Elektronische Rechnungsstellung und Verfahrensdokumentation

Zusammenfassung

 
Überblick

Seit 2011 können Rechnungen auch in elektronischer Form erstellt und archiviert werden. Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu gewährleisten sind gewisse Normen einzuhalten.

Zu unterscheiden sind folgende Fälle:

  • Erstellung elektronischer Belege,
  • Empfang elektronischer Belege und
  • Umwandlung von Papierbelegen in elektronische Belege (= Digitalisieren, Scannen).

Worauf beim Erstellen, beim Empfangen und beim Digitalisieren von elektronischen Rechnungen besonders geachtet werden muss, zeigt dieser Beitrag.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003; BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001.

1 Erstellung elektronischer Belege

Bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen muss sichergestellt sein, dass jeder Geschäftsvorfall genau einmal erfasst und berechnet wird. Es darf also nicht zum Nichterfassen oder Mehrfacherfassen von Geschäftsvorfällen kommen.

Danach beginnt ebenso wie bei elektronisch erhaltenen Rechnungen die Archivierung.

 
Hinweis

Nutzung von Office-Anwendung als Schreibmaschine

Werden Rechnungen mittels einer Maske in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation erstellt und ausgedruckt und wird die Maske sodann zur Erstellung der nächsten Rechnung verwendet, ohne dass eine Speicherung erfolgt, liegen keine elektronischen Belege, sondern Papierbelege vor.

2 Empfang elektronischer Belege

Gehen elektronische Belege ein, muss sichergestellt werden, dass die Rechnung nur einmal und vollständig in das Rechnungswesen eingebunden wird (keine Doppelerfassung, keine mehrfachen Betriebsausgaben) und danach ordnungsgemäß archiviert wird.

3 Digitalisierung, Scannen, Fotografieren

Bei der Digitalisierung erhaltener Geschäftsbriefe (hier Rechnungen) sind die Randziffern 130 bis 141 der im November 2019 neu gefassten GoBD[1] zu beachten.

Beim bildlichen Erfassen (Scannen, Fotografieren, etc.) wird eine Bilddatei (z. B. PDF, TIF) erstellt. Diese muss

  • mit dem Original bildlich übereinstimmen und
  • farbig sein, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (Minusbeträge in roter Schrift, Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).

Aufkleber (Bar-Codes etc.), die auf den Originalpapierbeleg aufgebracht werden, dürfen keine Informationen verdecken oder unkenntlich machen.

Nach dem bildlichen Erfassen darf nur noch das elektronische Dokument weiter bearbeitet werden (Dateierweiterungen etc.). Die Papierbelege sind der weiteren Bearbeitung zu entziehen. Sofern nach dem Erfassungsvorgang Vermerke auf dem Papierbeleg angebracht werden, muss erneut gescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (Verknüpfung, gemeinsamer Index).

 
Hinweis

Erfassung im Ausland

Wurde eine Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland genehmigt,[2] kann auch dort die bildliche Erfassung erfolgen, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung muss jedoch zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland durchgeführt werden.

[1] Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001.

3.1 Vernichtung von Papierbelegen

Gescannte Papierdokumente können grundsätzlich vernichtet werden. Gewisse Unterlagen sind jedoch im Original aufzubewahren. Z. B.:

  • Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse[1]
  • Unterlagen, die einer elektronisch abgegebenen Zollanmeldung zusätzlich beizufügen sind[2]
  • Wertpapiere und Urkunden[3]
  • Unterlagen, die zur Geltendmachung von Vorteilen bei der Finanzbehörde einzureichen sind und dort einbehalten werden (Spendenquittungen, Steuerbescheinigungen).

Die Entscheidung, welche Belege in Papierform archiviert bzw. zusätzlich bildlich erfasst werden, trägt der Steuerpflichtige.

3.2 Dokumentation des Erfassungs-Verfahrens nötig

Das Erfassungs-Verfahren muss dokumentiert werden. Nach GoBD muss mindestens aufgezeichnet werden:

  • wer bildlich erfassen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung,
  • welches Schriftgut bildlich erfasst wird,
  • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
  • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
  • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

3.3 Musterverfahrensdokumentation

Ausführlicher ist eine mögliche Verfahrensdokumentation in der "Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage" beschrieben, welche die Bundessteuerberaterkammer zusammen mit dem Deutschen Steuerberaterverband[1] veröffentlicht hat:

  • Darstellung der eingesetzten Hardware und Software mit deren Verfahrensdokumentationen und Testaten.
  • Zuständigkeiten, Beschreibung des Kontrollsystems (z. B. Stichproben bei der Digitalisierung, Archivierung und Vernichtung von Papierbelegen).
  • Datenschutzmaßnahmen
  • Nennung der Verfahrensschritte:

    1. Posteingang und Vors...

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