E-Bilanz / 2 Organisation der E-Bilanz

Die E-Bilanz ist im Grunde ein Datensatz, dessen definierte Felder nach einer festen Vorschrift mit Inhalten zu füllen sind.

Die Vorschrift ist eine Taxonomie. Als Standard wird XBRL (eXtensible Business Reporting Language) verwendet. Das ist eine (Programmier-)Sprache, zur Erstellung elektronischer Dokumente im Finanzbereich. Nicht die Sprache wird vom Finanzamt entwickelt, nur die Definition der Felder im Dokument stammt von den Finanzbehörden. Die Taxonomie, also die Definition, ist nicht starr, sie wurde bisher jährlich angepasst. Die jeweils gültige Taxonomie kann online^[1] abgerufen werden. Die Wünsche der Behörden nach detaillierten Informationen werden dabei immer größer.

Hinweis

Unkenntnis hinsichtlich XBRL ist in Ordnung

Nicht jeder Steuerpflichtige muss sich mit XBRL auskennen. Es gibt Anwendungen für IT-Systeme, die den Umgang mit der Taxonomie übernehmen. Diese sind wesentlich anwenderfreundlicher als die Sprache selbst.

Mit wenigen Ausnahmen ist die Definition der Felder, die gefüllt werden müssen, für jeden Steuerpflichtigen identisch. Für einige Branchen (z. B. Banken, Versicherungen) gibt es allerdings eigene Taxonomien. Grundsätzlich gibt es jeweils eine Taxonomie für

• die Stammdaten des Unternehmens,
• die Bilanz und
• die GuV.

Da der Datensatz für alle Unternehmen mit unterschiedlichen Rechtsformen und Kontenplänen gültig ist, muss er Felder für alle möglichen Inhalte anbieten. Die Zahl der Felder in der Taxonomie liegt derzeit bei weit über 9.000. Der Steuerpflichtige muss jedoch nur einen Teil davon ausfüllen, je nach Rechtsform und eigenem Kontenplan. Um die Arbeit mit dieser riesigen Zahl von Feldern zu vereinfachen, unterscheidet bereits das Finanzamt zwischen der Kerntaxonomie, die von allen Unternehmen gefüllt werden muss, und der Branchentaxonomie, die je nach Unternehmensbranche gültig ist.

Abb. 1: Taxonomie (Ausschnitt)

Die meisten Felder bleiben also frei, wenn es in der Buchhaltung des Steuerpflichtigen dazu kein Konto gibt. Handelt es sich um ein Mussfeld, muss das freibleibende Feld mit NIL (Not In List) gefüllt werden. Für einige Inhalte verlangt die Taxonomie dann eine Erläuterung, z. B. in Form eines Kontoauszugs.

Um dem Steuerpflichtigen das Füllen der Felder zu erleichtern, gibt es Auffangpositionen. Diese werden benutzt, wenn z. B. die Aufteilung eines Inhaltes (z. B. Umsatzerlöse) in die von der Behörde gewünschte Detaillierung (z. B. 19 % USt, 7 % USt und 0 % USt) in der Buchhaltung nicht vorhanden ist. Die Buchhaltung muss dann nicht an die Taxonomie angepasst werden. Allerdings wird mit jeder neu veröffentlichten Taxonomie die Zahl der erlaubten Auffangpositionen geringer. Dadurch wird erzwungen, dass die Buchhaltung entsprechende Konten anlegt und detailliert bucht.

Dafür muss das Buchungsverhalten umgestellt werden. Es ist sinnvoll, neue Konten gleich hinsichtlich der Forderungen der E-Bilanz zu organisieren. Eine Umstellung der vorhandenen Konten sollte geprüft werden. Es könnte eine weitgehende Übereinstimmung des eigenen Kontenplans mit der Taxonomie der E-Bilanz erreicht werden. Kosten für die jährliche Umsetzung werden gespart. Gleichzeitig kann die E-Bilanz auch für den Austausch mit anderen Partnern wie Banken oder Wirtschaftsprüfern genutzt werden.

[1] www.esteuer.de