Für einen schnellen Zugriff auf die einzelnen Monate haben wir 3 Bereiche mit jeweils 4 Monaten eingerichtet. Die jeweilige Triade ist über eines der 3 Tabellenregister oder über die Startseite erreichbar (s. Abb. 2).

Abb. 2: Startseite des Excel-Tools

Für einen monatlichen Vergleich wählen Sie über die Hauptauswahl die in Frage kommende Triade. Hier sind jeweils 4 Monate aufgeführt, die ihrerseits wiederum in die Spalten PLAN-Wert und IST-Wert unterteilt sind. Eingaben können Sie nur in den weiß hinterlegten Feldern vornehmen (s. Abb. 3).

Abb. 3: Tragen Sie die monatlichen IST-Werte ein, die Ihr Steuerberater oder Ihre Buchhaltung ermittelt

Neben dem vorläufigen Ergebnis wird Ihnen auch das fortlaufende vorläufige Ergebnis kumuliert angezeigt. Sie können also auf diese Weise in jedem Monat sowohl den Plan- als auch den Ist-Stand Ihres wirtschaftlichen Erfolgs kontrollieren.

3.1 Behalten Sie einzelne Kostenbereiche im Blick

Wie bereits bei der Aufgabenstellung an das Tool erwähnt, ist es eine wesentliche Controllingaufgabe, die Entwicklung einzelner Kostenbereiche im Blick zu behalten. Zwar können Sie dies anhand der absoluten Zahlen vornehmen, jedoch bietet Ihnen der Relationenwert eine objektivere Aussage. Der hier ermittelte Prozentwert versteht sich als Relation zur Gesamtleistung (s. Abb. 4).

Abb. 4: Sie haben die Positionen sowohl in Bezug auf die Absolutwerte als auch auf die Relationen immer im Blick.

3.2 Beobachten Sie die Entwicklung der Liquidität

Direkt unterhalb des fortlaufenden vorläufigen Ergebnisses wird der Cashflow (vorläufiges Ergebnis zuzüglich Abschreibungen) angezeigt. Tragen Sie monatlich Ihre gegebenenfalls getätigten Privatentnahmen sowie die geleisteten Darlehenstilgungen ein. Aus dem Saldo des Cashflows, den Privatentnahmen und den Darlehenstilgungen ergibt sich die Liquiditätsreserve (s. Abb. 5).

Dies ist der Betrag, um den sich – zumindest rechnerisch – Ihr Kontostand erhöhen oder vermindern sollte. Da auch die Liquiditätsreserve fortlaufend kumuliert wird, erhalten Sie auch über diesen Wert eine gute Übersicht.

Abb. 5: Behalten Sie sowohl den Cashflow als auch die Liquidität im Blick.

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