Die Berechnung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung eines Firmenwagens muss zwingend nach einer der beiden Methoden vorgenommen werden. Die gesetzliche Reihenfolge gibt den Vorrang der 1 %-Regelung, die immer zur Anwendung kommt, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich nicht ausdrücklich für den Einzelnachweis des privaten Nutzungsanteils entscheiden. Ein Wahlrecht besteht also genau genommen ausschließlich hinsichtlich der Einzelnachweismethode. Soll diese zur Anwendung kommen, muss der Arbeitgeber in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer für ein Kalenderjahr festlegen, dass an die Stelle der 1 %-Regelung die individuelle Nutzungswertermittlung durch Fahrtenbuch und Belegnachweis treten soll. Innerhalb eines Jahres ist bzgl. desselben Fahrzeugs ein Übergang von der einen zur anderen Methode ausgeschlossen.[1] Eine Ausnahme lässt die Verwaltung dann zu, wenn das Firmenfahrzeug während des Jahres wechselt. Eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs für das gesamte Kalenderjahr (Wechsel von der pauschalen Nutzungswertmethode zur Fahrtenbuchmethode oder umgekehrt) vor Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung ist zulässig.[2]
Der Übergang von der 1 %-Regelung zur Fahrtenbuchmethode während des laufenden Kalenderjahres ist daran geknüpft, dass der Arbeitgeber wegen der verlangten einheitlichen Berechnungsmethode eine Korrektur der bisherigen Lohnabrechnungen vornimmt. Der nachträgliche Methodenwechsel ist deshalb bei einem fortbestehenden Dienstverhältnis längstens bis zum 28.2. des Folgejahres möglich. Weitere Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber für das gesamte Kalenderjahr ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorlegen und den Einzelnachweis der für den Firmenwagen angefallenen Kosten vorlegen kann.[3]
Zulässiger Methodenwechsel im Veranlagungsverfahren
Die Bindungswirkung an die getroffene Wahl beschränkt sich auf das Lohnsteuerverfahren. Unabhängig hiervon ist der Arbeitnehmer bei seiner Einkommensteuer-Erklärung nicht an das beim Lohnsteuerabzug gewählte Verfahren gebunden. Nach Ablauf des Kalenderjahres kann der Arbeitnehmer also im Rahmen seiner Jahressteuererklärung auf die andere, für ihn günstigere Methode überwechseln, wenn die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.[4]
Der gesetzliche Vorrang der 1 %-Regelung ist beim Lohnsteuerverfahren auch dann von Bedeutung, wenn sich z. B. im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung herausstellt, dass die gewählte Einzelnachweismethode rückwirkend versagt werden muss, weil die Aufzeichnungen des Fahrtenbuchs nicht ordnungsgemäß vorgenommen worden sind. Eine Korrektur des Fahrtenbuchs im Wege der Schätzung ist bei der Lohnsteuer ausgeschlossen. Der geldwerte Vorteil ist dann im Normalfall zum Nachteil des Arbeitnehmers für das gesamte Kalenderjahr nach der 1 %-Regelung zu berechnen. Dies gilt selbst, wenn lediglich in Einzelmonaten die Nachweisführung nicht ausreichend ist. Nachdem die Finanzverwaltung bzgl. desselben Fahrzeugs für das gesamte Kalenderjahr eine einheitliche Firmenwagenbesteuerung nach dem einen oder anderen Berechnungsverfahren vorsieht, ist auch insoweit ein Wechsel während des Jahres ausgeschlossen.[5]
Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Der BFH hat in mehreren Urteilen zur Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs[6] Stellung genommen. Zum einen hat er einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das nicht zeitnah, sondern erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden ist.[7] Zum anderen hat er ein mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms (Microsoft Excel) erstelltes Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß entschieden.[8] Schließlich legt die BFH-Rechtsprechung Abgrenzungskriterien fest, die den Begriff "ordnungsgemäßes Fahrtenbuch" näher definieren.[9] Als Ergebnis der Entscheidungen ist festzuhalten, dass der BFH die Verwaltungsauffassung bestätigt, die im Fall der steuerlichen Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs die nachteilige Besteuerung nach der 1 %-Regelung als einzige Alternative zur Folge hat. Eine "dritte Bewertungsmethode" in Form von Zuschätzungen ist nicht zulässig.[10]
S. Abschnitt 3 zu den Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch.
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