Forderungsmanagement: Praktische Tipps für die Umsetzung im Unternehmen

Zusammenfassung

 
Überblick

Das Zahlungsverhalten von privaten und gewerblichen Schuldnern, bedingt durch deren eigene bestehende Überschuldung oder drohende Zahlungsunfähigkeit, ist ein wesentlicher Grund für die finanziellen Schwierigkeiten von vielen Unternehmen. Unternehmer selbst machen allerdings auch oft Fehler, sei es bei Beginn der Vertragsbeziehung, bei der Rechnungsstellung oder im Mahnwesen, und bieten damit dem Schuldner mehr oder weniger gute Ausreden, nicht (sofort) zahlen zu müssen.

Ein professionelles Forderungsmanagement – konsequent, wirksam und kundenfreundlich – ist ein "Muss" für jedes Unternehmen. Mit der Reduzierung von Forderungsausfällen steigt die eigene Liquidität, die z. B. für Investitionen dringend benötigt wird. Für Banken ist ein funktionierendes Forderungsmanagement ein wichtiges Rating-Kriterium. Der Beitrag gibt nützliche Hilfen zur Durchführung eines effizienten Forderungsmanagements.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die Verjährung von Forderungen ist in den §§ 195 und 199 BGB geregelt, die Unterbrechung der Verjährung in § 212 BGB und die Hemmung in den §§ 203 und 204 BGB. Die Fälligkeit einer Forderung ergibt sich aus § 271 BGB, der Verzug und dessen Folgen aus § 286 ff. BGB. Unternehmer müssen bei Verzug mindestens 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bezahlen und schulden eine Beitreibungspauschale von 40 EUR, dies ergibt sich aus§ 288 Abs. 5 BGB. Die Vorschriften zum gerichtlichen Mahnverfahren finden sich in den §§ 688 ff. ZPO. Der Bundesgerichtshof hat zu den Anforderungen an den Verzug gegenüber einem Verbraucher entschieden: Demnach kommt ein Verbraucher nicht in Verzug, wenn lediglich in der Rechnung ein Zahlungsdatum genannt ist und nicht explizit darauf hingewiesen wird, dass er automatisch in Verzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung bezahlt.[1] § 17 Abs. 2 UStG ermöglicht bei Forderungsausfall die Vorsteuerberichtigung.[2]

BMF, Schreiben v. 3.8.2015, III C 2 – S 7333/08/10001:004.

BFH, Urteil v. 22.7.2015, V R 23/14, Verfassungsbeschwerde wurde gem. §§ 93 a, 93b BVerfGG nicht zur Entscheidung angenommen, BVerfG, Beschluss v. 13.2.2016, 1 BvR 2419/15.

Die in Zusammenhang mit dem Erwerb von ärztlichen Honorarforderungen gegen sofortige Zahlung eines um die Bearbeitungsgebühren verminderten Betrags erbrachten Leistungen sind eine sonstige Leistung gegen Entgelt und keine steuerfreie nach § 4 Nr. 8 Buchst. a UStG.[3]

[3] FG München, Urteil v. 31.8.2016, 3 K 874/14, Rev. unbegründet:  BFH, Beschluss v. 12.10.2017, V R 53/16, BFH/NV 2018 S. 243; FG Münster, Urteil v. 21.2.2019, 5 K 3573/16 U: Inkassoleistung, Frage der Steuerbefreiung gem. § 4 Nr. 8c UStG.

1 Aufgaben und Bausteine des Forderungsmanagements

Die Aufgabe des Forderungsmanagements ist es, die Risiken zu reduzieren, die z. B. mit der Vergabe von Lieferantenkrediten verbunden sind. Dazu zählen alle Maßnahmen der Bearbeitung und Sicherung der Debitoren.

Viele Informationen zum Schuldner können zum Teil kostenfrei auch über die Website des Bundesanzeigers[1] eingesehen werden. Die Publizität der Unternehmensrechnungslegung soll es allen Interessierten (u. a. Geschäftspartnern) ermöglichen, sich einen Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Vertragspartners zu verschaffen.

1.1 Die Bonitätsprüfung als vorbeugende Maßnahme

Die Bonitätsprüfung ist eine präventive Maßnahme und setzt vor Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung oder dem Abschluss eines Geschäfts mit einem Altkunden ein.

Über potenzielle Kunden werden z.  B. mithilfe von Wirtschaftsauskunfteien Informationen ermittelt wie

  • Liquiditätsstatus,
  • Umsatz,
  • Zahlungsweise,
  • Branche,
  • Rechtsform (GmbH, OHG oder KG).

Praktische Vorgehensweise bei der Bonitätsprüfung:

  • Kostenloser Blick in das Portal über Insolvenzverfahren,[1]
  • Anfrage über künftigen Geschäftspartner bei der eigenen Hausbank;
  • Bitte an Neukunden (Geschäftsleute und Privatabnehmer) um eine Bankauskunft und Mitteilung eines Ansprechpartners bei der Bank inkl. einer Schweigepflichtentbindungserklärung;
  • Bitte an Geschäftsleute um aktuelle Geschäftsberichte, Jahresabschlüsse, betriebswirtschaftlicher Auswertungen; diese können dann vom eigenen Steuerberater ausgewertet werden;
  • Bitte um Vorlage einer Selbstauskunft der SCHUFA (Schutzgemeinschaft für Allgemeine Kreditsicherung) oder Erlaubnis der Einholung einer SCHUFA-Auskunft über die eigene Hausbank;
  • Anfragen bei der IHK und AHK,[2] Handwerkskammer;
  • Einholen einer kostenpflichtigen SCHUFA-Unternehmensauskunft,[3]
  • Kostenpflichtiger Abruf aus dem zentralen elektronischen Schuldnerverzeichnis nach vorheriger Registrierung.[4]
  • Kostenpflichtige Bonitätsprüfung und Wirtschaftsauskünfte von professionellen Anbietern.[5]

Je höher der Forderungsausfall sein kann, desto wichtiger und umfassender müssen die Informationen sein. Im Zweifel sollte immer vom Vertragsabschluss Abstand genommen werden, sofern die Forderung nicht abgesichert (z. B. Bürgschaft) ist.

[1] Enthält auch Informationen über la...

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