Firmenwagenüberlassung an Arbeitnehmer / 3.1 Anforderungen an das Fahrtenbuch

3.1.1 Formale Kriterien

Die Kilometer für dienstliche und private Fahrten, wozu auch die eingangs erwähnten Fahrten zum Betrieb bzw. u. U. Familienheimfahrten zählen, sind anhand eines Fahrtenbuchs nachzuweisen. Damit der dadurch ermittelte Umfang der Privatnutzung dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt werden kann, schreibt die Verwaltung genau vor, wie ein solches Fahrtenbuch zu führen ist. Für dienstliche Fahrten sind danach folgende Angaben erforderlich:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
• Reiseziel und Reiseroute,
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.^[1]

Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend.

Bei Kundendienstmonteuren und Handelsvertretern mit täglich wechselnder Auswärtstätigkeit reicht es aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufgesucht haben. Weitere Aufzeichnungserleichterungen bestehen für Taxifahrer und Fahrlehrer.

Berufliche Verschwiegenheitspflichten berechtigen nicht, im Fahrtenbuch auf die Angabe von Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner zu verzichten. Auch Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ärzte, Zahnärzte, Apotheker und Hebammen sind beim Führen eines Fahrtenbuchs zu diesen Angaben verpflichtet. Die für andere Arbeitnehmer festgelegten Regelungen^[2] sind auch von diesen Berufsgruppen zu beachten.^[3] Zu Reisezweck, Reiseziel, Reiseroute und aufgesuchtem Geschäftspartner reicht neben der Angabe des Datums, des Kilometerstands und des Zielorts bei einem Arzt jedoch grundsätzlich die ­Angabe "Mandantenbesuch" bzw. Patientenbesuch als Reisezweck aus, wenn Name und Adresse des aufgesuchten Mandanten bzw. Patienten vom Berufsgeheimnisträger in einem vom Fahrtenbuch getrennt zu führenden Verzeichnis festgehalten werden.^[4]

Die Möglichkeit der Führung eines Fahrtenbuchs für einen repräsentativen Zeitraum von 12 Monaten wird steuerlich nicht anerkannt. Die Lohnsteuer-Richtlinien verlangen bei Anwendung der Einzelnachweismethode die ununterbrochene Führung eines Fahrtenbuchs selbst dann, wenn die Nutzungsverhältnisse des Firmenwagens unverändert bleiben. Die Fahrtenbuchmethode setzt voraus, dass der Arbeitnehmer das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum führt. Ein Wechsel während des Jahres ist nicht zulässig.^[5]

Welche inhaltlichen Anforderungen dabei an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, ist allerdings gesetzlich nicht definiert. Das Gesetz schreibt auch keine bestimmte Form hierfür vor. Die eingangs dargestellten Aufzeichnungen, die für die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtbuchs erforderlich sind, beruhen auf den Regelungen der Lohnsteuer-Richtlinien, die das BMF festgelegt hat.^[6] Als Folge der fehlenden gesetzlichen Grundlage ist die Frage, ob die Voraussetzungen der Fahrtenbuchmethode erfüllt sind oder stattdessen die vom Finanzamt angewendete (teurere) 1 %-Regelung der Firmenwagenbesteuerung anzuwenden ist, wohl der häufigste Sachverhalt, der im Anschluss an eine Lohnsteuer-Außenprüfung zu Streitigkeiten führt. Der BFH hat in mehreren Urteilen zu diesem Themenbereich Stellung genommen.^[7] Die Entscheidungen bestätigen nicht nur die von der Finanzverwaltung aufgestellten strengen formalen Kriterien, sondern legen im Einzelnen folgende Anforderungen fest, die vorliegen müssen, um die im Vergleich zum Fahrtenbuch regelmäßig steuerlich nachteilige Pauschalmethode zu vermeiden.

• Zeitnahe und nicht ohne Weiteres abänderbare Eintragungen

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere voraus, dass es zeitnah und in geschlossener Form geführt wird. Dazu müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Aus diesem Grund hat der BFH einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden war.^[8] Erfolgen die Aufzeichnungen nachträglich in einem erst zu einem späteren Zeitpunkt im Handel erhältlichen Fahrtenbuch, ist ein "zeitnahes" Erstellen nicht mehr gegeben.^[9] Geschlossene Form bedeutet bei einem in Papier geführten Fahrtenbuch, dass eine Sammlung von Einzelblättern nicht ausreicht^[10], sondern eine gebundene Buchform erforderlich ist. Ein Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, wenn die Fahrten unterwegs mittels eines Diktiergeräts auf Kassetten aufgenommen und anschließend zu Hause in Excel-Tabellen übertragen werden.^[11] Ein solches auf Kassette diktiertes Fahrtenbuch erfüllt die Anforderungen der Unabänderbarkeit nicht.

• EDV-programmerstellte Fahrtenbücher

In einem weiteren Verfahren hat der BFH ein mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms (Microsoft Excel) erstelltes Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß entschieden. Entscheidend für die steuerliche Aberkennung des Fahrtenbuchs war, dass an dem bereits eingegebenen Datenbestand Verän...