Firmen-Pkw, Überlassung an ... / 3.1.3 Ermittlung der tatsächlichen Kosten mit einem Fahrtenbuch

Es macht nur dann Sinn, die tatsächlichen Kosten anzusetzen, wenn der Umfang der betrieblichen Fahrten hoch ist. Außerdem kann der Unternehmer die tatsächlichen Kosten nur ansetzen, wenn der Arbeitnehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt.

Welche Angaben im Fahrtenbuch gemacht werden müssen

Dabei sind die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert und laufend im Fahrtenbuch nachzuweisen. Für dienstliche Fahrten sind grundsätzlich die folgenden Angaben erforderlich:

  1. Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
  2. Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
  3. Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen. Anstelle des Fahrtenbuchs kann ein Fahrtenschreiber eingesetzt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen.

Der private Nutzungswert ist der Anteil an den Gesamtkosten des Kraftwagens, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht. Die insgesamt durch das Kraftfahrzeug entstehenden Aufwendungen (Gesamtkosten) sind als Summe der Nettoaufwendungen zuzüglich Umsatzsteuer zu ermitteln.

Ermittlung der Gesamtkosten

Zu den Gesamtkosten gehören nur solche Kosten,

  • die dazu bestimmt sind, unmittelbar dem Halten und dem Betrieb des Kraftfahrzeugs zu dienen und
  • die im Zusammenhang mit seiner Nutzung typischerweise entstehen.

Absetzungen für Abnutzung (AfA) sind stets in die Gesamtkosten einzubeziehen; ihnen sind die tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten zugrunde zu legen. Nicht zu den Gesamtkosten gehören z. B. Beiträge für einen auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellten Schutzbrief, Straßen- oder Tunnelbenutzungsgebühren und Unfallkosten.

Verbleiben nach Erstattungen durch Dritte Unfallkosten bis zur Höhe von 1.000 EUR (zzgl. Umsatzsteuer) je Schaden, ist es aber nicht zu beanstanden, wenn diese als Reparaturkosten in die Gesamtkosten einbezogen werden. Ist der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber wegen Unfallkosten nach allgemeinen zivilrechtlichen Regeln schadensersatzpflichtig (z. B. Privatfahrten, Trunkenheitsfahrten) und verzichtet der Arbeitgeber (z. B. durch arbeitsvertragliche Vereinbarungen) auf diesen Schadensersatz, liegt in Höhe des Verzichts ein gesonderter geldwerter Vorteil vor.

Aufteilung der Fahrzeugkosten

Führt der Arbeitnehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, kann der Arbeitgeber bei seiner Abrechnung die tatsächlichen Kosten zugrunde legen. Gem. § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG sind die Fahrzeugkosten nach dem Verhältnis der beruflichen und privaten Fahrten sowie den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aufzuteilen. Der Arbeitgeber kann die Kosten des Fahrzeugs, das er seinem Arbeitnehmer überlässt, nur dann aufteilen, wenn er diese Kosten zuvor getrennt erfasst hat, indem er z. B. für jedes Fahrzeug eigene Kostenkonten einrichtet. Die Abschreibung kann i. d. R. aus dem Anlagenverzeichnis entnommen werden.

 

Praxis-Beispiel

Aufteilung der Kosten für einen privat genutzten Firmen-Pkw laut Fahrtenbuch

Ein Unternehmer stellt seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung, den dieser auch für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen darf. Der Arbeitnehmer führt ein Fahrtenbuch. Danach fährt er im Jahr insgesamt 18.000 km (100 %), auf Privatfahrten entfallen 4.200 km (23,33 %) und auf die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte 5.200 km (28,89 %).

Dem Unternehmer entstehen im Jahr für das Fahrzeug des Arbeitnehmers insgesamt Aufwendungen von 9.818 EUR (einschließlich Abschreibung). Auf Privatfahrten entfallen somit 2.290 EUR und auf die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte 2.836 EUR. Als Arbeitslohn (Sachbezug) versteuert der Arbeitgeber im Jahr bei seinem Arbeitnehmer (2.290 EUR + 2.836 EUR =) 5.126 EUR. Beim Ansatz der tatsächlichen Kosten ist die Umsatzsteuer zusätzlich zu berechnen (5.126 EUR × 19 % = 973,94 EUR).

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag

4120/

6020
Gehälter 6.099,94

8611/

4947
Verrechnete sonstige Sachbezüge aus Kfz-Gestellung 19 % USt 5.126,00
     

1776/

3806
Umsatzsteuer 19 % 973,94
 

Praxis-Tipp

Der Arbeitgeber ist mit der 1 %-Methode auf der sicheren Seite

Es ist Vorsicht geboten, weil der Arbeitgeber das Risiko trägt, wenn seinem Arbeitnehmer beim Führen des Fahrtenbuchs Fehler unterlaufen. Ist das Fahrtenbuch im Ergebnis nicht mehr beweiskräftig, setzt das Finanzamt den höheren Wert nach der 1 %-Methode fest. Der Arbeitgeber haftet dann für die Lohnsteuer, die auf den höheren Betrag entfällt. Wendet der Arbeitgeber aber von vornherein die 1 %-Methode an, ist er auf der sicheren Seite, weil es keine Nachzahlungen geben kann.

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