Excel im Controlling: Empfehlungen für einen erfolgreichen Einsatz

Zusammenfassung

  • Microsoft Excel© ist für Anwendungen im Controlling äußerst beliebt. In kleineren Unternehmen basiert das ganze Controlling auf Excel, in Großunternehmen werden Ad-hoc-Analysen und besondere Diagramme häufig mit Excel erstellt.
  • Daneben werden auch viele Nachteile von Excel thematisiert: Haben nun eher die Kritiker Recht, die sagen, dass in vielen Firmen ein regelrechtes Excel-Chaos herrscht, das effizientes Arbeiten behindert? Oder ist doch das Gegenteil richtig und Excel trägt im Tagesgeschäft dazu bei, Strukturen und Entscheidungen zu verbessern?
  • Dieser Beitrag stellt Vor- und Nachteile von Excel zusammen und empfiehlt Maßnahmen für einen erfolgreichen Excel-Einsatz.

1 Beliebtes Universalwerkzeug

Microsoft Excel© gilt bei vielen Controllern, Unternehmern und Beratern nach wie vor als das Analysewerkzeug und die Arbeitshilfe für den beruflichen Alltag schlechthin. Excel wird gerade von Controllern aus Firmen aller Branchen genutzt, und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße. Selbst in Konzernen ist es in vielen Bereichen nach wie vor im Einsatz.

Schließlich ist es ein tolles Gefühl, wenn man in kürzester Zeit professionelle Tools und Arbeitshilfen erstellen kann. Der Start gelingt im Normalfall auch ohne größeres Excel-Fachwissen, da die Anwendung in den Grundstrukturen gut und vor allem intuitiv zu bedienen ist. Besonders vorteilhaft: Je intensiver man sich mit Excel befasst, desto interessanter wird es, weil man immer leistungsfähigere und komplexere Lösungen erstellen kann. Schnell lernt man mehr und mehr Funktionen, Formeln und Arbeitserleichterungen kennen (bspw. die Möglichkeit, Makros für wiederkehrende Formatierungen zu programmieren). Auch Shortcuts – Tastenkombinationen, mit denen in Excel (und anderen Office-Produkten) bestimmte Funktionen direkter zugänglich sind als über die klassische Menüführung – vereinfachen und beschleunigen die Arbeit.

Mit Excel ist es zudem möglich, Schnittstellen zu anderen Programmen, z. B. aus der Buchhaltung, zu programmieren. Allerdings ist hierfür schon profundes Wissen nötig und es muss sehr genau festgelegt werden, welche Daten von wo in welche Zellen übernommen werden müssen, um zu richtigen Ergebnissen zu gelangen.

Ein ganz besonderes Gefühl ist es auch, wenn Anwendungen, die man vor vielen Jahren erstellt hat, immer noch fehlerfrei funktionieren und im Betrieb genutzt werden.

Excel ist also ein Erfolgsmodell und das trotz – oder gerade wegen? – der immer professioneller werdenden Programme, die rund um Buchhaltung, Controlling und die anderen Abteilungen entstehen. Doch was macht Excel so erfolgreich? Und was spricht unter (nahezu) objektiven Gesichtspunkten für, was gegen den Einsatz von Excel im Controlling?

2 Was für Excel spricht

2.1 Schneller Einstieg

Controllern, Unternehmern und anderen Anwendern kommt zunächst entgegen, dass man Excel ohne größere Vorkenntnisse sofort anwenden und nutzen kann. Das ist u. a. darauf zurückzuführen, dass Excel eine relativ intuitive Nutzerführung bietet (auch wenn es von Version zu Version Änderungen gibt, die Umsteiger aus älteren Versionen zumindest an den Rand der Verzweiflung bringen können). Man kann im Prinzip direkt loslegen ohne sich Programmierkenntnisse aneignen oder auf die Unterstützung Dritter warten zu müssen. Und meist erhält man ziemlich schnell zähl- und gut nutzbare Resultate. Und mit den ersten sichtbaren Ergebnissen steigt oft auch die Lust darauf, weitere Anwendungen zu konzipieren.

2.2 Hohe Flexibilität und schnelle Anpassbarkeit

Mit Excel lassen sich schnell und übersichtlich Strukturen schaffen, verändern oder anpassen. Die hohe Flexibilität ist ein zentraler Vorteil von Excel. Beispiel: In einem Unternehmen mit rund 100 Mitarbeitern werden ca. 6.000 verschiedene Spezialöle hergestellt. Der Betrieb hat bisher noch keine Kostenrechnung. Der Geschäftsführer will das zusammen mit dem Controller ändern und eine Zuschlagskalkulation einführen. Gemeinsam mit den Fachabteilungen überlegen sie, wie man den Vertrieb strukturieren kann. Da der Betrieb viel exportiert, wird beschlossen, hier 2 Kostenstellen einzurichten, eine für den Inlandsvertrieb und eine für den Exportvertrieb. Das lässt sich mit Excel einfach umsetzen, da es lediglich erforderlich ist, hierfür in der vorgesehenen Spalte eine entsprechende Bezeichnung für die Kostenstellen einzugeben und dann die Gemeinkosten anteilig zu verteilen.

Im Lauf der Umsetzung stellt sich heraus, dass sich die Zuschlagssätze für Inland und Export kaum unterscheiden. Das Team beschließt, nur eine Kostenstelle Vertrieb einzurichten, in der sowohl die Inlands- als auch die Exortaktivitäten kostenmäßig abgebildet werden. Entsprechend wird eine Kostenstelle (Export) gestrichen, also eine Spalte gelöscht. Die Gemeinkosten der beiden bisherigen Kostenstellen werden addiert und damit besteht die Möglichkeit, für den Vertrieb nur einen einzigen Zuschlagssatz zu verwenden.

2.3 Einfache Visualisierung von Ergebnissen

Daten, Zahlen und Auswertungen lassen sich meist mit geringem Aufwand so visualisieren, dass die Adressaten von Berichten die zentralen Aussagen mit einem Blick erfassen können. Anwender mit etwas mehr Erfahrung können zudem aus zu...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Finance Office Professional. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Finance Office Professional 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Artikel.


Meistgelesene beiträge