Firmen-Pkw der GmbH, Privatnutzung durch Gesellschafter / 6 Ermittlung der tatsächlichen Kosten mit einem Fahrtenbuch

Es macht nur dann Sinn, die tatsächlichen Kosten anzusetzen, wenn der Umfang der betrieblichen Fahrten hoch ist. Außerdem kann die GmbH die tatsächlichen Kosten nur ansetzen, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt.

Führt der Gesellschafter-Geschäftsführer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, kann die GmbH bei der Abrechnung die tatsächlichen Kosten zugrunde legen. Gem. § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG sind die Fahrzeugkosten nach dem Verhältnis der beruflichen und privaten Fahrten sowie nach den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte aufzuteilen. Die GmbH kann die Kosten des Fahrzeugs, das sie dem Gesellschafter-Geschäftsführer überlässt, nur dann aufteilen, wenn sie diese Kosten zuvor getrennt erfasst hat, indem sie z. B. für jedes Fahrzeug eigene Kostenkonten einrichtet. Die Abschreibung kann i. d. R. aus dem Anlagenverzeichnis entnommen werden.

Praxis-Beispiel

Aufteilung der anteilig betrieblich gefahrenen Kilometer lt. Fahrtenbuch

Die Huber-GmbH stellt ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer einen Firmenwagen zur Verfügung, den dieser auch für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen darf. Der Gesellschafter-Geschäftsführer führt ein Fahrtenbuch. Danach fährt er im Jahr insgesamt 20.000 km (100 %), auf Privatfahrten entfallen 5.200 km (26,00 %) und auf die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte 6.100 km (30,50 %).

Der GmbH entstehen für das Fahrzeug des Gesellschafter-Geschäftsführers insgesamt Aufwendungen von 10.818 EUR (einschließlich Abschreibung). Auf Privatfahrten entfallen somit 2.812 EUR und auf die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte 3.299 EUR. Als Arbeitslohn (Sachbezug) versteuert die GmbH bei ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer (2.812 EUR + 3.299 EUR =) 6.111 EUR. Beim Ansatz der tatsächlichen Kosten ist die Umsatzsteuer zusätzlich zu berechnen (6.111 EUR × 19 % = 1.161,09 EUR).

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4124	Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter	7.272,09	8611	Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt (z. B. Kfz-Gestellung)	6.111,00
			1776	Umsatzsteuer 19 %	1.161,09

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
6024	Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter	7.272,09	4947	Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt (z. B. Kfz-Gestellung)	6.111,00
			3806	Umsatzsteuer 19 %	1.161,09