Elektronische Rechnungen: Vorsteuerabzug sichern, Bußgelder vermeiden

Zusammenfassung

Elektronische Rechnungen berechtigen bereits seit dem 1.7.2011 auch ohne (qualifizierte) elektronische Signatur zum Vorsteuerabzug. Generell werden elektronische Rechnungen und Papierrechnungen seit diesem Zeitpunkt gleich behandelt. Dennoch zögern nach wie vor viele Unternehmen die Umstellung auf eine rein elektronische Rechnungstellung hinaus bzw. stehen dem Empfang elektronischer Rechnungen teilweise kritisch gegenüber. Das im Gesetz genannte innerbetriebliche Kontrollverfahren stellt keine zusätzliche Hürde für den Vorsteuerabzug dar. Allerdings müssen Unternehmen und ihre Berater dafür Sorge tragen, dass elektronisch empfangene Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden, weil Verstöße gegen die Archivierungspflicht über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mit einem Bußgeld geahndet werden können. Was im Einzelnen zu beachten ist, wird nachfolgend erläutert.

1 Problematik

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden die zuvor sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert. Seitdem sind Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich gleich zu behandeln. Obwohl seit Inkrafttreten der "Erleichterungen" für elektronische Rechnungen schon einige Jahre verstrichen sind, gehen insbesondere kleinere Unternehmen teils noch immer recht zurückhaltend mit der Thematik um, weshalb gerade im Mittelstand weiterhin Überzeugungsarbeit zu leisten ist. Dies dürfte sich nicht zuletzt durch die E-Rech-VO alsbald ändern, weil ab Ende November 2020 Rechnungen zu öffentlichen Aufträgen – von wenigen Ausnahmen abgesehen – nur noch elektronisch akzeptiert werden sollen. Generell besteht insbesondere bei vielen kleinen Unternehmen derzeit noch ein Faible für die jahrzehntelang erfolgreich geübte Praxis der Aufbewahrung von Belegen in Papierform – hinzu kommt nach wie vor eine gewisse Verunsicherung hinsichtlich der (steuer-)rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen.^[1] Kleine Unternehmen müssen ohnehin sehr genau prüfen, ob umfassende ECM-Lösungen^[2] für sie unterm Strich wirtschaftlich vorteilhaft sind. Selbst bei der bloßen Umstellung auf eine elektronische Rechnungsübermittlung (ohne generelle Digitalisierung sämtlicher betrieblicher Belege) sehen sich gerade kleinere Betriebe noch vor besonderen Herausforderungen.

Allerdings werden sich viele Unternehmen in der Praxis trotz des bestehenden Zustimmungserfordernisses zum Erhalt elektronischer Rechnungen faktisch nicht dagegen wehren können und deshalb zwangsläufig auch elektronische Rechnungen "verarbeiten müssen".^[3]

[1] Vgl. die Studie: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung – Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017, www.ibi.de, Stand: September 2017.

[2] Enterprise Content Management.

[3] Zu den Problematiken E-Rechnung, GoBD und Tax-Compliance im Umfeld der Zentralregulierung vgl. Groß/Heinrichshofen/Lindgens, UVR 2015, S. 315.

2 Gestaltungsempfehlungen

Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt.^[1] Deshalb müssen sowohl bei Papierrechnungen als auch bei elektronischen Rechnungen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können. Wegen der umsatzsteuerrechtlichen Gleichbehandlung spielt es deshalb auch für den Vorsteuerabzug keine Rolle, ob ein sog. Barbeleg dem Empfänger direkt körperlich übergeben oder aber erstmals (z. B.) als eingescannter Anhang per E-Mail übermittelt wird. Ist Letzteres der Fall, dürfte es sich rein begrifflich um eine elektronische Rechnung handeln, weil eine elektronische Übermittlung vorliegt und die Finanzverwaltung auch die Übersendung von Bilddatei- oder Textdokumenten per E-Mail ausdrücklich als elektronische Rechnung beurteilt.^[2]

[1] § 14 Abs. 1 UStG.

[2] Abschn. 14.4 Abs. 2 UStAE.

2.1 Vorteile des elektronischen Rechnungsversandes

Trotz umsatzsteuerrechtlicher Gleichstellung von Papier- und elektronischer Rechnung stellen sich viele Unternehmen noch immer die Frage, ob sie (ggf. weiterhin) Rechnungen auf herkömmlichem Weg versenden oder (ggf. ausschließlich) elektronisch übermitteln sollen. Spätestens dann, wenn flächendeckend ECM-Lösungen/Dokumentenmanagementsysteme installiert sind, dürfte die Versendung von Papierrechnungen nur noch die Ausnahme darstellen. Bis es soweit ist, kann freilich – vor allen Dingen abhängig von der Unternehmensgröße – noch einige Zeit ins Land gehen. Dennoch liegen die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung auf der Hand:

Bei den Ausgangsrechnungen lassen sich insbesondere Portokosten und weitere mit dem Ausdrucken, Eintüten und Versenden von Rechnungen verbundene Prozesskosten sparen. Ferner können sich eine erhöhte Übermittlungsgeschwindigkeit von Rechnungen und eine bessere Kontrollierbarkeit ihrer Ankunft beim Empfänger positiv auf den Geldfluss auswirken.^[1]

Aber auch auf der Leistungseingangsseite können ggf. erhebliche Kostenvortei...