Digitalisierung im Rechnung... / 2 Digitalisierung in der Praxis des Rechnungswesens

Die einzelnen Bereiche im Rechnungswesen sind bereits heute unterschiedlich digitalisiert. Das liegt an den ebenso unterschiedlichen Aufgaben, Abläufen und Anforderungen externer Stellen. So ist es in den Debitorenbuchhaltungen üblich, die im ERP-System erstellten Ausgangsrechnungen auch digital zu verarbeiten. Ausgangsrechnungen werden heute nur noch in Ausnahmefällen manuell verbucht. Im Kreditorenbereich hingegen werden noch immer die Eingangsrechnungen manuell erfasst und ins System gebracht. Digitalität findet sich hier oft nur im Ablauf des Rechnungseingangs, wo die Dokumente als PDF-Anhang an E-Mails das Unternehmen erreichen.

In jedem Bereich finden sich Aufgaben, die bei der Digitalisierung entfallen. Andere Aufgaben gewinnen an Gewicht. Außerdem entstehen neue Aufgaben. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die zu erwartenden Veränderungen in den einzelnen Bereichen des Rechnungswesens durch die zunehmende Digitalisierung.

 
Veränderungen der Aufgaben im Rechnungswesen durch die Digitalisierung
Bereich wegfallende Aufgaben wichtiger werdende Aufgaben neue Aufgaben
Debitorenbuchhaltung
  • manuelle Buchung Ausgangsrechnungen;
  • analoge Ablage;
  • manuelle Buchung Eingangszahlungen;
  • manuelle Aufgaben im Forderungsmanagement;
  • Information diverser Stellen.
  • Stammdatenwartung Debitoren;
  • Buchungslogik steuern.
  • Beobachtung Angebot an digitalen Lösungen;
  • Auswahl, Implementieren und Updates digitaler Anwendungen;
  • Entwicklung eigener digitaler Anwendungen;
  • Schaffung von Schnittstellen;
  • Beschaffung externer und interner Daten;
  • Beurteilung und Verbesserung der Datenqualität;
  • Überwachung der automatischen Ergebnisse;
  • Verarbeitung von Fehlerprotokollen.
Kreditorenbuchhaltung
  • manuelle Buchung Eingangsrechnungen;
  • manuelle Bezahlung;
  • analoge Ablage;
  • manuelle Optimierung;
  • Zahlungen;
  • Information diverser Stellen;
  • Rechnungsprüfung;
  • Zuordnung zu Kostenstellen.
  • Stammdatenwartung Kreditoren;
  • Buchungslogik steuern.
Anlagenbuchhaltung
  • manuelle Buchung Anlagenrechnungen;
  • Bestimmung Nutzungsdauer;
  • Vorschau Abschreibung;
  • Überwachung Abtretung an Bank.
  • Stammdatenwartung Anlagen;
  • Buchungslogik steuern.
Finanzbuchhaltung
  • Abstimmung Haupt- und Nebenbuchhaltungen;
  • Überwachung Fremdkapital (Aufnahme, Tilgung, Sicherheiten);
  • Aufstellung GuV, Bilanz usw.;
  • Übermittlung Daten an Finanzamt;
  • Steuererklärungen;
  • Datenaustausch mit Banken, Prüfern, Ämtern, …
  • Planung Liquidität;
  • Finanzierung;
  • Organisation der Nebenbuchhaltungen;
  • Steuerung der Abläufe.
Kostenrechnung
  • manuelle Umbuchungen;
  • manuelle Kalkulationen;
  • individuelle Berichte.
  • Definition von Daten;
  • Aufbau von Berichten;
  • Abweichungsanalysen;
  • Überwachung von Maßnahmen;
  • Überprüfen von Daten.
  • Suche von Daten (intern, extern);
  • Abstimmung von Dateninhalten;
  • Betreuung der Fachabteilung bei Abruf von Informationen;
  • Entwicklung digitaler Strukturen.
Operatives Controlling
  • individuelle Berichte;
  • manuelle Buchungen.
  • Abweichungsanalysen;
  • Maßnahmen prüfen;
  • Datenqualität verbessern;
  • Steuerung der digitalen Abläufe.
  • Anpassung des Controllings an Digitalisierung;
  • Nutzung vorhandener Daten und Abläufe;
  • Überwachung der automatisierten Ergebnisse;
  • Überwachung der Reaktionen auf Ergebnisse.
Strategisches Controlling
  • manuelle Berechnungen;
  • individuelle Berichte.
  • Planung aller Unternehmensbereiche;
  • Ermittlung Abhängigkeiten;
  • Kontrolle der mittelfristigen Ergebnisse.
  • Verknüpfung interner und externer Stellen;
  • Finden von Planungsinformationen;
  • Finden von digitalen Anwendungen.

Tab. 2: Aufgabenveränderung durch Digitalisierung

Die Identifikation solcher Aufgaben ist verbunden mit den typischen Charakteristika der Arbeiten, die in den Rechnungswesensbereichen erledigt werden:

  • Aufgaben mit einem hohen Anteil an manueller Arbeit werden durch die Digitalisierung wegfallen. Im Rechnungswesen sind das vor allem die vielen manuellen Buchungen. Im Controlling und in der Kostenrechnung kommt noch das Merkmal der Individualität hinzu. Immer wenn Auswertungen oder Berechnungen individuell auf einen Partner abgestimmt werden, wird das durch die Digitalisierung überflüssig. Auch Routinearbeiten wie Abstimmungen oder Aufstellungen von Übersichten, nichts anderes sind die Bilanzen des Unternehmens, werden mit großem Erfolg digitalisiert.
  • Digitalisierung funktioniert nur, wenn die verfügbaren Daten von hoher Qualität sind. Darum werden Aufgaben, die sich mit der Beschaffung und Wartung von Daten befassen, durch die Digitalisierung an Wichtigkeit gewinnen. Zu den Daten gehören laut Definition auch die Parameter, mit denen die digitalen Abläufe gesteuert werden. Dazu werden Tabellen, Grenzwerte und Vorschriften zur Bildung von Schlüsseldaten verwendet. Diese müssen einmal eingerichtet und ständig aktualisiert werden.
 

Praxis-Beispiel

Umsatzsteuer: Zur Steuerung müssen Tabellen erstellt werden

Bei jeder Fakturierung muss Umsatzsteuer berechnet werden. Der dazugehörige Umsatz und die entsprechende Steuer müssen auf separaten Konten in Abhängigkeit von dem Steuersatz verbucht werden. Daher gibt es eine Tabelle, mit deren Hilfe aus Kund...

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