Forderungsmanagement: Der r... / 1 Was Unternehmer beim Abschluss ihrer Geschäfte mit Kunden beachten müssen

Es ist nicht allein die schlechte wirtschaftliche Lage, die Unternehmer in Liquiditätsschwierigkeiten bringen kann und im Ernstfall vor das Insolvenzgericht.

Vor allem das Zahlungsverhalten privater und gewerblicher Schuldner, bedingt durch deren eigene Überschuldung, ist ein wesentlicher Grund für Liquiditätsprobleme von Unternehmern.

Allerdings sind es auch die Unternehmer selbst, die oft Fehler machen, sei es bei Beginn der Vertragsbeziehung oder bei der Rechnungsstellung oder im Mahnwesen, und damit mehr oder wenige gute Ausreden der Schuldner, nicht zahlen zu müssen, provozieren. Viele Gläubiger zögern unverständlicherweise, ihre offenen Forderungen geltend zu machen. Werden dann endlich die notwendigen Maßnahmen ergriffen, kann es oft zu spät sein.

Allgemein gilt für die Beitreibung von Forderungen: Mit zunehmendem Alter der Forderung sinken die Erfolgsaussichten! Die Gründe dafür sind vielfältig, einer ist der, dass sich die finanzielle Situation von Schuldnern durch Abwarten meist nicht verbessert. Die noch vorhandenen finanziellen Mittel werden dann zunächst an die Gläubiger verteilt, die zuerst und am hartnäckigsten ihre berechtigten Forderungen geltend machen. Die, die später kommen, haben dann das Nachsehen, wenn der Schuldner seine finanzielle Lage nicht mehr in den Griff bekommt.

Dieser Beitrag zeigt die wichtigsten Handlungsmöglichkeiten für den Unternehmer, damit sie – soweit wie möglich – nur mit zahlungskräftigen Kunden Geschäfte abschließen und bei Zahlungsverzögerungen richtig reagieren.

Auch Banken legen bei Kreditvergabe Wert auf ein ordentliches Forderungsmanagement. Letzteres ist ein wesentliches Rating-Kriterium.

 

Hinweis

Unseriöse Geschäftspraktiken u. a. in den Bereichen Inkasso- und Abmahnwesen sind immer wieder Gegenstand von Beschwerden der Bürger(innen). Am 27.6.2013 hat der Bundestag das "Gesetz gegen unseriöse Geschäftspraktiken" verabschiedet. Am 1.10.2013 wurde das Gesetz beschlossen. Es ist teilweise am 9.10.2013, im Übrigen am 1.11.2014 in Kraft getreten. Geändert wurden u. a. das RDG, die BRAO, das BGB, das UWG, das Urheberrechtsgesetz und das GKG.

1.1 Informationsquellen über künftige Vertragspartner

Richtiges Forderungsmanagement beginnt bereits vor der Auftragserteilung, bei größeren Geschäften mit Abgabe eines Angebotes. Es ist unabdingbar, sich vor Vertragsschluss über den künftigen Vertragspartner zu informieren. Je höher das Auftragsvolumen und der möglicherweise daraus resultierende Verlust sein kann, desto umfassender müssen die Informationen gesammelt werden.

Vor der Annahme eines größeren Auftrags, bei dem der Unternehmer selbst hohe auftragsbezogene Zusatzkosten hat, sollte man sich auf jeden Fall die Zeit nehmen, die Bonität des potenziellen Kunden zu prüfen. In vielen Fällen zeigt sich, dass sich die Zahlungsunfähigkeit des späteren Kunden nicht etwa plötzlich ergeben hat, sondern Engpässe schon vorher erkennbar waren.

 

Wichtig

Bei berechtigten Zweifeln an der Seriosität und Bonität des Käufers, Auftraggebers etc. sollte vernünftigerweise auf den Vertragsabschluss verzichtet werden, um sich Kosten und Ärger zu ersparen. Neue Verträge mit Vertragspartnern, die einem aus anderen Verträgen noch Geld schulden, sind ebenfalls zu vermeiden, soweit nicht Sicherheiten geleistet werden.

1.1.1 Checkliste vor/bei Vertragsabschluss

Vor dem Vertragsabschluss müssen folgende Punkte beachtet werden:

  • Bei natürlichen Personen: Es ist zu klären, wer Vertragspartner ist, ein Ehepartner oder beide, Vornamen, Adresse; bei Minderjährigen sind die Zustimmung und die Daten der Eltern erforderlich
  • Bei Kaufleuten: Einzelkaufmann oder GmbH, OHG, KG, AG sollten Vertragsverhandlungen nur mit dem gesetzlichen Vertreter /Inhaber/Geschäftsführer geführt werden
  • Bei juristischen Personen: muss man die genaue Firmierung feststellen, einen Handelsregisterauszug anfordern, gesetzliche Vertretungsmacht, Prokura, Handlungsvollmacht prüfen
  • Besonderheiten bei Eigentümergemeinschaften: z. B. Verwaltervollmacht anfordern
  • Detailliertes Angebot mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen abgeben, Schriftlichkeit beachten, bei Verhandlungen und Telefongesprächen schriftliche Vermerke fertigen, bei wichtigen Gesprächen Zeugen mitnehmen (Mitarbeiter), auf Einbeziehung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinweisen
  • Bonitätsprüfung des Auftraggebers/Fragebogen vorbereiteten mit Bitte um Schufa-Auskunft, Angabe von Kontoverbindungen etc.
  • Vertrag erst nach positiver Bonitätsprüfung fertigen mit festen Zahlungsfristen und Vereinbarung einer Vorschussleistung oder Abschlagszahlungen und abschließender Schlusszahlung nach Lieferung/Werkerstellung.
  • Schriftliche Auftragsbestätigung und ggf. vereinbarte Vorschusszahlung vor Auftragsbeginn abwarten.

1.1.2 Allgemeine Informationen

Der erste Blick bei Auftragsangeboten sollte dem Telefonbuch im Internet gelten. Sind dort keine Eintragungen zur Adresse oder nur Handy-Nummern vorhanden, ist Vorsicht geboten. Auf jeden Fall sollte sich der Unternehmer vor Ort des künftigen Geschäftspartners ein Bild machen, indem er zu diesem nach Möglichkeit einmal hinfährt.

Das Internet ist ebenfalls hilfreich, zumindest bei Firm...

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