Wolfgang Macht

Bei der Digitalisierung erhaltener Geschäftsbriefe (hier Rechnungen) sind die Randziffern 130 bis 141 der im November 2019 neu gefassten GoBD[1] zu beachten.

Beim bildlichen Erfassen (Scannen, Fotografieren, etc.) wird eine Bilddatei (z. B. PDF, TIF) erstellt. Diese muss

  • mit dem Original bildlich übereinstimmen und
  • farbig sein, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (Minusbeträge in roter Schrift, Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).

Aufkleber (Bar-Codes etc.), die auf den Originalpapierbeleg aufgebracht werden, dürfen keine Informationen verdecken oder unkenntlich machen.

Nach dem bildlichen Erfassen darf nur noch das elektronische Dokument weiter bearbeitet werden (Dateierweiterungen etc.). Die Papierbelege sind der weiteren Bearbeitung zu entziehen. Sofern nach dem Erfassungsvorgang Vermerke auf dem Papierbeleg angebracht werden, muss erneut gescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (Verknüpfung, gemeinsamer Index).

 
Hinweis

Erfassung im Ausland

Wurde eine Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland genehmigt,[2] kann auch dort die bildliche Erfassung erfolgen, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung muss jedoch zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland durchgeführt werden.

[1] Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001.

3.1 Vernichtung von Papierbelegen

Gescannte Papierdokumente können grundsätzlich vernichtet werden. Gewisse Unterlagen sind jedoch im Original aufzubewahren. Z. B.:

  • Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse[1]
  • Unterlagen, die einer elektronisch abgegebenen Zollanmeldung zusätzlich beizufügen sind[2]
  • Wertpapiere und Urkunden[3]
  • Unterlagen, die zur Geltendmachung von Vorteilen bei der Finanzbehörde einzureichen sind und dort einbehalten werden (Spendenquittungen, Steuerbescheinigungen).

Die Entscheidung, welche Belege in Papierform archiviert bzw. zusätzlich bildlich erfasst werden, trägt der Steuerpflichtige.

3.2 Dokumentation des Erfassungsverfahrens nötig

Das Erfassungsverfahren muss dokumentiert werden. Nach GoBD muss mindestens aufgezeichnet werden:

  • wer bildlich erfassen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung,
  • welches Schriftgut bildlich erfasst wird,
  • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
  • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
  • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

3.3 Musterverfahrensdokumentation

Ausführlicher ist eine mögliche Verfahrensdokumentation auf der Website der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. beschrieben.[1]

  • Darstellung der eingesetzten Hardware und Software mit deren Verfahrensdokumentationen und Testaten.
  • Zuständigkeiten, Beschreibung des Kontrollsystems (z. B. Stichproben bei der Digitalisierung, Archivierung und Vernichtung von Papierbelegen).
  • Datenschutzmaßnahmen

  • Nennung der Verfahrensschritte:

    1. Posteingang und Vorsortierung der Dokumente

    2. Identifikation dieser Belege

      1. digitale Belege
      2. papierhafte, zu digitalisierende (= zu scannende) Belege aa) ohne Belegfunktion (Papierbeleg kann nach der Digitalisierung vernichtet werden) bb) mit Belegfunktion (der Papierbeleg ist im Original aufzubewahren).[2]
    3. Vorbereitung der zu digitalisierenden papierhaften Belege (z. B. Aufbringen von Barcodeaufklebern)
    4. Digitalisierung papierhafter Belege
    5. Vollständigkeits-/Lesbarkeits- und Plausibilitätskontrolle
    6. Ablage digitaler Belege und von Papierbelegen
    7. Maßnahmen zur Sicherung der Ablage gegen Verlust, Änderung und Untergang
    8. Aufbereitung der Belege für weitere Bearbeitung (z. B. Anbringen der Primanota für Buchung)
    9. Ggf. Weitergabe bzw. Rücknahme von Belegen bei externer Buchung oder Archivierung
    10. Endgültige Archivierung
    11. Vernichtung der originären Papierbelege
    12. Löschung der digitalen Archivbestände
  • Beschreibung des Kontrollsystems: Stichproben bei der Digitalisierung, Archivierung und Vernichtung von Papierbelegen

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