Digitalisierung im Rechnungswesen: Elektronische Reisekostenabrechnung

Zusammenfassung

 

Überblick

In vielen Unternehmen wird die Reisekostenabrechnung in der Buchhaltung erledigt. Die Aufgabe ist sehr komplex und die Vorgehensweise unterliegt einer strengen gesetzlichen Reglementierung. Dazu kommen immer wieder Änderungen, nicht nur in den Pauschalsätzen, sondern auch in den Strukturen. Derartige Aufgaben sind in der Buchhaltung gut aufgehoben. Bei der Erledigung der Aufgaben kommt es immer wieder zu Ärgernissen, bei allen Beteiligten.

Die Abrechnung der Reisekosten leidet immer unter den zeitlichen Verzögerungen. Zunächst lassen sich die Mitarbeiter Zeit, um die Abrechnungen auszufüllen und an die Buchhaltung zu schicken. Dadurch wird eine zeitnahe Verbuchung oft unmöglich, Periodengrenzen werden überschritten. Danach wartet der Mitarbeiter auf die Prüfung und Überweisung der ausgelegten Beträge. Das dauert immer zu lange. Alle Beteiligte können zufrieden gestellt werden, wenn die Reisekostenabrechnung mit Hilfe digitaler Abläufe erledigt wird.

1 Der analoge Ablauf

Der Ablauf ohne digitale Unterstützung ist geprägt durch viele manuelle Arbeiten auf traditionellen Wegen.

  • Die betroffenen Mitarbeiter sammeln die Belege, die als Quittung für die ausgelegten Reisekosten dienen.
  • Regelmäßig, in der Regel monatlich, werden die Belege in ein Reisekostenformular eingetragen. Dazu kommen die Angaben über Reisedauer und Ort, mit denen die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen berechnet werden können.
  • Die Belege werden mit dem Formular zur vorgesetzten Stelle transportiert. Das kann vor allem bei Außendienstmitarbeitern auch ein mehrtägiger Postweg sein.
  • Der Vorgesetzte des Mitarbeiters genehmigt dessen Reisekostenabrechnung.

     

    Hinweis

    Rechtlich korrekt

    Die Genehmigung des Vorgesetzten beinhaltet in der Regel keine Prüfung auf rechtliche Korrektheit der Abrechnung, vor allem der errechneten Verpflegungsmehraufwendungen. Bestätigt wird meist nur die sachliche Richtigkeit der entstandenen Kosten.

  • Die genehmigten Unterlagen werden in die Buchhaltung transportiert.
  • In der Buchhaltung wird die Abrechnung geprüft. Das betrifft zum einen die Belege, die auf korrekte Inhalte (Umsatzsteuerausweis, Bewirtungsvorschriften, usw.) geprüft werden. Darüber hinaus wird die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen durchgeführt, die abhängig sind von der Reisedauer und dem Zielort.
  • Der Mitarbeiter erhält in vielen Fällen zumindest eine Nachricht über das Ergebnis der Prüfung oder eine Kopie des geprüften Beleges.
  • Die Belege und die Verpflegungsmehraufwendungen werden kontiert.
  • Die Abrechnung wird verbucht.
  • Die Beträge der Spesenkonten werden ausgezahlt.

Der manuelle Prozess verbraucht viel Zeit. Nicht immer liefern alle betroffenen Mitarbeiter die Abrechnung pünktlich. Nach dem Monatsende kommen sehr viele Abrechnungen in die Buchhaltung und bilden dort einen Aufgabenberg, der abgearbeitet werden muss. Darüber hinaus ist vor allem die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen sehr komplex. Hier müssen steuerliche Pauschbeträge und betriebliche Vorgehensweisen berücksichtigt werden. Zu- und Abschläge sind an der Tagesordnung. Geldwerte Vorteile müssen beim Mitarbeiter versteuert werden. Bei diesem komplexen Thema kommt es immer wieder zu Fehlern.

2 Der digitale Prozess

Der digitale Ablauf unterscheidet sich wesentlich vom analogen Prozess, da keine zeitliche Zusammenfassung zu einem Monatsbericht mehr erfolgen muss. Jeder Tag, jede Reise wird einzeln erfasst. Die Buchhaltung verarbeitet immer das, was bereits erfasst ist.

  • Sobald eine Ausgabe für Reisekosten angefallen ist, wird der Beleg in den digitalen Prozess integriert. Dazu wird er bereits vom Mitarbeiter digitalisiert (eingescannt oder fotografiert) und erfasst.
  • Am Ende der Reise wird das Formular für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ausgefüllt.
  • Während der Eingabe der Werte wird bereits geprüft, ob die Daten korrekt sind. Die Pauschalbeträge für die Verpflegung werden vom System errechnet.
  • Alle eingegebenen und errechneten Werte werden zentral gespeichert.
  • Wird eine Genehmigung durch die vorgesetzte Stelle notwendig, wird ein Workflow initiiert, der die Abrechnungen freigibt. Das erfolgt ebenfalls digital.
  • Die Buchhaltung

    • prüft die digitalen Belege auf sachliche Richtigkeit,
    • führt die Kontierung durch, die automatisch vorgeschlagen werden kann,
    • verbucht die Vorgänge und
    • prüft auf formale Korrektheit.
  • Die gebuchten Reisekosten werden ausgezahlt.

Parallel zum Hauptprozess müssen die analogen Belege grundsätzlich geprüft und rechtssicher abgelegt werden:

  • Die Papierbelege werden regelmäßig in die Buchhaltung transportiert.
  • Dort werden sie mit den digitalen Belegen, die vom Mitarbeiter erstellt wurden, verglichen.
  • Die Zulässigkeit als Buchhaltungsbeleg wird festgestellt.
  • Es erfolgt eine Archivierung, in der Regel digital mit der entsprechenden Verschlagwortung.
 

Wichtig

Prüfung und Ablage der Papierbelege durch Vereinbarung mit Finanzamt vermeiden

Die Ablage der Papierbelege ist nicht zwingend. Sie können eine Vereinbarung mit dem zuständigen Finanzamt treffen, dass eine elektronische Speicherung, ...

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