Wenn der Arbeitnehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, das bei der Lohnabrechnung berücksichtigt wird, dann müssen die so ermittelten Nutzungsverhältnisse auch bei der Umsatzsteuer zugrunde gelegt werden. Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie die Familienheimfahrten aus Anlass einer doppelten Haushaltsführung werden umsatzsteuerlich den Privatfahrten des Arbeitnehmers hinzugerechnet. Aus den Gesamtkosten dürfen keine Kosten ausgeschieden werden, bei denen ein Vorsteuerabzug nicht möglich ist.
Umsatzsteuer bei den tatsächlichen Kosten
Ein Unternehmer hat seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen überlassen. Der Arbeitnehmer führt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Danach weist er eine Jahresfahrleistung von 20.000 km aus (100 %). An 180 Tagen im Jahr hat er das Fahrzeug für Fahrten zur 10 km entfernten ersten Tätigkeitsstätte benutzt. Das sind 180 Tage × 20 km = 3.600 km (18 %). Die Privatfahrten des Arbeitnehmers belaufen sich auf insgesamt 3.400 km (17 %).
Die gesamten Kraftfahrzeugkosten (Nettoaufwendungen einschließlich Abschreibung) betragen 9.000 EUR. Davon unterliegen (18 % + 17 % =) 35 % der Umsatzsteuer. Für die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage ist somit von einem Betrag von 9.000 EUR × 35 % = 3.150 EUR auszugehen. Als entgeltliche Leistung an den Arbeitnehmer sind 3.150 EUR zu erfassen. Die Umsatzsteuer beträgt 19 % von 3.150 EUR = 598,50 EUR. Als Arbeitslohn (Sachbezug) beim Arbeitnehmer ist der Bruttobetrag von (3.150 EUR + 598,50 EUR =) 3.748,50 EUR zu erfassen, für den Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen.
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