Digitalisierung im Rechnung... / 3 Chancen und Risiken

Viele Lösungen im Informationsaustausch der Buchhaltung mit externen Partnern haben schleichend den Anschein von Digitalisierung angenommen. Die Forderung Externer nach digitalen Informationen hat vielfach dazu geführt, dass digitale Daten ausgedruckt und dann wieder digitalisiert werden, um den Scan in Form einer PDF verschicken zu können. Eine solche Lösung verursacht mehr Kosten für den Ablauf als ein rein analoges Vorgehen. Die besten Chancen ergeben sich durch eine grundlegende Analyse des Potenzials für digitalen Informationsaustausch der Buchhaltung mit externen Partnern. Dabei werden die Chancen und Risiken, die Vor- und Nachteile genau ermittelt.

Die Risiken beim digitalen Informationsaustausch

Die Nachteile der Nutzung digitaler Technik für den Informationsaustausch der Buchhaltung mit externen Partnern sind überschaubar:

  • Selbstverständlich muss die digitale Technik vorhanden sein. Dieser Nachteil ist gering, da in den meisten Fällen vorhandene bewährte IT-Technik genutzt wird. Nur in Ausnahmefällen wird eine neue Buchhaltungsanwendung, ein neues Dokumentenmanagementsystem, ein neues Kommunikationsprogramm oder eine zusätzliche Berechnungstabelle benötigt. Die so entstehenden Kosten können vernachlässigt werden.
  • Zusätzliche externe Zugriffe durch den Partner müssen über zusätzliche Lizenzen für die jeweilige Anwendung ermöglicht werden. Ob noch freie Kapazitäten vorhanden sind, muss individuell geprüft werden, sonst entstehen Kosten.
  • Der Zugriff auf die digitalen Informationen der Buchhaltung muss durch ein aktuelles und leistungsfähiges Berechtigungssystem geschützt werden. Das gilt nicht nur für direkte Zugriffe externer Partner. Auch intern müssen solche Sammlungen von digitalen Dokumenten geschützt werden. Vor allem die Wartung eines solchen Berechtigungssystems verursacht laufende Kosten.
  • Der Informationsaustausch mit externen Partnern muss dokumentiert werden, um die Erfüllung der Anforderungen nachweisen zu können. Analog geschieht dies durch eine Papierkopie der verschickten Dokumente. Digital muss die Kommunikation mit den digitalen Inhalten dokumentiert werden. Vor allem bei automatisierter Erledigung oder direktem Zugriff durch Externe sind dazu IT-Lösungen notwendig.

Die Chancen der digitalen Wege

Die Vorteile sind je nach bisherigem manuellem Aufwand sehr unterschiedlich zu bewerten:

  • Der digitale Informationsaustausch erlaubt ein hohes Maß an Automatisierung. Das spart wesentliche Arbeitszeit.
  • Der Automatismus, der bei der digitalen Version erreicht werden kann, vermeidet Fehler und verhindert das Vergessen wichtiger Abgabetermine.
  • Die Zeit für die analoge Aufbereitung und die Versandzeit entfallen. Dadurch können die Inhalte aktueller sein.
  • Versandkosten (Papier, Verpackung, Porto) entfallen.
  • Die Beurteilung des Unternehmens in den Augen der Partner wird besser, wenn anstelle veralteter analoger Kommunikationswege ein digitaler Informationsaustausch möglich wird.
  • Die Vereinfachung der Weiterverarbeitung durch den Partner verbessert die Beziehungen zwischen der Buchhaltung und den Informationsempfängern.

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