Elektronische Buchführung im Ausland: Risiko oder Kostenersparnis?

Zusammenfassung

 
Überblick

Grundsätzlich gilt für die Buchhaltung jedes Unternehmens in Deutschland: Die Bücher sind hierzulande zu führen und zu archivieren. Dies gilt nach § 146 Abs. 2 AO zumindest für das Steuerrecht. Handelsrechtlich ist hierzu gesetzlich nichts vorgeschrieben, die Unterlagen müssen allerdings innerhalb einer angemessenen Zeit verfügbar sein.[1] Da immer mehr Unternehmen aber weltweit agieren, sind vor allem größere Konzerne bestrebt, aus organisatorischen oder Kostengründen ihre Buchführungs- und Aufzeichnungsarbeiten zu zentralisieren. Auch mittelständische Unternehmen betrachten jedoch ebenfalls das Thema Buchführung zunehmend unter Kostengesichtspunkten. Eine Alternative ist es, diese Aufgaben zumindest teilweise ins Ausland zu verlagern. Dies ist seit einigen Jahren – unter bestimmten Voraussetzungen – bei der elektronischen Buchführung möglich. Der Gesetzgeber hat in die Abgabenordnung einen Passus eingefügt, der den Unternehmen die Chance bietet, ihre elektronischen Bücher und sonstigen elektronischen Aufzeichnungen im Ausland zu führen und aufzubewahren.[2] Dies gilt in einem besonderen Maße für eine Führung und Aufbewahrung in einem anderen Mitgliedsstaat der EU. Der diesbezügliche § 146 Abs. 2a AO n. F. wurde durch das JStG 2020[3] in das Gesetz eingefügt. Allerdings sind einige Bedingungen zu beachten – und die Papierbelege müssen insbesondere weiterhin im Inland archiviert werden.[4]

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland ist in § 146 Abs. 2a-c AO gesetzlich geregelt. § 146 Abs. 2a AO betrifft hierbei die Verlagerung in einen EU-Staat, § 146 Abs. 2b, c AO die in einen sog. Drittstaat, also einen Staat, der nicht Mitglied der EU ist.

Das Bayerische Landesamt für Steuern (LfSt Bayern) hat mit Schreiben vom 29.1.2021 auf die steigenden Anträge reagiert und Detailfragen zur Verlagerung der elektronischen Buchführung geklärt (S 0316.1.1-3/7 St 43).

Für Fragen im Zusammenhang mit Auswirkungen der Informationstechnologie auf die handelsrechtliche Buchführung sind zudem die Standards des Fachausschusses für IT des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) von erheblicher Bedeutung. Dies gilt insbesondere für die Standards IDW RS FAIT 1,[5] IDW RS FAIT 3[6] und IDW RS FAIT 5.[7]

[1] Störk/Philipps, in Beck'scher Bilanz-Kommentar, 12. Aufl. 2020, § 257 HGB Rz. 18.
[3] Gesetz v. 21.12.2020, BGBl 2020 I S. 3096.
[5] Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie.
[6] Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz elektronischer Archivierungssysteme.
[7] Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Auslagerung von rechnungslegungsrelevanten Prozessen und Funktionen einschließlich Cloud Computing.

1 Elektronische Buchführung ohne Grenzen

Die Voraussetzungen, elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon im Ausland zu führen und aufzubewahren, sind in den vergangenen Jahren erheblich vereinfacht worden.[1]

Inzwischen ist es nicht nur möglich, die Buchführung in andere EU-Staaten und Länder des europäischen Wirtschaftsraums zu transferieren: Grundsätzlich können elektronische Bücher weltweit, also auch in Staaten wie die USA oder die Schweiz, verlagert werden. Unternehmen dürfen laut § 146 Abs. 2b, c AO auch einzelne Teile der elektronischen Buchführung ins Ausland delegieren. Darüber hinaus ist es nicht mehr notwendig, dass eine zuständige Stelle des ausländischen Staats der Verlagerung zustimmt.

Entscheidend ist allerdings nach wie vor der Grundsatz, dass durch das Führen und Aufbewahren der elektronischen Bücher und Aufzeichnungen oder Teilen davon im Ausland die Besteuerung nicht beeinträchtigt werden darf.[2] Hat die Finanzverwaltung Hinweise dafür, dass die Besteuerung des betroffenen Unternehmens beeinträchtigt ist, wird die Bewilligung widerrufen. Wenn das geschieht, muss das Unternehmen seine elektronische Buchführung wieder ins Inland zurückholen.[3]

 
Achtung

Die Verlagerung der "Papierbuchführung" ist nicht möglich

Nur die elektronischen Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon dürfen ins Ausland transferiert werden. Papierunterlagen müssen weiterhin im Inland aufbewahrt werden.[4]

[1] Zur ursprünglichen Gesetzesfassung vgl. Lange/Rengier, Die Verlagerung der elektronischen Buchführung in das Ausland – zur Auslegung von § 146 Abs. 2a und 2b AO, DB 2009, S. 1256.
[2] Insbesondere sind deshalb die GoBD v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001, BStBl 2019 I S. 1269 weiterhin zu beachten.
[3] Klein/Rätke, AO, 15. Aufl. 2020, § 146 AO Rz. 59; Dißars, in Schwarz/Pahlke, AO/FGO, § 146 AO Rz. 42.
[4] Ausdrücklich LfSt Bayern v. 29.1.2021, S 0316.1.1.-3/7 St 43, Tz. 1, HI 114323812.

2 Verlagerung der Buchführung: Die Voraussetzungen

2.1 Schriftlicher Antrag ist Pflicht bei Drittstaat

Unternehmen, die ihre elektronische Buchführung in einem Drittstaat, also einem Staat, der nicht Mitglied der EU i...

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