Fast Close: Instrumente und Prozessoptimierungen für ein ... / 3.2 Welche Daten werden geschätzt?

Zwei Gruppen

Daten, die kurz nach Periodenende noch nicht zur Verfügung stehen, müssen für den Bericht an den Konzern geschätzt werden. Das geschieht qualifizierter, als es sich anhört. Das Ergebnis muss letztlich Hand und Fuß haben. Dabei wurden zwei unterschiedliche Wertegruppen identifiziert:

1.)	Einige Werte lassen sich mithilfe von Komponenten, die bereits bekannt sind, und in Verbindung mit Budgetpreisen errechnen. Dazu gehören z. B. die Energiekosten. Der Verbrauch liegt vor. Die Menge wird mit dem Planpreis multipliziert und es ergibt sich so der vorläufige Wert für die Energiekosten.
2.)	Andere Werte werden komplett aus dem Budget genommen.
3.)	Ein typisches Beispiel dafür sind die Verwaltungskosten. Der Controller liefert diese Werte. Er kennt die Planwerte und er kennt in der Regel auch die Verbrauchswerte. Diese liegen in der Buchhaltung nicht vor. Ist das Budget sehr weit von der Realität entfernt, muss der Controller Anpassungen vornehmen. Auch diese müssen fundiert sein.
4.)	Die Erlösschmälerungen, für die Ergebnisermittlung in dieser Branche sehr wichtig, gehören zur ersten Gruppe. Der Istumsatz liegt vor. Dieser wird mit der durchschnittlichen Planbelastung für Boni und Rabatte multipliziert. Das Ergebnis ist ein vorläufiger Wert für die Erlösschmälerung.

Praxis-Beispiel

Rückvergütung

Manche Kunden erhalten bei Abnahme bestimmter Mengen eine Rückvergütung in Form eines Bonus. Durchschnittlich zahlt das Unternehmen 3,4 % des Umsatzes zurück an die Kunden. Der Monatsumsatz liegt bei 4.100.000 EUR, dann fallen in diesem Monat mit hoher Wahrscheinlichkeit ca. 139.400 EUR Erlösschmälerungen an.

• Die Energiekosten werden geschätzt, indem der tatsächliche Verbrauch, der an den Zählern abgelesen wird, mit einem Planpreis bewertet wird. Dieser Planpreis kann aus dem Budget stammen. Oft gibt es auch Verträge, die den Preis festschreiben. Da dieser realistischer ist, erfolgt die Bewertung dann mit dem Vertragspreis.
• Fertigungslöhne werden ebenfalls aus Ist- und Plankomponenten errechnet. Bekannt ist die Menge der gefertigten Produkte. Für jedes Produkt sind im Budget die Fertigungslohnkosten in der Kalkulation bekannt. Der Rest ist eine einfache Multiplikation.
• Die Logistikkosten werden als Plansatz pro Mengeneinheit (z. B. 0,23 EUR/kg) mit der verkauften Menge multipliziert. Eine gut ausgebaute Kostenrechnung kann noch detailliertere Werte liefern, wenn z. B. der Kostensatz pro Tonne und Kilometer bekannt ist.
• Typische Kostenarten, die kurz nach Periodenende als Budgetwert in die Ergebnisrechnung übernommen werden sind Verkaufskosten, Verwaltungskosten oder die Kosten für Forschung und Entwicklung.
• Die monatlichen Abschreibungen werden aus der Vorschau der Anlagenbuchhaltung ermittelt. Darin gehen zwei Komponenten ein, die bekannten Anlagegüter der Vormonate und die geplanten Investitionen im abgelaufenen Monat.

Achtung

Einflussnahme

Die Berechnungen der zum Zeitpunkt des Reporting nur zu schätzenden Werte lassen individuelle Veränderungen zu. Um eine Einflussnahme, bewusst oder unbewusst, zu verhindern wird die Vorgehensweise exakt geregelt und dokumentiert. Das Controlling ist der Garant dafür, dass die Werte so objektiv und realistisch wie möglich ermittelt werden.