ERP-Migration auf SAP S/4HANA: Praxisbeispiel nach Firmenzusammenschluss

Zusammenfassung

• Eine einheitliche Datenstruktur ist das wichtigste Kriterium für eine zuverlässige Grundlage zur Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen. Ohne diese Voraussetzung ist eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung nur schwer vorstellbar.
• Besonders schwierig ist diese Aufgabe, wenn nach einem Firmenzusammenschluss eine heterogene und damit schwer zu beherrschende Systemlandschaft vorliegt.
• Betroffene Unternehmen müssen individuelle Konzepte erarbeiten und ganzheitliche Strategien entwickeln. Es gibt keine universelle Erfolgsformel für die Durchführung solcher Projekte.
• Das folgende Praxisbeispiel zeigt, wie eine Konsolidierung und Migration auf SAP S/4HANA unter schrittweiser Entkoppelung alter Systeme vollzogen werden kann, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb zu gefährden und dabei stets alle betriebswirtschaftlichen Anforderungen an das Gesamtunternehmen zu erfüllen.

1 Systemintegration als wichtiger Baustein des Erfolgs

M&A als Treiber unstrukturierter System- und Datenbanklandschaften

Insbesondere in Zeiten der Digitalisierung und der ständig wechselnden Trends ist es essenziell, dass Unternehmen ihre Umwelt richtig einschätzen und flexibel auf Veränderungen derselbigen reagieren können. Um dabei langfristigen Erfolg zu garantieren, ist es wichtig, Entscheidungen auf der Grundlage solider Informationen treffen zu können. Der rapide Anstieg interner und externer Datenmengen verlangt u. a. nach einer strukturierten Speicherung, um so auftretende Muster erkennen und Vorhersagen über die Zukunft treffen zu können.

Unternehmensfusionen sowie Zu- und Verkäufe haben stets zur Folge, dass die Prozesse der jeweiligen Beteiligten miteinander verglichen und ggf. vereinheitlicht werden müssen. Identische oder kombinierbare Prozesse sind dabei ein Glücksfall. Ähnliches gilt auch für Datenstrukturen und Systemarchitekturen. Häufig kommen schon innerhalb eines Unternehmens unterschiedliche Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) zum Einsatz, die allein in Deutschland von rund 600 ERP-Softwareherstellern^[1] angeboten werden. Dass fusionierende Unternehmen gleiche Softwareprodukte verwenden und ihre Prozesse in vergleichbarer Art und Weise implementiert haben, darf als unwahrscheinlich angenommen werden. Dies macht es dem Controlling schwer, belastbare steuerungsrelevante Informationen für wichtige Entscheidungen nach einer Fusion schnell und zuverlässig bereitzustellen.

Daten- und Systemkonsolidierungen bergen hohe Risiken für das laufende Geschäft. Daher sollte der Integrationsprozess gewissenhaft vorbereitet und individuell auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt sein und seine Durchführung von einem engagierten Team begleitet werden. Die erfolgreiche Konsolidierung zweier komplexer Systemlandschaften mit simultaner Migration nach einer Fusion zeigt das folgende Praxisbeispiel.

[1] Vgl. Gronau/Fohrholz, 2012, S. 4.

2 Praxisbeispiel: Migration und Konsolidierung zweier ERP-Umgebungen

2.1 Ausgangslage und Zielsetzung

Einheitliche Strukturen schaffen

Ein Hersteller für Industrie-Lackharze, Spezialbeschichtungen und Druckfarben mit einem Gesamtumsatz von rund 2 Mrd. EUR beschäftigt weltweit mehrere tausend Mitarbeiter. Nach der Fusion mit einem etwa gleich großen Konkurrenten aus Übersee ist das neue Unternehmen nunmehr mit rund 30 Produktionsstandorten, einigen Forschungs- und Technologie-Supportzentren und Joint Ventures in über 100 Ländern der Erde tätig.

Nach dem Zusammenschluss beider Gesellschaften galt es, die vorhandenen konkurrierenden Konzepte, Instrumente und Systemlandschaften in gemeinsame Strukturen zu überführen. Insbesondere den Disziplinen Controlling und Finanzen ist dabei eine besondere Bedeutung beizumessen, da nach der Verschmelzung zweier Gesellschaften das Management mehr denn je auf steuerungsrelevante Informationen und Berichte in Echtzeit angewiesen ist.

Neben den unterschiedlichen Steuerungsansätzen einzelner Abteilungen sind die wesentlichen Herausforderungen des unternehmensweiten Reportings speziell die Verfügbarkeit von Informationen, die verschiedenen Arten der erforderlichen Daten, mehr noch aber die rasant wachsende Datenmasse, die gewonnen, verarbeitet, aufbereitet und nach Relevanz gefiltert werden soll, um sie anschließend zielgerichtet den Entscheidern ad hoc und intuitiv verständlich zur Verfügung zu stellen. Damit soll ermöglicht werden, die richtigen Entscheidungen jederzeit an jedem Ort schnell und zuverlässig treffen zu können.

Im Idealfall existiert hierfür eine Datenquelle, die sich als sog. Single Point of Truth über alle Unternehmensteile hinweg auszeichnet. Dazu bedarf es einer Lösung, die sowohl die Unternehmenssteuerung anhand einer Top-down-Integration von den wesentlichen erfolgskritischen Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) hin zu den einzelnen Operational Reports und Transaktionen des ERP-Systems auf niedrigster Granularitätsebene realisiert als auch die Bottom-up-Planung im finanziellen und operativen Bereich ermöglicht und darüber hinaus eine aussagekräftige Berichterstattung sicherstellt.

Zum Zeitpunkt der Fusion hatte die übernehmende Gesellschaft bereits ein SAP-ERP-System eingeführt und entsprechende...