Digitalisierung im Rechnungswesen: Elektronischer Rechnungsausgang (Debitoren)

Zusammenfassung

 

Überblick

Auch die Buchhaltung kann sich der Forderung nach einer effizienteren Arbeitsweise nicht verschließen. Dieser Forderung jedoch nachzukommen, vor allem durch die Nutzung von Digitalisierungsoptionen, verweigert sie sich häufig. Dabei ist sie mit allen anderen Unternehmensbereichen vergleichbar. Es gibt im externen Rechnungswesen noch immer eine Vielzahl von Abläufen, die durch einen wesentlichen Anteil manueller Arbeit geprägt sind. Das ist ein wichtiges Zeichen dafür, dass durch Digitalisierung dieser Abläufe ein Mehr an Effizienz und Qualität erreicht werden kann.

Der Vorgang der Fakturierung ist ein typisches Beispiel. Die Rechnungsschreibung liefert in der Debitorenbuchhaltung die Grundlage für die Verbuchung der Erlöse und der Überwachung der Zahlungseingänge. Der dafür notwendige Ablauf beinhaltet in vielen Unternehmen noch immer den Druck der Rechnung auf Papier und den analogen Postversand zum Rechnungsempfänger. Das bietet Optionen nicht nur für die Einsparung manueller Arbeit durch den digitalen Versand der Ausgangsrechnungen. Interne Kosten können zusätzlich durch die Integration der digitalen Rechnungen in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) reduziert werden. Die Digitalisierung ist nicht ohne Engagement und Risiken zu haben. Eine gründliche Vorbereitung macht die Nutzung der digitalen Möglichkeiten beim Rechnungsausgang jedoch einfach und sicher.

1 Der traditionelle Weg

Die Suche nach den Vor- und Nachteilen und nach den notwendigen Voraussetzungen einer Digitalisierung beginnt mit der Untersuchung des bisherigen Ablaufes. Hier gibt es die größten Chancen für die Identifikation von Schätzen, die mit einer weitergehenden Digitalisierung gehoben werden können. Der traditionelle Ablauf der Fakturierung wird in den meisten Unternehmen aus den folgenden Arbeitsschritten bestehen.

Daten

Die Informationen für die Fakturierung stammen aus dem Verkauf und dem Versand. Hier werden die Aufträge erfasst, die wiederum Voraussetzung sind für den Versand der Waren. Aus den dabei entstehenden Lieferscheinen und den dazu gehörigen Auftragsinformationen kann in der Debitorenbuchhaltung die Fakturierung erfolgen.

 

Hinweis

Digitale Daten sind Voraussetzung

Die genannten Daten aus dem Verkauf und dem Versand müssen bereits digital vorliegen, damit darauf sinnvoll eine digitalisierte Fakturierung aufbauen kann. In den meisten Unternehmen gibt es dazu digitale Daten aus der Warenwirtschaft, die an die Buchhaltung übergeben werden können. Ist das nicht der Fall, muss vor dem Beginn der Digitalisierung in der Buchhaltung eine digitale Verfügbarkeit hergestellt werden. Es muss also eine elektronische Warenwirtschaft installiert werden. Erst dann macht es Sinn, über eine digitale Rechnungsschreibung nachzudenken.

Rechnungserstellung

Aus den digitalen Daten der vorgelagerten Bereiche werden in der Buchhaltung analoge Rechnungen auf Papier erzeugt. Das kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen.

  • Selten noch wird die Rechnung manuell geschrieben. Dazu werden die Informationen manuell in ein Formular übertragen. Textverarbeitungsprogramme oder Excel-Lösungen zur Fakturierung können dabei genutzt werden.
  • Die Regel ist der Druck der Rechnungen mit Hilfe einer Fakturierungsanwendung. Dazu werden die digitalen Daten verarbeitet. Neben den Papierformularen entstehen auch Buchungsjournale, die für die Bildung der offenen Posten in den Debitorenkoten und der Buchung der Erlöse verwendet werden.Der Vorgang der Erstellung des Papierformulars mit den Rechnungsdaten kostet auf jeden Fall sehr viel Zeit. Hier könnte eine Möglichkeit der Effizienzsteigerung liegen, wenn ein Teil dieser Arbeitszeit eingespart werden kann.

Prüfung

Im nächsten Schritt werden die gedruckten Rechnungen geprüft. In der Regel handelt es sich um eine Stichprobe, die genau mit den vorliegenden Daten verglichen werden. Ansonsten wird meist eine grobe Prüfung von Formular und Summen vorgenommen. Dabei kommt die große Erfahrung der Mitarbeiter in der Buchhaltung zum Tragen.

Selbst wenn die Prüfung der Ausgangsrechnungen mit dem nächsten Schritt, dem Versand, zusammengelegt wird, ist der manuelle Aufwand noch enorm. Hier lässt sich durch die Digitalisierung sicher Zeit einsparen. Es müssen jedoch andere Sicherheiten vorhanden sein, da die Formulare nicht mehr erzeugt werden, also auch nicht geprüft werden können.

Versand

Der Versand von mehreren Hundert Rechnungen ist immer eine unbeliebte Aufgabe, die gerne abgegeben wird. Dazu werden dann Auszubildende eingesetzt oder, falls noch vorhanden, das Postbüro. Die Ausgangsrechnungen sollen den Kunden so schnell wie möglich erreichen, damit dieser seine Zahlungsfristen starten lässt. Oft wird zur Fakturazeit mit Aushilfe gearbeitet, um die geballt auftretende Arbeitslast auch pünktlich bewältigen zu können.

Der Aufwand für das Sortieren der Rechnungsdrucke, das Kuvertieren, das Frankieren und das Bringen zur Post entfällt bei digitalen Rechnungen vollständig. Das spart nicht nur Arbeitszeit, es verhindert auch die Fehler, die durch falsche Bearbeitun...

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