Digitalisierung im Rechnungswesen: Elektronischer Rechnungseingang (Kreditoren)

Zusammenfassung

 

Überblick

Die Anzahl der elektronischen Eingangsrechnungen nimmt deutlich zu. Immer mehr Lieferanten wollen die Vorteile eines elektronischen Rechnungsausgangs nutzen. Grundsätzlich verursacht das für den Rechnungsempfänger in der Kreditorenbuchhaltung einen zusätzlichen Aufwand. Denn die digital eingehenden Rechnungen werden ausgedruckt und dann weiter wie eine Papierrechnung bearbeitet. Diese weit verbreitete Vorgehensweise zeigt, dass in vielen Buchhaltungen die Vorteile der Digitalisierung im Rechnungswesen noch nicht vollständig erkannt worden sind.

Wenn die Eingangsrechnungen schon digital in der Buchhaltung ankommen, sollte versucht werden, daraus mit weiterer digitaler Verarbeitung möglichst Vorteile zu realisieren. Ein Medienbruch ist zu vermeiden. Das Gewinnen der Vorteile der Digitalisierung in der Kreditorenbuchhaltung ist mit Überlegungen und Veränderungen verbunden. Der Erfolg dieser Bemühungen besteht in einem kostengünstigen, sicheren und schnellen Ablauf für die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen.

1 Der manuelle Ablauf

Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen entweder in Papierform durch die Post oder digital im Mailanhang mit anschließendem Medienbruch, weil der digitale Inhalt ausgedruckt wird. Das Fax stellt eine ebenso zulässige Form des Rechnungseingangs dar, spielt aber aktuell keine große Rolle mehr in den Kreditorenbuchhaltungen deutscher Unternehmen.

  1. Die Eingangsrechnung erreicht im manuellen Ablauf das Unternehmen in Papierform. Elektronische Eingangsrechnungen werden ausgedruckt.
  2. Die Papierrechnung wird mit Freigabeinformationen versehen. Dazu werden Stempel oder angehängte Formulare verwendet.
  3. Die Eingangsrechnung wird zu den Stellen im Unternehmen transportiert, die eine Bezahlung dieser Rechnung freigeben müssen. Das können auch mehrere Stellen für eine Rechnung sein. Dann muss jeweils ein Weitertransport organisiert werden.
  4. Die Rechnung mit den Freigabeinformationen wird zurück zur Kreditorenbuchhaltung transportiert.
  5. Die Rechnung wird auf korrekte Freigabe (Personen, Inhalte, Datum) geprüft. Bei fehlerhaften Angaben erfolgt erneut ein Transport zur freigebenden Stelle.
  6. Die notwendigen Informationen zur Eingangsrechnung (Kreditor, Bestellung, Wareneingangsbeleg …) werden der Rechnung zugeordnet.
  7. Der Rechnungseingang wird verbucht.
  8. Die Rechnung wird abgelegt.

In der Praxis kostet dieser manuelle Ablauf viel Zeit, die vor allem bei der notwendigen Einhaltung von Skontofristen nicht immer vorhanden ist. Außerdem beklagen die Buchhalter, dass der Prozess außerhalb ihrer Kontrolle abläuft. Sie haben keinen Einfluss auf und keine Informationen über den aktuellen Stand der Bearbeitung.

2 Der digitale Ablauf

Der digitale Ablauf des Rechnungseingangs gilt für die Dokumente, die das Unternehmen digital erreichen. Die Anzahl elektronischer Eingangsrechnungen könnte erhöht werden, indem eingehende analoge Rechnungen gescannt und somit digitalisiert werden. Das macht wirtschaftlich Sinn, wenn der Ablauf der Rechnungsprüfung vollständig digitalisiert wird. An dieser Stelle ist jedoch nur von der kleineren Version, der Nutzung bereits digital eingehender Rechnungen, die Rede.

  1. Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen über elektronische Kommunikationswege in digitaler Form. Meist handelt es sich um ein PDF-Dokument, das an einer E-Mail hängt.

     

    Hinweis

    Zulässigkeit

    Der Gesetzgeber hat diese Form der elektronischen Rechnungsstellung als zulässig anerkannt, nachdem zunächst sehr strenge Regeln an die digitale Eingangsrechnung gestellt wurden (Verschlüsselung, Speicherung). Zurzeit ist es ausreichend, wenn die empfangene digitale Datei aufbewahrt und eine Prüfung der Rechnungsinhalte mit kaufmännischer Sorgfalt durchgeführt wird, um die umsatzsteuerliche und gewinnmindernde Funktion der Rechnung zu erhalten. Diese Bedingungen sind einfach zu erfüllen.

  2. Die elektronische Eingangsrechnung wird im Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert und verschlagwortet. Dieses DMS kann auch eine einfache Lösung über Excel sein.
  3. Die Rechnung wird über elektronische Wege in digitaler Form an die Stellen geschickt, die eine Freigabe erteilen müssen. Sind das mehrere Stellen, kann dies auch parallel geschehen.
  4. Die Freigabedaten werden elektronisch mit dem Dokument verknüpft und elektronisch an die Kreditorenbuchhaltung geschickt. Eine Prüfung durch die Buchhaltung findet nicht statt, da die Daten aufgrund hinterlegter Regeln bereits bei der Erfassung geprüft wurden.
  5. Die Rechnungsinformationen werden mit der Rechnung verbunden. Das kann aufgrund von Schlagworten mit starker IT-Unterstützung geschehen.
  6. Die Rechnung wird verbucht. Auch hier können die digital vorliegenden Informationen zu einem Buchungsjournal verarbeitet und dem Kreditorenbuchhalter vorgeschlagen werden.

In diesem digitalen Ablauf entfallen vor allem die analogen Transportwege zwischen Buchhaltung und den freigebenden Stellen. Zusatznutzen entsteht, wenn die Schlagworte aus dem DMS zur Unterstützung der Buchungsarbeit verwendet werden können.

3 Chancen und Risiken des elektronischen Rechnungseingangs

Die Vorteile der digitalen Verarbe...

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