Digitalisierung im Rechnungswesen: Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung in der Buchhaltung

Zusammenfassung

 

Überblick

Die aktuellen Themen in Wirtschaft und Gesellschaft haben alle mit einer Digitalisierung der Abläufe im geschäftlichen und privaten Bereich zu tun. Was die sozialen Medien für die privaten Anwender sind, ist Industrie 4.0 für Unternehmen. Digitale Verknüpfung und Verteilung von Daten garantieren aktuell den Erfolg. Die Kostenrechnung profitiert vor allem von den zusätzlichen Verbindungen direkt zu den Maschinen und von der Möglichkeit, die Empfänger der Informationen auf vielen Wegen zu erreichen. In der Buchhaltung ist es relativ ruhig geblieben, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Die Angst der Buchhalter vor unsicheren Veränderungen durch digitale Kommunikation und elektronische Verarbeitung heute noch analoger Vorgänge ist aber unbegründet. Auch im externen Rechnungswesen ist es möglich, Vorteile aus der technischen Entwicklung der Informationsverarbeitung und der digitalen Kommunikation zu ziehen. Konsequent angewendete Sicherheitsvorkehrungen schützen den sensiblen Unternehmensbereich zuverlässig. Richtig umgesetzt ermöglicht die Digitalisierung tatsächliche Effizienzsteigerung und spürbare Qualitätsverbesserung in der Buchhaltung.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Es gibt einige Gesetze, die sich mit der digitalen Umsetzung von Aufgaben in der Buchhaltung befassen, allerdings immer nur sehr begrenzte Bereiche betreffen. So regelt der § 14 UStG die Verwendung digitaler Eingangsrechnungen als Grundlage für den Vorsteuerabzug. Für die Digitalisierung in der Buchhaltung sind aber vor allem die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) wichtig, die in der Form der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) mit der elektronischen Verarbeitung und der Digitalisierung in der Buchhaltung Standards vorgeben.

1 Technische Entwicklung

Die Buchhaltung war einer der ersten Unternehmensbereiche, die in der IT, damals noch EDV genannt, als Standard umgesetzt wurde. Der hohe Grad an gesetzlicher und betriebswirtschaftlicher Reglementierung in der Buchhaltung sorgte für eine Vielzahl von potenziellen Anwendern mit gleichen Abläufen und Ansprüchen. Heute gibt es fast kein Unternehmen mehr, das die elektronische Abwicklung für das externe Rechnungswesen nicht nutzt. Dabei ist die eigentliche Verarbeitung, in der analoge Daten für die digitale Verarbeitung erfasst werden und wieder zu analogen Ergebnissen führen, in den letzten Jahren kaum verändert.

Schnittstellen zu internen Anwendungen wie die Fakturierung oder die Warenwirtschaft bilden in der Weiterentwicklung eine Ausnahme. Die digitalen Veränderungen in der Automatisierung und der Kommunikation haben sich lange Zeit ohne großen Einfluss auf die Buchhaltung gezeigt. Kaum jemand hat es gewagt, die mit vermeintlichen Gefahren und Unsicherheiten verbundenen digitalen Schnittstellen in die sensible Datenwelt der Buchhaltung zu integrieren.

Andere Bereiche schienen bisher einfacher für die Digitalisierung geeignet. Die Steuerung von Maschinen und Fahrzeugen, die Kommunikation mit Lieferanten und vor allem Kunden, die Neuausrichtung der Vertriebswege und die Disposition waren die lohnenderen Ziele. Von Industrie 4.0 profitieren vor allem Technik, Kommunikation und Planung. Auch das interne Rechnungswesen nutzt die Digitalisierung durch verbesserte Zugriffe auf Kosten- und Leistungsdaten und bei der Distribution der eigenen Ergebnisse.

Auch die Buchhaltung kann von der technischen Entwicklung der Informationsverarbeitung und von der Digitalisierung profitieren. Das zeigen einzelne Lösungen wie z. B. das Onlinebanking. Ein systematischer Ausbau der Digitalisierung in der Buchhaltung verbessert die Effizienz einzelner buchhalterischer Abläufe und erhöht die Qualität der Arbeit in der Buchhaltung. Gleichzeitig bieten moderne Systeme ausreichende Sicherheit für den sensiblen Unternehmensbereich.

2 Digitalisierung

Bei der Digitalisierung geht es um die Überführung analoger Vorgänge in digitale Abläufe. Vor allem der Informationsaustausch über elektronische Schnittstellen und die Nutzung neuer Eingabesysteme wie Sensoren und Erkennungssysteme schaffen die wirtschaftlich notwendigen Vorteile. Die Voraussetzungen in den Abläufen und Strukturen für eine erfolgreiche und effiziente Digitalisierung sind für alle Aufgaben gleich.

  • Die Daten, die verarbeitet werden sollen, müssen digital vorliegen oder leicht zu digitalisieren sein. Beispiele dafür in der Buchhaltung sind die digitalen Bankkontoauszüge, die über das Onlinebanking verfügbar sind oder das Scannen von analogen Eingangsrechnungen.
  • Die Ausgangsdaten der zu digitalisierenden Anwendung müssen auch digital weiter verwendet werden können. Das ist z. B. der Fall bei der digitalen Ablage der Ausgangsrechnung in einem Dokumentenmanagementsystem.
  • Die Entscheidungen während der digitalen Verarbeitung müssen automatisierbar sein. Menschliche Unterstützung dabei ist möglich, sollte jedoch nur in geringem Umfang notwendig sein. Lernende Systeme wie z....

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