Exzellenz im Reporting Design / 3.2 Tabellen mit grafischen Elementen

Nicht alle Informationen können mithilfe klassischen Tabellen oder Diagrammen ideal visualisiert werden. Sogenannte grafische Tabellen kombinieren die Vorteile von Tabellen mit einigen positiven Eigenschaften von Diagrammen, indem grafische Elemente in die Tabelle integriert werden. Häufig verwendet werden kleine Balken, Symbole (Ampeln, Pfeile, Dreiecke) und Sparklines (Säulen, Linien).

Tipp: Integrieren Sie kleine Balken in Ihre Tabellen, um Planabweichungen oder Veränderungen zu Vorperioden hervorzuheben.

In der Praxis werden insbesondere grüne und rote Balken zur Veranschaulichung von positiven oder negativen Abweichungen (z. B. zum Plan) bzw. Veränderungen (z. B. zum Vorjahr) verwendet. Ein Beispiel eines wahrnehmungsoptimierten Einsatzes von Abweichungsbalken zeigt die in Abb. 33 dargestellte Gewinn- und Verlustrechnung.

Abb. 33: Gestaltungsempfehlungen für grafische Tabellen

In der obigen GuV werden zunächst die Abweichungen in einer eigenen Spalte in Prozent ermittelt und rechts daneben in Form eines Balkens visualisiert. Alternativ können die Werte auch rechts der Balken angezeigt werden. Je nach Informationsbedarf der Berichtsempfänger werden die Abweichungen in absoluten Werten, in Prozenten oder sowohl als auch grafisch dargestellt. Ein grüner Balken zeigt eine positive Wirkung auf das Unternehmensergebnis an – bei einer Steigerung der Erlöse verläuft der grüne Balken nach rechts, bei einer Reduktion der Kosten nach links. Ein roter Balken zeigt eine negative Wirkung auf das Unternehmensergebnis an – bei einer Reduktion der Erlöse verläuft der Balken nach links, bei einer Erhöhung der Kosten nach rechts. Bei großen Zahlentapeten kann auch alternativ auf einen Korridor ausgewichen werden, um nur große positive und negative Abweichungen farblich hervorzuheben.

An dieser Stelle soll auch festgehalten werden, dass Abweichungsbalken in Grün und Rot deutlich effizienter sind als solche in einer neutralen gleichen Farbe aber mit unterschiedlichem Farbton (z. B. positiv hellblau, negativ dunkelblau).

Eine Problematik bei der Verwendung von Abweichungsbalken besteht in der vielfach ganz unterschiedlichen Balkenlänge. Werden die Balken einheitlich skaliert, treten naturgemäß bei der Darstellung von Abweichungen in absoluten Werten die besonders hohen Kostenpositionen in den Vordergrund, weil hier schon prozentmäßig kleine Abweichungen große Geldbeträge ausmachen. Umgekehrt treten bei der Darstellung von Abweichungen in Prozenten oftmals sehr kleine Kostenpositionen in den Vordergrund. Wenn z. B. die Portokosten von 10 Euro auf 50 Euro ansteigen, ist das für den Unternehmenserfolg wohl unbedeutend, die prozentuelle Darstellung zeigt aber einen besonders langen Balken mit einer Steigerung von 400 Prozent und drängt damit alle anderen Kostenpositionen visuell in den Hintergrund. Eine Möglichkeit, diese Ausreißer zu bereinigen besteht darin, diese abgeschnitten und mit entsprechender Markierung oder mithilfe von anderen Symbolen darzustellen. Beispielsweise werden alle Abweichungen bis 50 Millionen als Balken alle darüber mit Dreiecken symbolisiert, um den Wechsel in der Skala zu veranschaulichen. Ein Beispiel dazu finden Sie in Abb. 34.

Abb. 34: Grafische Tabelle mit starken Unterschieden in den Abweichungswerten

Tipp: Bleiben Sie beim Einsatz von Symbolen achtsam

Als Alternative zu kleinen Balken können auch Ampeln oder Pfeile eingesetzt und mit den Farben Rot, Grün und gegebenenfalls auch Gelb hinterlegt werden. Im Vergleich zu den oben beschriebenen kleinen Balken haben Ampeln und Pfeile kein Skalierungsproblem. Andererseits erfordert die Verwendung dieser Symbole die Einstellung von Korridorwerten für die jeweilige Farbgebung. Es muss also vorab die Frage geklärt werden, bis zu welchen Abweichungen z. B. zum Plan eine Ampel oder ein Pfeil grün bleibt bzw. gelb oder rot wird. Wenn dann diese Grenzen unter Umständen unternehmensweit nicht einheitlich definiert werden können, wird die Farbgebung rasch entweder sehr aufwendig oder beliebig. Darin steckt eine gewisse Gefahr, da manche Berichtsleser dazu neigen, Werte eher zu ignorieren, wenn die Ampeln auf Grün stehen beziehungsweise Themen nur dann wahrzunehmen, wenn bereits höchste Gefahr besteht (rote Ampeln).

Nicht immer werden im Berichtswesen tatsächlich alle drei Ampelfarben verwendet. Manche Unternehmen verwenden nur Rot und Grün, andere wiederum nur Rot. Zu viel an Farbe kann die eigentliche Hervorhebungswirkung beeinträchtigen.

Pfeile verfolgen eine ähnliche Zielsetzung wie Ampeln. Zumeist ist folgende Logik vorzufinden: Grüner Pfeil nach oben bedeutet Steigerung der Erlöse, grüner Pfeil nach unten bedeutet Reduktion der Kosten, roter Pfeil nach oben bedeutet Steigerung der Kosten, roter Pfeil nach unten bedeutet Reduktion der Erlöse. Alternativ dazu können Pfeile wie die im Folgenden beschriebenen Dreiecke auch als Trendindikator verwendet werden.

Empirisch zeigt sich, dass Abweichungsdarstellungen in Form von Balken Effizienzvorteile gegenüber Ampeln und Pfei...

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