Digitalisierung im Rechnungswesen: Elektronische Rechnungsprüfung mit digitaler Verteilung, Prüfung, Genehmigung und Verbuchung (Kreditoren)

Zusammenfassung

 

Überblick

Die Zukunft der Kommunikation ist digital. Wichtige Dokumente werden elektronisch erstellt, übertragen und verarbeitet, wie z. B. Rechnungen. Die Zahl der Lieferanten, die dem Unternehmen digitale Rechnungen schicken wollen, steigt stetig. Zu groß sind die Vorteile, die bei der elektronischen Versendung von Ausgangsrechnungen zu gewinnen sind.

Genau dieses digitale Dokument taucht über elektronische Kommunikationswege als digitale Eingangsrechnung in der Kreditorenbuchhaltung wieder auf. Jetzt gilt es, auch auf dieser Seite die Vorteile der Digitalisierung in die Buchhaltung zu holen. Dabei bietet die Digitalisierung Chancen, die über den einfachen Transport des digitalen Dokumentes im Unternehmen hinausgehen. Der gesamte Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann durch digitale Abläufe optimiert werden. Das schließt den elektronischen Transport ebenso ein wie die digitale Freigabe und automatisierte Verbuchung der genehmigten Rechnungen.

Der Prozess der Rechnungsprüfung und der Verbuchung von Eingangsrechnungen ist jedoch äußerst komplex. Die Digitalisierung gelingt nur dann, wenn umfangreiche IT-Unterstützung vorhanden ist. Vor allem aber ist die Zusammenarbeit der Buchhaltung mit anderen Unternehmensbereichen wie Einkauf und genehmigenden Stellen unabdingbar. Richtig umgesetzt bringt die digitale Rechnungsprüfung signifikante Verbesserungen in der Kreditorenbuchhaltung. Eine halbherzige Lösung wird mehr Probleme Schaffen als Schwachstellen beseitigen.

1 Der manuelle Prozess

Trotz aller Unterschiede bedingt durch Branche, Unternehmensgröße, Sicherheitsbedürfnis oder Historie, sind die manuellen Prozesse zur Rechnungsprüfung in den verschiedenen Unternehmen grundsätzlich vergleichbar.

  • Die Eingangsrechnung kommt als Papierdokument in das Unternehmen. Digitale Eingangsrechnungen werden ausgedruckt und so für die analoge Verarbeitung nutzbar gemacht.
  • Die Rechnungen werden mit Freigabeinformationen verbunden. Üblich sind Stempel, die auf der Rechnung aufgebracht, oder Papierformulare, die mit dem Rechnungsformular verbunden werden.
  • Zur Freigabe werden die Rechnungen an die verantwortlichen Stellen im Unternehmen transportiert. Müssen mehrere Personen die Freigabe durchführen, geschieht dies nacheinander.
 

Praxis-Beispiel

Freigabeberechtigung

In vielen Unternehmen sind Berechtigungen für die Bestellung oder die Freigabe von Rechnungen an Wertgrenzen gekoppelt. So kann z. B. der Sachbearbeiter alle Rechnungen freigeben, die einen Wert bis 1.000 EUR haben. Voraussetzung dafür ist, dass er sachlich auch zuständig ist. Rechnungen mit einem Wert oberhalb dieser Grenze müssen vom Abteilungsleiter freigegeben werden. Dieser wird das jedoch nur tun, wenn sein Mitarbeiter ebenfalls einen entsprechenden Vermerk auf der Rechnung angebracht hat. Das heißt, die Rechnung muss zunächst zum Sachbearbeiter, dann zum Abteilungsleiter. Vorstellbar sind weitere Hierarchieebenen, die auch weitere Transporte bedeuten.

  • Die Kreditorenbuchhaltung erhält die Papierrechnung mit den Freigaben zurück.
  • Die Freigaben werden hinsichtlich Verantwortung und Berechtigung überprüft. Eventuell müssen Fehler korrigiert werden, wozu wieder manuelle Transporte notwendig sind.
  • Zu den korrekt freigegebenen Eingangsrechnungen werden die notwendigen Unterlagen wie Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und/oder Wareneingangsprotokoll gefunden.
  • Aus diesen Informationen, aus der Bestellung, den Freigabedaten und aus Erfahrung des Buchhalters werden Kostenstelle und Kontonummer als Buchungsinformationen ermittelt.
  • Die Eingangsrechnung wird manuell verbucht.
  • Die Papierrechnung wird mit allen Unterlagen analog angelegt. Grundsätzlich sind die Abläufe der manuellen Rechnungsprüfung durch die Beteiligung vieler Stellen und durch lange Verarbeitungszeiten geprägt.

2 Der digitale Ablauf

Im digitalen Prozess beginnt die Arbeit für eine optimale Rechnungsprüfung viel früher als im analogen Ablauf. Ein wichtiges Kriterium für den Erfolg sind die Daten, die für die Prüfung und Verbuchung notwendig sind. Diese werden oft gar nicht in der Buchhaltung gepflegt.

  • Bereits bei der Bestellung der Waren und Leistungen werden die später zu buchenden Kostenstellen und Konten festgelegt und in der digitalen Bestellung hinterlegt.
 

Hinweis

Regelwerk

Für die Bestimmung der Kostenstelle ist der Besteller verantwortlich. In der Regel wird die Kostenstelle identisch sein mit der Kostenstelle, zu der der Besteller gehört. Ausnahmen sind alle Rechnungen,

  • die den Produkten direkt zugeordnet werden können (also Rohstoffe, Materialien, Handelswaren und Leistungen),
  • die für Ersatzteile oder Leistungen im Rahmen von Reparaturen und Wartungen von der Instandhaltung bestellt werden (Zuordnung erfolgt durch den Besteller zur Kostenstelle, auf der die Reparatur ausgeführt wird),
  • die für Investitionsgüter ausgestellt werden. Für die Kontonummern muss ein Regelwerk erstellt werden, das den Beteiligten bekannt ist und das für die Kontofindung genutzt werden kann. Dabei können in Abhängigkeit von Kostenstelle und Artikel der...

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