Firmen-Pkw der GmbH, Privatnutzung durch Gesellschafter

Wo die Probleme sind

  • Das richtige Konto
  • Geldwerter Vorteil
  • Entgeltlicher Überlassungsvertrag
  • Verdeckte Gewinnausschüttung

1 So kontieren Sie richtig!

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt (z. B. Kfz-Gestellung)
Eigener Kontenplan SKR 03
  8611
IKR  
6250 SKR 04
  4947
 

Kostenstelle/

Schlüssel
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter
Eigener Kontenplan SKR 03
  4124
IKR  
6300 SKR 04
  6024
 

Kostenstelle/

Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Stellt die GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses einen Firmenwagen zur Verfügung, der auch privat genutzt werden darf, muss die GmbH die Aufwendungen, die auf die Privatfahrten entfallen, als geldwerten Vorteil erfassen, der dem Gesellschafter zugerechnet wird. Es handelt sich um einen Sachbezug, der der Umsatzsteuer unterliegt. Die Kosten, die auf die private Nutzung entfallen, sind auf das Konto "Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter" 4124 (SKR 03) bzw. 6024 (SKR 04) zu buchen. Als Gegenkonto ist das Konto "Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt (z. B. Kfz-Gestellung)" 8611 (SKR 03) bzw. 4947 (SKR 04) zu verwenden.

 

Buchungssatz:

Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter

an Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt (z. B. Kfz-Gestellung)

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: 1-%-Methode für die private Nutzung

Die Huber-GmbH stellt ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer Huber, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist, einen Firmenwagen zur Verfügung, den Herr Huber auch für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen darf. Der Bruttolistenpreis des Firmenwagens hat im Zeitpunkt der Erstzulassung 47.600 EUR betragen. Die Wohnung des Arbeitnehmers liegt 20 km vom Firmensitz der GmbH entfernt. Herr Huber führt kein Fahrtenbuch, sodass die GmbH die pauschale 1-%-Methode anwenden und die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte pauschal ermitteln muss.

 
Privatnutzung pro Monat 47.600 EUR × 1 % 476,00 EUR
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pro  
Monat 47.600 EUR × 0,03 % = 14,28 EUR × 20 km = 285,60 EUR
als Sachbezug sind zu erfassen (Bruttowert) 761,60 EUR
die Umsatzsteuer ist mit 19/119 heraus zurechnen 121,60 EUR
Nettobetrag = Bemessungsgrundlage 640,00 EUR

Buchungsvorschlag:

 

Konto

SKR 03 Soll
Kontenbezeichnung Betrag

Konto

SKR 03 Haben
Kontenbezeichnung Betrag
4124 Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter 761,60 8611 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt (z. B. Kfz-Gestellung) 640,00
      1776 Umsatzsteuer 19 % 121,60
 

Konto

SKR 04 Soll
Kontenbezeichnung Betrag

Konto

SKR 04 Haben
Kontenbezeichnung Betrag
6024 Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter 761,60 4947 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt (z. B. Kfz-Gestellung) 640,00
      3806 Umsatzsteuer 19 % 121,60

3 Private Nutzung eines betrieblichen Kfz durch den Gesellschafter- Geschäftsführer einer GmbH: Arbeitslohn, Miete, verdeckte Gewinnausschüttung

3.1 Wann eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt

Die Nutzung eines betrieblichen Kfz durch einen Gesellschafter-Geschäftsführer ist nur dann betrieblich veranlasst, wenn eine fremdübliche Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung getroffen worden ist.

Liegt keine fremdübliche Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung vor oder geht die private Nutzung darüber hinaus oder erfolgt die Privatnutzung, obwohl sie vertraglich ausdrücklich ausgeschlossen wurde, ist eine Privatnutzung des Firmen-Pkw durch das Gesellschaftsverhältnis zumindest mit veranlasst. In dieser Situation ist sowohl bei einem beherrschenden als auch bei einem nicht beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer von einer verdeckten Gewinnausschüttung auszugehen.

3.2 3 Varianten bei der privaten Nutzung

Kauft die GmbH einen Pkw, handelt es sich immer um einen Firmenwagen, der im Betriebsvermögen der GmbH auszuweisen ist. Zu der Frage, wie die Abgrenzung bei der privaten Pkw-Nutzung durch die Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH vorzunehmen ist, hat das BMF in seinem Schreiben vom 3.4.2012 Stellung genommen.

Bei der privaten Nutzung kommt es auf die betriebsinterne Vereinbarung und die tatsächliche Handhabung an, wobei es insgesamt die folgenden drei Varianten gibt:

  • Der Gesellschafter-Geschäftsführer nutzt den Firmenwagen im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses, das die GmbH mit ihm abgeschlossen hat. Die Nutzung muss entweder im Anstellungsvertrag geregelt sein oder durch eine mündliche bzw. konkludente Vereinbarung. Die private Nutzung ist als Sachbezug einzuordnen. Der Wert wird, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird, mithilfe der 1-%-Regelung ermittelt.
 
Wichtig

Zeitnahe Verbuchung und Versteuerung

Der Sachbezug muss zeitnah als Lohnaufwand gebucht und die Lohnsteuer abgeführt werden.

  • Erfolgt die Überlassung des Fahrzeugs nicht im Rahmen des Arbeitsverhältnisses, sondern durch einen entgeltlichen Überlassungsvertrag (Mietvertrag), dann sollte der Mietvertrag schriftlich abgeschlossen und die Vereinbarung tatsächlich durchgeführt werden. Wenn keine Zahlungen vorgenommen werden, muss das Nutzungsentgelt zeitnah dem Verrechnungskonto des Gesellschafts-Geschäftsführers belastet werden. Auf diese Buchung darf nicht verzichtet werden, weil dann das Mietverhältnis steuerlich nicht anerkannt wird.
  • Nutzt der Gesellschafter-Geschäftsführer den Firmenwagen...

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