Effizienz bleibt wichtig: Unterstützung der Steuerung wi ... / 5 Controlling- und IT-Leistungen kommen aus einer Hand

Informationsbündelung durch das Controlling

Die Bedeutung der Informationstechnologie als eine wesentliche Voraussetzung für ein effektives und effizientes Controlling im Jahr 2015 wird weiter steigen. Das Feld der Business Intelligence wird zur klaren Domäne des Controllings. Die vorgehaltenen und verarbeiteten Informationen gehen dabei deutlich über Kostenrechnungsdaten hinaus. Vielmehr werden Daten aus allen relevanten Unternehmensfunktionen wie Marktdaten, Vertriebsinformationen, Performance-Indikatoren aus der Produktion oder HR-Kennzahlen vom Controlling in managementtaugliche Informationen überführt. Abbildung 4 soll dieses Prinzip verdeutlichen.

Abb. 4: Reporting-Center des Controllings für das Gesamtunternehmen

5.1 Controlling als Gatekeeper zwischen Fachbereichen und IT

Hohe (Re-)Aktions­geschwindigkeit in den IT-nahen Prozessen

Das Controlling wird zum entscheidenden "Gatekeeper" zwischen den fachlichen Reporting-Anforderungen aus dem Geschäft und der Informationstechnologie. Die Aufgabenteilung zwischen dem Controlling und den unternehmensinternen IT-Abteilungen wird sich demzufolge ändern. Klarer Erfolgsindikator für diese Zusammenarbeit ist dabei eine hohe (Re-)Aktionsgeschwindigkeit in allen IT-relevanten Controlling-Prozessen.

Mit erhöhter Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit werden IT-Lösungen – beispielsweise in der Planung oder im Reporting – deutlich besser und schneller durch Mitarbeiter aus dem Controlling-Fachbereich direkt nutzbar. Aufwändige Abstimmungen oder Prozessschleifen mit dem IT-Bereich werden minimiert. Ein Großteil von IT-nahen fachlichen Aufgaben – wie die Durchführung von Änderungen am Datenmodell – wird von der IT-Abteilung in die Controlling-Abteilung "wandern". Beispielhaft für die Unternehmensplanung soll dies durch Abb. 5 deutlich gemacht werden.

Abb. 5: Zukünftige Aufgabenteilung zwischen Controlling und IT bei der Betreuung von Planungssystemen

5.2 Business Intelligence

Business-Intelligence-Kompetenzen im Controlling

Um der weiter zunehmenden Nutzung der Informationstechnologie im Controlling, der Erhöhung der Prozessgeschwindigkeiten und der Übernahme von IT-nahen Aufgaben im Fachbereich gerecht zu werden, müssen verstärkt IT-nahe Kompetenzen in Form von Business-Intelligence-Teams im Controlling-Bereich angesiedelt sein. Diese sind hauptsächlich für den laufenden Betrieb und die Administration der vorhandenen Controlling-Lösungen zuständig.

Daneben lassen sich durch diese Business-Intelligence-Kompetenzen im Controlling neue Anforderungen aus dem Business und dem Fachbereich spezifischer, schneller und kostengünstiger umsetzen. Für Investitionsprojekte zur Implementierung von neuen Controlling-Lösungen wird dies zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor.

5.3 Spezifizierte IT-Systeme

Controlling-Anforderungen treiben IT-Implementierungen und nicht umgekehrt

Spezifikationen – beispielsweise für eine neue Planungslösung – und deren Systemrealisierung werden in Zukunft noch klarer durch das Business und den Fachbereich determiniert. Eine Software-Auswahl und Implementierung durch den IT-Bereich ohne eine intensive Einbeziehung des "Kunden" wird allein schon aufgrund knapper Investitionsbudgets nicht zugelassen.

Die Harmonisierung von Controlling-Lösungen über das Gesamtunternehmen mit seinen verschiedenen, unterschiedlich komplexen und teilweise sehr spezifischen Anforderungen in den verschiedenen Einheiten wird nicht allein durch eine allgemeine IT-Strategie herbeigeführt. Vielmehr sorgt das Controlling durch die Bündelung der fachlichen Anforderungen und der Durchsetzung von Controlling-Standards für eine Reduktion der Komplexitätskosten bei der Auswahl und Einführung neuer IT-Systeme.

Agile Vorgehensmodelle in der Umsetzung

Bei der Implementierung von Controlling-Lösungen werden im Jahr 2015 verstärkt Vorgehensmodelle zum Einsatz kommen, bei denen Konzept und Umsetzung unmittelbar ineinandergreifen. Im klassischen "Wasserfallmodell" schreitet man zunächst von der Analyse zur Erstellung eines Fachkonzepts, aus diesem werden die IT-Spezifikationen abgeleitet, und erst wenn diese implementiert sind, geht man in die Einführungs- und Nutzungsphase über.

Agile Vorgehensmodelle machen die Beendigung einer Phase nicht zwangsläufig zur Voraussetzung für den Start der nächsten Phase. Vielmehr wird das konzeptionelle Design einzelner Module der Lösung ohne zeitlichen Verzug an den Möglichkeiten der IT geprüft. Vergleichbar mit dem Ansatz des "Rapid Prototyping" werden schnell funktionsfähige Lösungen geschaffen.

5.4 Projektteams

Integrierte Controlling- und IT-Teams

Projektteams mit dem Verständnis der unternehmerischen Ziele eines Projekts werden bei Anwendung der agilen Vorgehensweise in der Umsetzung Unnötiges weglassen oder auch einmal unkonventionelle Wege gehen. Implementierungen werden damit zielgenauer, schneller und kostengünstiger. Voraussetzung ist allerdings eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT-Abteilung ab Start eines Projekts. Das Rollenverständnis an dieser Schnittstelle erlangt eine enorme Bedeutung. Abbildung 6 soll dieses Prinzip der Zusammenarbeit verdeutlichen.

Abb. 6: Zukünftige Zusamme...