Elektronische Rechnungsstellung und Verfahrensdokumentation / 3.3 Musterverfahrensdokumentation

Ausführlicher ist eine mögliche Verfahrensdokumentation auf der Website der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. beschrieben.^[1]

• Darstellung der eingesetzten Hardware und Software mit deren Verfahrensdokumentationen und Testaten.
• Zuständigkeiten, Beschreibung des Kontrollsystems (z. B. Stichproben bei der Digitalisierung, Archivierung und Vernichtung von Papierbelegen).
• Datenschutzmaßnahmen

• Nennung der Verfahrensschritte:

  1. Posteingang und Vorsortierung der Dokumente

  2. Identifikation dieser Belege

     1. digitale Belege
     2. papierhafte, zu digitalisierende (= zu scannende) Belege aa) ohne Belegfunktion (Papierbeleg kann nach der Digitalisierung vernichtet werden) bb) mit Belegfunktion (der Papierbeleg ist im Original aufzubewahren).^[2]
  3. Vorbereitung der zu digitalisierenden papierhaften Belege (z. B. Aufbringen von Barcodeaufklebern)
  4. Digitalisierung papierhafter Belege
  5. Vollständigkeits-/Lesbarkeits- und Plausibilitätskontrolle
  6. Ablage digitaler Belege und von Papierbelegen
  7. Maßnahmen zur Sicherung der Ablage gegen Verlust, Änderung und Untergang
  8. Aufbereitung der Belege für weitere Bearbeitung (z. B. Anbringen der Primanota für Buchung)
  9. Ggf. Weitergabe bzw. Rücknahme von Belegen bei externer Buchung oder Archivierung
  10. Endgültige Archivierung
  11. Vernichtung der originären Papierbelege
  12. Löschung der digitalen Archivbestände
• Beschreibung des Kontrollsystems: Stichproben bei der Digitalisierung, Archivierung und Vernichtung von Papierbelegen

[1] https://www.awv-net.de/fachergebnisse/themenfokus5/musterverfahrensdoku/musterverfahrensdokumentation.html

[2] S. Abschnitt 3.1.