der Mensch ist auch im Fuhrpark, wie überall, das schwächste Glied, wenn es darum geht, Planungen durchzuführen und Budgets einzuhalten. Um Abweichungen schnell genug erkennen zu können, müssen die Kosten und Leistungen möglichst auch auf die Fahrer und Beifahrer verteilt werden.

Markante Abweichungen

An dieser Stelle einige Beispiele, wann aufgrund der Informationen über Kosten und Leistungen eines Fahrers reagiert werden muss:

• Der Fahrer hat über einen längeren Zeitraum einen höheren Kraftstoffverbrauch bei vergleichbaren Fahrzeugen und Strecken als andere Fahrer.
• Für einen Fahrer fallen überdurchschnittliche Reparaturkosten über einen längeren Zeitraum an.
• Ein Fahrer bewältigt eine bestimmte Strecke immer in wesentlich kürzerer Zeit als die anderen Fahrer.

Bei der Feststellung der Istkosten für einen Fahrer muss zwischen zwei Kostengruppen unterschieden werden. Zum einen verursacht der Mitarbeiter direkte Kosten in Form von Lohn oder Gehal...