Digitalisierung im Rechnungswesen: Grundlagen für den elektronischen Datenaustausch (EDI)

Zusammenfassung

 

Überblick

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, die Rechnungen nicht mehr in Papierform sondern als digitale Datei zu verschicken. Noch mehr Vorteile kann sich die Buchhaltung sichern, wenn der Datenaustausch mit Kreditoren und Debitoren nicht mehr in Papierform oder in einer unveränderlichen PDF erfolgt. Es werden gleich digitale Datensätze übertragen, aus denen die Informationen elektronisch entnommen werden können. Diese Idee ist nicht neu. Schon seit vielen Jahren können Geschäftspartner Dokumente von der Bestellung über den Lieferschein bis zur Rechnung, Gutschrift oder Bonusabrechnung digital austauschen. Der dafür notwendige Standard, EDI, existiert schon seit Jahrzehnten. Noch ist nicht entschieden, ob dieser Standard im Umfeld von Industrie 4.0 durch weitergehende Vereinbarungen überflüssig wird oder ob er sich behauptet. Noch ist diese Entscheidung in weiter Ferne und die Buchhaltung kann versuchen, mit EDI Vorteile aus der Digitalisierung zu ziehen.

1 Grundlagen

Wenn zwei Partner Daten austauschen wollen, müssen sich Sender und Empfänger über die verwendeten Strukturen und Definitionen einigen. Das macht Sinn, wenn zwei große Einheiten zusammen arbeiten. Wenn viele unterschiedliche Sender und Empfänger mit einem Unternehmen digitale Inhalte teilen wollen, kommt es zu vielen bilateralen Vereinbarungen. Das verursacht einen unerträglichen Aufwand, der im Einzelfall nicht mehr wirtschaftlich ist. Jede Schnittstelle zu den Partnern müsste einzeln vereinbart, erstellt, gewartet und gefüllt, bzw. geleert werden.

Um diesen Aufwand zu sparen und den elektronischen Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern wirtschaftlich möglich zu machen, gibt es bereits seit vielen Jahren einen Standard: EDI (Electronic Data Interchange). Er wurde geschaffen, um den analogen Austausch von Papierdokumenten überflüssig zu machen. Das gilt für viele Abteilungen, für den Einkauf, die Logistik, den Versand und ganz besonders die Buchhaltung. Dort können Standarddokumente wie Rechnungen, Gutschriften, Belastungsanzeigen usw. digital erstellt, versendet und verarbeitet werden.

 

Hinweis

Abgrenzung zur digitalen Rechnung im PDF-Format

Die wachsende Nutzung der digitalen Rechnung, die als PDF per Mail an den Empfänger geschickt wird, ist nicht zu vergleichen mit einem Datenaustausch per EDI. Die PDF-Rechnung ist das digitale Abbild einer sonst üblichen analogen Papierrechnung, das elektronisch erzeugt wird. Inhalte wie Artikel, Preise oder Steuern können nicht aus der Datei selbst sondern nur aus dem Bild entnommen werden. Auch wenn es dazu Leseprogramme gibt, existiert ein wesentlicher Unterschied zu EDI. Dort werden Datensätze erzeugt, die in genauer Struktur definierte Inhalte haben. Diese könne digital ausgelesen und beim Empfänger elektronisch verarbeitet werden.

 

Hinweis

Späte Verbreitung

EDI existiert bereits seit vielen Jahren. Warum ist es noch nicht so weit verbreitet, dass es allgemein bekannt ist? Um die Vorteile von EDI zu nutzen, müssen einige Voraussetzungen beim Sender und beim Empfänger erfüllt sein. Die Kosten dafür sinken derzeit massiv. Bisher hat es sich nur für große Partner gelohnt, die notwendigen Investitionen zu tätigen. Dort kennt die Buchhaltung Struktur und Arbeitsweise von EDI. Dort werden auch bereits viele Vorteile von EDI genutzt.

2 Der manuelle Prozess

Die Buchhaltung kann sowohl Sender als auch Empfänger von Dokumenten im EDI-Format sein. Einbezogen sind nicht nur Rechnungen (Eingang und Ausgang) sondern auch Gutschriften, Belastungsanzeigen oder Zahlungsavise. In diesem Beitrag erfolgt eine Beschränkung auf die Rechnungen.

2.1 Ablauf Rechnungsausgang

Der übliche Ablauf in der Fakturierung enthält aufwändige manuelle Arbeit an vielen Stellen. Diese wird durch die Digitalisierung des Rechnungsdrucks, also der Erstellung eines PDF, bereits wesentlich reduziert.

  1. Erstellen der Fakturadaten: Die Grundlage der Rechnungsschreibung sind die Fakturadaten. Sie enthalten Informationen über den Auftrag und die Lieferungen, die berechnet werden sollen. Sie werden in der Regel in einem ERP-System oder einer Warenwirtschaft durch die IT-Anwendungen bereitgestellt.
  2. Fakturierung: Bei der Rechnungsschreibung werden die Fakturadaten in Rechnungssätze umgewandelt. Diese werden zu einer Rechnung verarbeitet. Die Rechnung wird erstellt. Dabei gibt es im Ablauf selbst keinen Unterschied zwischen einer Papierrechnung oder der digitalen Rechnung in Form eines PDF.
  3. Prüfung: Das Ergebnis der Faktura wird geprüft. Das kann anhand der Papierrechnungen erfolgen oder durch die Prüfung von Journalen.
  4. Verbuchung: Die bei der Fakturierung erstellten Datensätze werden in der Buchhaltung verbucht. Das geschieht meist durch Verarbeiten eines digitalen Journals, das bei der Fakturierung erstellt wurde.
  5. Versand: Die Rechnungen werden versandt. Papierrechnungen verursachen einen hohen Aufwand für Kuvertierung, Frankierung und Postversand. Digitale PDF-Rechnungen werden per Mail verschickt.

2.2 Ablauf Eingangsrechnung

Auch beim Rechnungseingang kommen immer mehr Rechnungen als digitale Datei ins Unternehmen. Die weitere Verarbeitung u...

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