Digitalisierung im Rechnung... / 7 Ein Praxisbeispiel

Der Internetversandhändler, der seit einigen Jahren hochwertiges Holzspielzeug verkauft, ist in den letzten Monaten sehr erfolgreich gewesen. Die Bestellungen sind stark angestiegen. Technisch konnten auch alle Kunden schnell bedient werden. Leider kam es dennoch zu Lieferverzögerungen. Diese waren bei den von schneller Lieferung verwöhnten Kunden sehr unbeliebt, was zu Stornierungen und Ärger geführt hat. Der Ursache der Verzögerungen lag in der Buchhaltung.

Um Kosten zu sparen, nutzt der Händler keine Zahlungsdienstleister wie PayPal oder Kreditkarten. Er verkauft nur gegen Vorkasse, die per Überweisung erledigt wird. Der starke Anstieg an Bestellungen hat auch einen starken Anstieg der Geldeingänge auf dem Konto des Unternehmens bewirkt. Online-Banking wird schon seit vielen Jahren genutzt. Die Freigabe der Lieferung erfolgt anhand des Geldeinganges, der auf dem Kundenkonto verbucht wird. Diese Verbuchung erfolgte bisher manuell anhand des Kontoauszuges, leider aufgrund der vielen Geldeingänge zeitlich verzögert und immer öfter auch fehlerhaft.

Die im Internetverkauf wichtige Bewertung des Anbieters sank durch negative Beurteilung signifikant, dies allein aufgrund der langen Lieferzeiten und mancher Fehllieferungen in den letzte Monaten. Die Erwartungen der Kunden bzgl. der Lieferzeiten konnten nicht erfüllt werden. Wegen der hohen Kosten und der gefühlten Unsicherheit der Zahlungsdienstleister schieden diese als schnelle Zahlungsvermittler aus. Der Buchungsablauf in der Buchhaltung musste beschleunigt werden. Den Hinweis auf die mögliche automatische Verbuchung der Kontobewegungen gab die Bank, die um Erfahrungen von anderen Bankkunden gebeten worden war.

Eine kurze Prüfung ergab, dass mit einer vertretbaren individuellen Ergänzung das eingesetzte ERP-System in der Lage war, die digitalen Standardkontoauszüge zu verarbeiten. Der Ablauf wurde zum großen Teil automatisiert:

  • Zweimal am Tag, gegen Mittag und in der Nacht, werden die Kontoauszüge über das Online-Banking abgerufen und aus den Empfangsdaten eine Standarddatei erstellt. Das geschieht automatisch.
  • Ebenfalls automatisch schließt sich daran die sofortige Verbuchung der Bewegungen an, die dann das Debitorenkonto sofort erreicht.
  • Gleichzeitig wird der Auftrag des Kunden im ERP-System freigeschaltet, so dass er im Lager verarbeitet werden kann.
  • Als erste Aufgabe am Morgen und als letzte Aufgabe am Abend überprüft der Buchhalter die Fehlerkonten, auf denen alle nicht zuzuordnenden Zahlungen gebucht werden. Erkennt er dort Zahlungseingänge werden diese sofort geklärt und manuell nachgebucht.
  • Wenn die Lagermitarbeiter am Morgen die Arbeit beginnen oder wenn sie am Mittag aus der Pause kommen, sind alle aktuell bezahlten Aufträge bekannt und können abgearbeitet werden.

Voraussetzung für eine effiziente Arbeit mit diesem System ist es, dass im Verwendungszweck der Überweisung die Bestellnummer aus dem Onlineshop angegeben ist. Darauf wird der Käufer bei der Bestellung im Onlineshop mehrfach hingewiesen. Fehlt die Bestellnummer landet die Buchung auf dem Fehlerkonto und wird dort noch am gleichen Tag korrigiert. Damit konnte die Wartezeit bis zur Freigabe der Aufträge um einen Tag verkürzt werden. Der Zeitgewinn ist jedoch wesentlich höher, wenn in Saisonzeiten, z. B. zu Weihnachten, sehr viele Bestellungen eingehen. Gleichzeitig ist die Zahl der Fehler, die durch eine falsche Zuordnung einer Zahlung zu einem Auftrag entstanden sind, auf null zurück gegangen.

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