Einsparpotenziale ausschöpfen und Kosten senken: Kurzfri ... / 5 Kosteneinsparungen in der Informationsverarbeitung

Die IT-Kosten werden in aller Regel als Gemeinkosten behandelt und gelten als relativ fix. Das ist richtig für die traditionelle Kostenbetrachtung. Wenn in herausfordernden Zeiten mit starken Veränderungen im Absatz Kostensenkungspotenzial aufgedeckt werden muss, finden sich auch im Bereich der Informationsverarbeitung Kosten, die vermieden werden können. Unternehmen, die Software nicht kaufen, sondern mieten, zahlen neben einer Grundgebühr oft bereits mengenabhängige Gebühren. Hier erfolgt die Anpassung an das niedrigere Leistungsniveau automatisch. Alle anderen Unternehmen müssen prüfen, wo die sinkende Nachfrage Auswirkungen hat auf die notwendigen Leistungen der IT und inwiefern diese Situation zu Kostensenkungen genutzt werden kann.

Das ist um so dringender, da die IT zu einem der größten Energieverbraucher in der Verwaltung des Unternehmens zählt. In den Rechenzentren wird viel Strom für den Betrieb der Server und anderer Geräte verbraucht. Dabei entsteht große Hitze, die wiederum durch den Einsatz von viel Energie in der Kühlung reduziert werden muss.

5.1 Wartungsverträge an die veränderte Auslastung anpassen

Um die Verfügbarkeit der IT im Unternehmen möglichst auf hohem Niveau zu halten, muss das System technisch auf einem sicheren Stand gehalten werden. Fehler sind so schnell wie möglich zu beseitigen. Dazu werden Wartungsverträge abgeschlossen. Diese basieren in ihrem Umfang auf Anforderungen, die vor der Veränderung im Absatz bestanden haben.

• Durch die geringere Belastung werden an einigen Stellen im Unternehmen Teile der Informationstechnik nicht oder nicht mehr im kritischen Umfang genutzt. Das können Schnelldrucker im Versand oder Scanner in der Fertigung sein. Hier kann die Wartung gestrichen werden, wenn überflüssige Geräte stillgelegt werden.
• Die Wartungsverträge beinhalten in der Regel eine Reaktionszeit des Wartungsanbieters. Auch diese wurde entsprechend einer früheren Belastung vereinbart. In der Fertigung ist die Reaktionszeit nicht mehr ganz so kritisch, wenn dort aufgrund geringerer Produktionsmengen Alternativen möglich sind. Wird die vereinbarte Reaktionszeit verlängert, sinken die Wartungskosten.
• Der zeitliche Rahmen der Verfügbarkeit von Wartungsleistungen kann eventuell verkürzt werden. Wenn z. B. die Nachtschicht nicht mehr gefahren wird, ist auch keine Fehlerbeseitigung in der Nacht mehr notwendig. Die teure 24-Stunden-Vereinbarung kann gekündigt werden.

5.2 Arbeitszeit der IT-Mitarbeiter an die Auftragslage anpassen

Die gleichen Gründe, die für die Reduzierung der Wartungsleistung gelten, gelten auch für die Beurteilung der notwendigen Arbeitszeit der IT-Mitarbeiter. Geringere Beanspruchung durch sinkende Absätze führt auch zu geringerer Nutzung von IT-Systemen und damit zu geringerer Anwenderbetreuung.

• In vielen Unternehmen arbeiten IT-Mitarbeiter zeitversetzt, um die Betreuung der Anwender in einem größeren Zeitfenster sicherzustellen. Ein dafür gezahlter finanzieller Ausgleich kann eingespart werden, wenn die Arbeitszeiten der IT-Mitarbeiter an die üblichen Regelungen angepasst werden.
• Gibt es eine Bereitschaftsregelung, die den Zugriff auf IT-Mitarbeiter außerhalb der regulären Arbeitszeiten der IT-Abteilung sicherstellt, muss diese auf den Prüfstand gestellt werden. Bereitschaftszeiten kosten Geld, das eventuell eingespart werden kann.
• Kann die Arbeitszeit der IT-Mitarbeiter im Büro reduziert werden, sollte auf die Konzentration auf bestimmte gemeinsame Stunden geachtet werden. So können Büros über zusätzliche Stunden unbeheizt und unbeleuchtet bleiben.

5.3 Nicht sofort jede technische Neuerung umsetzen

Die technische Entwicklung in der Informationsverarbeitung ist noch immer ungebrochen enorm. Die Digitalisierung hat mit Macht die Unternehmen erobert. Nicht immer bietet die neueste Generation an Geräten, Netzwerken und Software auch einen wirtschaftlichen Nutzen. In unsicheren Zeiten muss besonders genau geprüft werden, ob sich die Investition lohnt.

• Der Ersatz von Geräten wie z. B. Druckern oder PCs ist in aller Regel nicht technisch bedingt. Der PC wird ausgetauscht, weil das neue Betriebssystem einen schnelleren Prozessor benötigt, der Drucker, um noch mehr Farbe zu bekommen. Wer auf diesen Austausch ohne technische Begründung in Form von Ausfällen verzichtet, kann erhebliche Kosten sparen. Bei der Entscheidung für oder gegen neue Hardware muss immer auch der Energieverbrauch beachtet werden. Neue IT-Geräte verbrauchen in der Regel wesentlich weniger Energie, was zur Senkung von Kosten führt.
• Das neue Betriebssystem mag zwar technologisch anspruchsvoll und für die IT-Mitarbeiter sehr interessant sein. Trotzdem muss nicht sofort das gesamte Netzwerk entsprechend umgestellt werden.
• Softwarewartung beinhaltet auch regelmäßige Updates der Software, typisch für ERP, PPS, CAD und viele andere Anwendungen. Trotz der laufenden vertraglichen Zahlungen sind Updates immer auch mit zusätzlichen Kosten verbunden. Diese können eingespart werden, wenn nicht jedes Update sofort umgesetzt wird..

• Im Rahmen der digitalen Entwicklung sind viele standardisierte Anwendungen und Lösungen entstanden, die bisher von teurer Software erledigt wurde. Auch Speicher- und Ve...