Die komplexe Taxonomie wird in der operativen Arbeit einfacher umgesetzt, als es zunächst erscheint. Dazu bieten die IT-Systeme im Finanzbereich eigene Module mit einer automatischen Erstellung der E-Bilanz an. Externe Steuerberater können diese Aufgabe über DATEV oder andere Systeme abwickeln. Operativ wird die E-Bilanz in 4 Schritten abgearbeitet.

Schritt 1: Analyse des Buchungsverhaltens

Die aktuelle Buchhaltung wird hinsichtlich der organisatorischen Einheiten in der Taxonomie untersucht. Dabei wird jedem Sachkonto in der Buchhaltung eine Position aus der Taxonomie zugeordnet. Eventuell muss das Buchungsverhalten des Steuerpflichtigen so angepasst werden, dass eine Zuordnung möglich ist (z. B. eine detailliertere Buchung der Erlöse).

Schritt 2: Überleitung aufbauen

Die in der Analyse gefundenen Ergebnisse müssen in einer Überleitung technisch festgehalten werden. Dazu wird eine Überleitung in Form einer digital lesbaren Datei erstellt. Darin wird festgelegt, welches Sachkonto aus dem Unternehmen einer Position in der Taxonomie der E-Bilanz zugeordnet wird. Dieser Vorgang wird von vielen Steuerberatern "Matching" genannt.

Schritt 3: Füllen der E-Bilanz

Die digitale Überleitung wird benutzt, um in einem automatischen Vorgang die E-Bilanz aus der unternehmenseigenen Buchhaltung zu füllen. Der rein technische Vorgang erzeugt einen Datensatz im XBRL-Format, der der gewünschten Taxonomie entspricht. Komfortable Programme zur Überleitung können bereits an dieser Stelle funktionale Kontrollen durchführen. Diese stellen fest, ob alle Mussfelder gefüllt sind, ob Summenfelder korrekt berechnet wurden und ob andere Plausibilitäten eingehalten wurden.

Die Taxonomie legt fest, dass für einige Felder, also einige Konten, weitere Erläuterungen anzufügen sind. Der in manchen Feldbeschreibungen geäußerte Wunsch, diese Erläuterungen zu liefern, sollte erfüllt werden. Sonst kommt es zu Nachfragen und damit zu zusätzlicher Arbeit. Die zusätzlichen Informationen werden in den meisten Fällen in Form eines Kontoauszuges gewünscht und geliefert. Deren Erstellung kann in das automatische Erstellen der E-Bilanz integriert werden.

Schritt 4: Übermitteln der E-Bilanz

Die E-Bilanz in Form des XBRL-Datensatzes wird an die Finanzbehörden übertragen. Dazu wird der Zugang über das Finanzamtsportal ELSTER verwendet. Bei der Übertragung wird eine Kontrolle durchgeführt. Unvollständige Sätze, fehlerhafte Summen und andere technische Ungereimtheiten führen zu einer Fehlermeldung. Die E-Bilanz muss erneut übertragen werden.

Analyse und Aufbau der Überleitung werden theoretisch nur einmal erstellt. In der Praxis der E-Bilanz sind Anpassungen notwendig. Wird in der Buchhaltung ein neues Konto eingerichtet, muss dieses in die Überleitung integriert werden. Wenn die Taxonomie geändert wird, muss diese untersucht werden. Betrifft die Änderung die Überleitung des Unternehmens, muss auch hier eine Anpassung vorgenommen werden.

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