Wolfgang Macht

4.1 OCR-Verfahren

Wird im Zusammenhang mit der bildlichen Erfassung zusätzlich zur Bilddatei der Text im Beleg mittels Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR) für ein Textverarbeitungsprogramm lesbar gemacht, so gilt auch diese Datei als – selbsterstellter – zusätzlicher elektronischer Beleg. Bild und Textdatei sind zu verknüpfen und unter demselben Index zu verwalten.

4.2 Anforderungen an die Archivierung

Bei der Aufbewahrung von Unterlagen sind nachstehende Anforderungen zu gewährleisten:

  • Eingehende elektronische Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.
  • Bei Umwandlung (Konvertierung) in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren und zu verknüpfen.
  • Werden die Daten verschlüsselt gespeichert (Kryptografietechnik) muss die Entschlüsselung möglich sein.
  • Zu jeder Datei muss eine Änderungshistorie erstellt werden, in welcher Vorversionen geänderter Dateien abgespeichert sind.

Rechnungen und sonstige digitale Belege müssen dann

  • jederzeit verfügbar sein,
  • unverzüglich lesbar gemacht werden können und
  • maschinell ausgewertet werden können.

Dieses muss auch bei Migration, Hardware- oder Softwarewechsel sichergestellt sein.

4.3 Maschinelle Auswertbarkeit

§ 147 Abs. 2 AO verlangt eine maschinelle Auswertbarkeit. Darunter fallen:

  • Sortieren, Filtern, Verknüpfen, Summieren der eigentlichen Nutzdaten (z. B. Rechnungssumme) sowie Strukturdaten (XML-Daten, Datensatznummer, Erfassungsdatum, Festschreibedatum etc.)
  • Volltextsuche (= Suchen nach bestimmten Begriffen im gesamten Dokument)

Eine nachträgliche Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit (z. B. Umwandlung einer Textdatei in eine nicht lesbare Bilddatei) ist nicht zulässig.

4.4 Wechsel des EDV-Systems

Grundsätzlich muss eine Lesbarmachung bzw. Auswertung der elektronischen Rechnungen nicht nur vom Datenträger (z. B. DVD, USB-Stick, ... ), sondern auch aus dem System selbst (hauseigenes Buchführungsprogramm) möglich sein. Bei einem Systemwechsel muss daher das alte System noch vorgehalten werden. Nach Ablauf des 5. Jahres nach der Umstellung ist es ausreichend, wenn die Daten nur noch auf Datenträgern vorgehalten werden.[1]

4.5 E-Mails

Werden Rechnungen oder sonstige Handels- oder Geschäftsbriefe in Form einer E-Mail (Rechnungstext und Beträge im E-Mail-Text) versandt, sind sie in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.

 
Praxis-Tipp

Wann E-Mails nicht aufbewahrt werden müssen

Dient die E-Mail nur als "Transportmittel" (früher Briefumschlag), d. h. elektronische Belege oder Rechnungen werden als E-Mail-Anhang versandt, muss nur der elektronische Anhang und nicht die E-Mail aufbewahrt werden.

4.6 Aufbewahrungsort

Grundsätzlich muss die Buchführung im Inland aufbewahrt werden. Seit dem 28.12.2020 kann dies auch im EU-Raum erfolgen. Nur wenn die Buchführung in ein Drittland (= Nicht-EU-Land) verlegt werden soll, ist eine Zustimmung des Finanzamts erforderlich.[1]

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