Mit Excel lassen sich schnell und übersichtlich Strukturen schaffen, verändern oder anpassen. Die hohe Flexibilität ist ein zentraler Vorteil von Excel. Beispiel: In einem Unternehmen mit rund 100 Mitarbeitern werden ca. 6.000 verschiedene Spezialöle hergestellt. Der Betrieb hat bisher noch keine Kostenrechnung. Der Geschäftsführer will das zusammen mit dem Controller ändern und eine Zuschlagskalkulation einführen. Gemeinsam mit den Fachabteilungen überlegen sie, wie man den Vertrieb strukturieren kann. Da der Betrieb viel exportiert, wird beschlossen, hier 2 Kostenstellen einzurichten, eine für den Inlandsvertrieb und eine für den Exportvertrieb. Das lässt sich mit Excel einfach umsetzen, da es lediglich erforderlich ist, hierfür in der vorgesehenen Spalte eine entsprechende Bezeichnung für die Kostenstellen einzugeben und dann die Gemeinkosten anteilig zu verteilen.
Im Lauf der Umsetzung stellt sich heraus, dass sich die Zuschlagssätze für Inland und Export kaum unterscheiden. Das Team beschließt, nur eine Kostenstelle Vertrieb einzurichten, in der sowohl die Inlands- als auch die Exortaktivitäten kostenmäßig abgebildet werden. Entsprechend wird eine Kostenstelle (Export) gestrichen, also eine Spalte gelöscht. Die Gemeinkosten der beiden bisherigen Kostenstellen werden addiert und damit besteht die Möglichkeit, für den Vertrieb nur einen einzigen Zuschlagssatz zu verwenden.
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