Digitalisierung im Rechnung... / 5 Schätze heben

Die obigen Beispiele zeigen die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung in der Buchhaltung. Es lohnt sich, viele davon zu realisieren und die verborgenen Schätze zu heben. Es lohnt sich auch, dies systematisch zu tun. Einzelne Insellösungen sind schnell geschaffen, liefern auch gute Ergebnisse. Doch sie können die weitere Nutzung der Digitalisierung behindern oder bessere Ergebnisse liefern, wenn sie in eine Gesamtlösung eingebettet wären.

 

Praxis-Beispiel

Schnittstelle zum DMS

Wenn die Arbeit für digitale Eingangsrechnungen nicht mit der für digitale Ausgangsrechnungen koordiniert wird, können am Ende zwei unterschiedliche Schnittstellen zum DMS entstehen. Beide müssen geschaffen und parallel gewartet und weiterentwickelt werden. Das verursacht doppelte Kosten. Wenn beide Digitalisierungsmaßnahmen zusammen angegangen werden, entstehtnur eine Schnittstelle, die von beiden Rechnungstypen genutzt werden kann.

Die Digitalisierung in der Buchhaltung muss ein gewollter, systematischer Vorgang sein. Mit den folgenden Schritten können die größten Schätze für die Buchhaltung gehoben werden.

  1. Entscheidung für die Digitalisierung: Eine grundsätzliche Entscheidung für die Nutzung weiterer elektronischer Hilfsmittel in der Buchhaltung muss getroffen werden, damit die Strategie der Weiterentwicklung darauf ausgerichtet werden kann. Die durch die Prüfung und Umsetzung der Digitalisierung entstehenden Kosten müssen durch eine Grundsatzentscheidung gedeckt sein.
  2. Istaufnahme: Der derzeitige Zustand der Abläufe und vor allem der bereits vorhandenen IT-Unterstützung und digitalen Datenbestände wird festgestellt. Auf dieser Grundlage wird die weitere Digitalisierung optimal geplant.
  3. Prüfung: Alle Möglichkeiten einer Digitalisierung werden ermittelt. Dabei sollten auch anspruchsvolle Anwendungen aufgenommen werden, selbst wenn sie wirtschaftlich oder technisch unrealisierbar erscheinen. Beurteilung und Auswahl erfolgen in einem späteren Schritt.
  4. Wirtschaftlichkeitsberechnung: Für jede der gefundenen möglichen digitalen Anwendungen werden die Kosten ermittelt. Die entstehenden Vorteile der Digitalisierung werden ebenfalls festgestellt.
  5. Auswahl: Aufgrund der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung werden die gewünschten Maßnahmen ausgewählt. Gibt es keine technisch sinnvolle Reihenfolge bestimmt die Rendite die Reihenfolge, in der die Digitalisierungsmaßnahmen umgesetzt werden.
  6. Voraussetzungen schaffen: Vor der Umsetzung müssen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung gelegt werden.

    1. Die notwendige Technik muss ausgesucht, installiert und getestet werden. Das betrifft sowohl Hardware als auch eventuell notwendig werdende neue Software.
    2. Die Organisation muss sich auf neue Abläufe einstellen. Diese müssen gemeinsam in der Buchhaltung erarbeitet und implementiert werden. Dazu gehören auch Maßnahmen zum Schutz der neuen Systeme (Berechtigungssysteme, Schnittstellenüberwachungen, …).
    3. Die Mitarbeiter müssen durch Schulungen und Einweisungen auf die neuen Abläufe, Systeme und Dokumentenarten vorbereitet werden. Die enge Einbindung bei der Entwicklung der Systeme hat sich bewährt.
    4. Die externen Partner wie Kreditoren, Debitoren oder Banken müssen in die neue digitale Welt eingeführt werden. Lieferanten müssen Rechnungen digital liefern, Kunden Rechnungen in elektronischer Form akzeptieren.
  7. Umsetzung: Schnell nach der Einbindung der Mitarbeiter und der externen Partner muss der Weg in die Digitalisierung umgesetzt werden. Wie schnell und mit welcher Vollständigkeit umgesetzt wird, hängt von der Art und dem Umfang einzelner Maßnahmen ab.
  8. Justierung: Schon kurze Zeit nach der Umsetzung müssen die Ergebnisse der Projekte kontrolliert werden. Gerade bei der Digitalisierung sind Anpassungen und Feinjustierungen üblich, normal und erfolgverbessernd.

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