Digitalisierung im Rechnung... / 5 Die Umsetzung des digitalen Informationsaustausches

Die notwendigen Schritte zum digitalen Informationsaustausch sind aufgrund der bereits mehrfach beschriebenen Vielfalt von Lösungen sehr individuell. Die grobe Vorgehensweise bei der Umsetzung ist jedoch vergleichbar.

  1. Im ersten Schritt werden das Kommunikationsverhalten und der Austausch von Informationen mit externen Partnern analysiert. Der Anstoß ist vielfach der Wunsch eines oder mehrerer Informationsempfänger nach einem digitalen Weg. Festgestellt wird das Potenzial an Informationen, die digital ausgetauscht werden könnten.
  2. Aus den möglichen Informationsbeziehungen werden die Partner und Inhalte ausgesucht, die umgesetzt werden sollen. Dabei spielt neben der technischen Machbarkeit vor allem der Gesamtvorteil eine Rolle bei der Beurteilung.
  3. Die Formate der Dokumente und die Vorgehensweise bei der Kommunikation werden mit den Partnern abgestimmt.
  4. Die Formate der Dokumente und die Vorgehensweise bei der Kommunikation werden mit der IT-Abteilung abgestimmt.
  5. Die Abläufe werden im Team der IT und der Buchhaltung festgelegt und beschrieben.
  6. Eventuell notwendige Berechtigungen und Anwendungen für die Buchhalter werden eingerichtet.
  7. Die Mitarbeiter der Buchhaltung werden mit den Abläufen vertraut gemacht und in der Nutzung der digitalen Anwendungen geschult.
  8. Der digitale Informationsaustausch wird mit ausgewählten Partnern und Dokumenten getestet.
  9. Bei erfolgreichem Test werden die Abläufe für alle Dokumente und Partner freigegeben.

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