Digitalisierung im Rechnungswesen: Informationsaustausch mit Steuerberater, Wirtschaftsprüfer sowie Banken (Buchhaltung, Kostenrechnung)

Zusammenfassung

 

Überblick

Die Buchhaltung steht nicht für sich allein, sie ist mit vielen Kontakten in eine heterogene Welt eingebunden. Und diese wird mehr und mehr digital. In naher Zukunft werden traditionelle Kommunikationswege gekappt, neue Technologien zum Austausch von Informationen müssen auf beiden Seiten eingesetzt werden. Um einfach, schnell, sicher und kostengünstig mit den Partnern kommunizieren zu können, muss auch die Buchhaltung Informationen digital austauschen.

Selbstverständlich kann das Unternehmen versuchen, die Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Behörden oder Banken zu zwingen, weiterhin analoge Formen der Information zu akzeptieren. Das gelingt nicht immer. Wenn der Partner die größere Macht besitzt, wird er seine Vorstellungen durchsetzen. So ist es z. B. bei vielen Behörden schon heute gar nicht mehr möglich, Meldungen oder Anträge analog zu stellen. Die anderen Partner werden auch nicht bereit sein, die Nachteile der analogen Kommunikation über längere Zeit zu tragen.

Unternehmensinterne Partner der Buchhaltung, z. B. die Kostenrechnung, werden über interne Kommunikationswege mit Daten aus der Buchhaltung versorgt. Es werden z. B. Strukturen des ERP genutzt. Dieser Informationsaustausch ist so digital, wie es das Unternehmen sich wünscht. Beim Informationsaustausch der Buchhaltung mit externen Partnern, also den Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Behörden oder Banken wird der Druck groß. Moderne Informationswege mit allen Vorteilen nicht nur auf der Partnerseite sollen genutzt werden.

1 Der traditionelle Informationsaustausch

Die externen Partner verwenden für ihre Arbeit Daten und Informationen aus dem Unternehmen. Diese werden in der Buchhaltung als Ergebnis der eigenen Arbeit aufbereitet. Dabei gibt es eine große Bandbreite möglicher Themen, die für Externe interessant sind.

 

Praxis-Beispiel

Partner und Informationen

Die Art der gewünschten Informationen aus der Buchhaltung hängt selbstverständlich ab vom Partner selbst und der Aufgabe, die mit den Informationen erledigt werden sollen. Hier einige Beispiele.

 
Partner Information Aufgabe
Steuerberater / Wirtschaftsprüfer Bilanz, GuV Aufbereitung Jahresabschluss, Prüfung
Berechnung Rückstellungen Prüfung
Bewertung Vorräte Prüfung
Darlehensverträge Grundlage zur Prüfung von Bilanzwerten
Kontenplan Zuordnung der Buchungen für Prüfung
Summen/Saldenlisten Zusammenfassen für E-Bilanz, Prüfung
Buchungsjournale Prüfung, Verarbeitung
Anlagenspiegel Prüfung
Bewertung der Anlagen Prüfung
Behörden statistische Meldungen Verarbeitung
Intrastat-Meldung Verarbeitung
Steueranmeldungen (USt., …) Verarbeitung
Erstattungsanträge Verarbeitung
Förderanträge Verarbeitung
Banken Bilanz, GuV Rating, Prüfung Liquidität
Bestandlisten Überwachen Sicherheiten, Rating
Forderungslisten Überwachen Sicherheiten, Rating
Anlagespiegel Überwachen Sicherheiten, Rating
Budget, Planung Rating, Prüfung Liquidität
Kaufverträge, Rechnungen Bewertung und Überwachung Sicherheiten

Tab. 1: Beispielhafte Informationen und Anwendungen

Grundsätzlich spielt es keine Rolle, warum die Informationen verlangt werden, wenn die Abläufe betroffen sind. So verlangen die Behörden digitale Kommunikation, um deren eigene Abläufe zu verbessern. Die anlogen Abläufe sind abhängig davon, welche Informationsart verlangt wird.

Daten aus der Buchhaltungsanwendung

Es geht um Informationen, die sich aus der eigentlichen Buchhaltungsarbeit ergeben. Das sind Bilanz, GuV, Anlagenspiegel, Summen-/Saldenlisten, Journale. Aber auch Budget und kurzfristige Planungen gehören dazu.

  1. Der Start des Ablaufs ist die Anforderung der Informationen vom Empfänger oder das Erreichen eines vereinbarten Termins.
  2. Die gewünschten Informationen werden ausgedruckt. Dabei spielt die IT-Anwendung für die Buchhaltung eine Rolle.
  3. Die analogen Informationen werden an den Empfänger verschickt.
  4. Der Vorgang wird dokumentiert.

Listen

Lagerlisten und Forderungslisten können aus dem ERP-System heraus erstellt werden. Oft ist einmalig das Listendesign mit dem Empfänger abgestimmt und im IT-System eingerichtet worden.

  1. Der Start des Ablaufs ist die Anforderung der Informationen vom Empfänger oder das Erreichen eines vereinbarten Termins.
  2. Die Listen sind in vielen Fällen bereits für andere Zwecke vorhanden und müssen kopiert werden.
  3. Die Listenausdrucke werden an den Empfänger verschickt.
  4. Der Vorgang wird dokumentiert.

Wertermittlungen

Die Berechnungen von Rückstellungen oder die Bewertungen von Vorräten und Anlagen werden anlassbezogen erstellt, spätestens zum Jahresabschluss. Sie sind also vorhanden. Das gilt auch für Rechnungen, die z. B. von der Bank für die Prüfung einer Investition angefordert werden.

  1. Die Dokumente werden im laufenden Geschäft erstellt.
  2. Die Dokumente werden abgelegt.
  3. Der externe Partner fordert eine Information an.
  4. Die gewünschten Dokumente werden kopiert.
  5. Die analogen Informationen werden an den Empfänger verschickt.
  6. Der Vorgang wird dokumentiert.

Verträge

Darlehensverträge, Kaufverträge oder sonstige Vereinbarungen werden im Tagesgeschäft erstellt, unterschrieben und abgelegt.

  1. Die V...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Finance Office Professional. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Finance Office Professional 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Artikel.


Meistgelesene beiträge