Einkaufscontrolling: Strukturen und Prozesse für realistische Ergebnisse von Planung und ...

Anja Schäfer

Zusammenfassung

Überblick

Da der Wert des eingesetzten Materials maßgeblich das Betriebsergebnis und damit die GuV beeinflusst, ist eine realistische Planung des Materialeinsatzes von großer Bedeutung.
Wie realistisch die Planung des eingesetzten Materials erfolgt, hängt wesentlich von der richtigen Ausgestaltung des Einkaufscontrollings als unabhängige Institution ab.
Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Möglichkeiten der Organisation des Einkaufscontrollings bis hin Darstellung eines optimalen Planungsprozesses. Dabei werden die Aufgaben des Einkaufscontrollings zu den Planungsschritten beschrieben.
In die Darstellung sind dabei nicht die Erfahrungen eines speziellen Unternehmens eingeflossen, sondern die mehrerer mittelständischer Produktionsunternehmen.

1 Optimale Einbindung des Einkaufscontrollings in die Organisation

1.1 Aufgabe des Einkaufscontrollings

Die Kernaufgabe des Fachbereichs Einkauf besteht im Wesentlichen in der Beschaffung von Handelswaren, Rohstoffen, Halbfertigfabrikaten, Investitionsgütern und Dienstleistungen. Dies ist abhängig vom jeweiligen Geschäftsmodell des Unternehmens. Bezogen auf die Prozesse Fachbereich Einkauf ist das Einkaufscontrolling verantwortlich, den Prozesseigentümer bei der Wahrnehmung dieser Kernaufgaben zu unterstützen.

Business Partner für bessere Entscheidungen

Die Aufgabe der Funktion Einkaufscontrolling besteht dabei im Wesentlichen in der Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen. Das Einkaufscontrolling sollte darüber hinaus Business Partner des Einkaufs sein für alle relevanten Controllingprozesse. Dadurch soll dem Entscheidungsträger die Möglichkeit gegeben werden, eine kurzfristige als auch langfristige Ergebnisoptimierung sicherzustellen.

Die kurzfristige Ergebnisorientierung bezieht sich dabei auf die Erhaltung bzw. Verbesserung der Gross Marge durch die Optimierung der Einkaufspreise des eingesetzten Materials.
Die langfristige Ergebnisorientierung soll dabei auch die Wettbewerbsfähigkeit sichern und die Weiterentwicklung und Optimierung der eingesetzten Materialien sicherstellen.

Aus den Aufgaben des Einkaufscontrollings können folgende Controlling-Teilprozesse abgeleitet werden:

Unterstützung bei der jährlichen Planung bezüglich einer anspruchsvollen Zielsetzung, detaillierten und realistischen Planung der einkaufsrelevanten Themen sowie der planerischen Abbildung von potenziellen Maßnahmen im Einkauf und deren Ergebnisauswirkung.
Durchführung von Abweichungsanalysen im Rahmen der monatlichen Berichterstattung und Kommunikation der Auffälligkeiten und Planabweichungen an das Management.
Ableitung von Handlungsempfehlungen und Nachhalten der Maßnahmen.
Analyse der Prognosen bzgl. Plan-Ist Abweichungen und noch zu erzielender Werte bis zum Jahresende bezogen auf das aufgelaufene Ist.
Unterstützung bei der Definition von Einsparpotenzialen und Nachhalten der Ergebnisauswirkung dieser Einsparpotenziale.
Sicherstellung des Informationsflusses vom und in den Einkauf, Richtung zentralem Controlling und Landesgesellschaften im In- und Ausland.
Controlling der vom Einkauf und seinen Aktivitäten generierten Kosten und der damit verbundenen Effizienz der getroffenen Maßnahmen.

Um diese Controlling Teilprozesse effizient und objektiv ausüben zu können, ist es ausschlaggebend, wo das Einkaufscontrolling organisatorisch angesiedelt ist.

1.2 Organisation des Einkaufscontrollings

Zuordnung zum Einkauf dominiert

Bei den meisten Unternehmen ist das Einkaufscontrolling entweder im Einkauf angesiedelt oder im Controlling. Eine Untersuchung über die Organisation des Einkaufscontrollings besagt, dass bei 75 % der befragten Unternehmen ein Einkaufscontrolling durchgeführt wird. Von diesen Unternehmen, die über ein Einkaufscontrolling verfügen, ist bei 61 % der Einkauf für das Einkaufscontrolling verantwortlich und bei 33 % das Controlling. In dem Fall, in dem das Einkaufscontrolling im Einkauf angesiedelt ist, wird die Funktion zu 42 % vom Einkaufsleiter wahrgenommen, und wird somit als Managementaufgabe verstanden, und nur zu 19 % vom Mitarbeiter im Einkauf. Bei Ansiedlung der Funktion im Controlling teilt sie sich fast gleichmäßig auf den Leiter Controlling und die Mitarbeiter im Controlling auf.^{^[1]}

Es gibt verschiedene Organisationsalternativen des Einkaufscontrollings, wobei die folgenden am häufigsten auftreten:

[1] Horváth & Partners, Studie zum "Performance Management im Einkauf", 2011.

1.2.1 Einkaufscontrolling im Einkauf

Häufig wird die Funktion des Einkaufscontrollings vom Einkauf wahrgenommen, überwiegend vom Einkaufsleiter oder auch von einem Mitarbeiter, der i. d. R. Doppelfunktionen ausübt. Die Vorteile sind dabei, dass ein hohes Einkaufsfachwissen besteht und die Schnittstellen zum Einkauf beschränkt werden können. Die Nachteile liegen vor allem in der fehlenden Objektivität bei den Analysen, Planungen und Maßnahmenverfolgung, die sich in subjektiven Darstellungen der erzielten Erfolge des Einkaufs auswirken können.

Abb. 1: Organisatorische Anbindung des Einkaufscontrollings in den Einkauf