Die Bandbreite der Anwendungen, die im Rechnungswesen digitalisiert werden können, ist sehr weit. Viele einzelne Lösungen werden zum Teil schon seit Jahren genutzt. Ziel muss es sein, die vorhandenen digitalen Lösungen zu ergänzen und miteinander zu verbinden und gleichzeitig für externe Partner Offenheit zu schaffen. Notwendig ist auch eine vollständige Transparenz aller digitalen Anwendungen, damit sie ordnungsgemäß überwacht werden können.

  • Eine digitale IT-Anwendung, mit der die Aufgaben der Buchhaltung und der Kostenrechnung erledigt werden, ist in vielen Unternehmen bereits im Einsatz. Selbst kleine Unternehmen nutzen diese oft unbewusst, wenn die Buchhaltung vom Steuerberater erledigt wird. Denn dieser nutzt immer eine elektronische Anwendung (z. B. von DATEV).
  • Ergänzt werden diese Standardanwendungen durch neue bzw. sich weiterentwickelnde Zusatzanwendungen. So ist der Einsatz einer automatischen digitalen Verbuchung von Bankkontoauszügen fast schon Standard, die digitale Archivierung gewinnt an Bedeutung, eine digitale Rechnungsprüfung erleichtert die Arbeit. Im Bereich des Controllings werden BI-Systeme (Business Intelligence) zur digitalen Verbreitung von Berichten und Kennzahlen eingesetzt.
  • Viele Mitarbeiter im Rechnungswesen nutzen Apps auf den Smartphones nicht nur privat. Aktuelle Ergebnisse werden aus dem Internet abgerufen (Währungskurse, Zinsentwicklung, …).
  • Die Cloud wird nicht mehr nur genutzt, um Daten zu speichern oder Spezialanwendungen abzurufen. Dort werden ganze digitale Anwendungen gespeichert und dezentral zur Verfügung gestellt.
  • Der digitale Rechnungsaustausch bindet Kunden und Lieferanten ein. Banken und Wirtschaftsprüfer erhalten die notwendigen Informationen digital. Der Staat verlangt die Abgabe einer E-Bilanz und hat das Recht auf den digitalen Zugriff auf die Daten im Rechnungswesen.
  • Ziel ist eine möglichst autonome Buchhaltung, in der die Vorgänge aus dem Unternehmen und von extern angestoßen werden, die Daten digital vorhanden sind und ebenso digital verbucht werden und Entscheidungen ohne menschliche Eingriffe erfolgen.

Die Digitalisierung bietet den Unternehmen Vorteile, bringt aber auch Nachteile mit sich. Diese werden durch spezielle Chancen und Risiken im Rechnungswesen ergänzt.

 
Chancen und Risiken der Digitalisierung im Rechnungswesen
  Chancen Risiken
Sicherheit
  • Da viele manuelle Aufgaben entfallen, sinkt die Fehleranzahl durch Falscheingaben.
  • Digitale Abläufe lassen eine vollständige Kontrolle zu.
  • Das Rechnungswesen wird noch abhängiger von der Informationstechnologie.
  • Unbefugte im Netz könnten auf die sensiblen Daten zugreifen.
  • Fehlerhafte Einstellungen führen zu gravierenden Fehlbuchungen.
  • Die gesamte digitale Infrastruktur in Deutschland ist durch terroristische Akte gefährdet.
Zuverlässigkeit
  • Die Qualität der Ergebnisse ist nicht abhängig von der schwankenden Leistung des Menschen.
  • Die Ergebnisse können exakt definiert werden.
  • Viele Ergebnisse haben den Anschein einer hohen Zuverlässigkeit, auch wenn sie auf externen Informationen beruhen.
  • Kompromisse in der Verwendung von Daten für die Digitalisierung können die Ergebnisse verfälschen.
Transparenz
  • Durch die Vorgabe der digitalen Abläufe werden die Prozesse im Rechnungswesen für Außenstehende transparent.
  • Autonom errechnete (Zwischen-)Ergebnisse werden nicht mehr bekannt.
Komplexität
  • Durch reduzierte Wahlmöglichkeiten wird eine Vereinheitlichung von Parametern erreicht.
  • Die Gerechtigkeit steigt, da gleichartige Voraussetzungen, z. B. für die Berechnung von Steuergrundlagen, geschaffen werden.
  • Die Entscheidungen müssen vereinfacht werden.
  • Parameter werden eingeschränkt oder ganz abgeschafft, damit die digitale künstliche Intelligenz sichere Entscheidungen treffen kann.
  • Wahlmöglichkeiten werden reduziert. Es kommt zu Vereinheitlichung unterschiedlicher Unternehmen, Individualität geht verloren.
Geschwindigkeit
  • Die einzelnen Abläufe können digital wesentlich schneller abgearbeitet werden.
  • Die Ergebnisse stehen aktuell und schneller zur Verfügung.
  • Notwendige Informationen aus anderen Abteilungen oder von Extern können schneller beschafft werden.
  • Verarbeitungen können für kleinere Zeiträume und öfter durchgeführt werden.
  • Frühe Ergebnisse verführen zu übereilten Entscheidungen.
  • Immer wieder neue Ergebnisse zu gleichem Thema können überfordern.
Zulässigkeit
  • Für die Buchhaltung geben die offiziellen GoBD und GoBS Sicherheit bei der Prüfung auf Zulässigkeit der digitalen Anwendungen.
  • Immer mehr neue digitale Anwendungen müssen auf die Zulässigkeit für das Rechnungswesen geprüft werden.
  • Die externen Quellen von Daten müssen permanent verifiziert werden.
  • Die GoBD und die GoBS werden nicht immer auf den aktuellen Stand der Technik gehalten, können die digitale Entwicklung bremsen.
Finanzielle Auswirkungen
  • Kosten für die Kommunikation mit internen und externen Partnern werden gespart.
  • Schnellere und bessere Informationen ermöglichen schnellere und bessere Entscheidungen mit Einfluss auf Kosten und Erlöse im Unternehmen.
  • Digitale ...

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