Digitalisierung im Rechnung... / 4 Schätze suchen

Trotz steigender Ansprüche an die Organisation der Anwendungen sinken die Kosten für eine Digitalisierung von unternehmerischen Aufgaben ständig. Die Vorteile neuer elektronischer Lösungen werden mit zunehmender Verfügbarkeit digitaler Daten immer größer. In der Buchhaltung gilt es, die wirtschaftlich sinnvoll digitalisierbaren Aufgaben zu finden und den Schatz der Vorteile zu heben. Das ist nicht immer einfach, sollte aber systematisch betrieben werden. Besonders erfolgversprechende Bereiche in der Buchhaltung werden im Folgenden aufgezeigt.

Digitale Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen werden bei der digitalen Fakturierung nicht mehr gedruckt. Sie werden digital an die Empfänger geschickt (z. B. als E-Mail-Anhang). Intern werden sie im Dokumentenmanagementsystem archiviert. Das spart nicht nur Druck-, Papier- und Versandkosten, es spart auch Versand- und Verarbeitungszeit. Gleichzeitig erhöht sich die Sicherheit, da Papierrechnungen verloren gehen oder falsch verschickt werden können. Auch die digitale Ablage ist schneller und zuverlässiger als die manuelle.

Digitale Eingangsrechnungen

Wenn die Eingangsrechnungen vom Rechnungssteller digital an die Buchhaltung geschickt werden, können diese schnell und zuverlässig in das DMS integriert werden. Die manuelle Ablage wird gespart, die Eingangsrechnung ist schneller verfügbar.

EDI

Die nächste Stufe ist EDI (Electronic Data Interchange). Dort werden analoge oder digitale Rechnungen gar nicht erst erzeugt, es werden gleich Datensätze zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht. EDI beschränkt sich nicht nur auf Rechnungen, auch Bestellungen, Lieferscheine und andere Dokumente können ersetzt werden. Es wird wieder Druck, Papier und Versand gespart, gleichzeitig steigt die Geschwindigkeit des Datenaustausches, Fehler bei der Erfassung entfallen. Der größte Vorteil ist, dass die Datensätze (z. B. die Daten der Eingangsrechnung) auf der Seite des Empfängers digital verarbeitet werden können.

Online-Banking

Online-Banking nutzt heute bereits fast jede Buchhaltung. Zu groß ist der Vorteil der schnellen Information und der einfachen Geldtransfers. Besonders vorteilhaft wird Online-Banking, wenn es im Rahmen der Digitalisierung direkt mit den Zahlungsjournalen in der Buchhaltung verbunden wird.

Verbuchung der Bankkontoauszüge

Die täglichen Auszüge der Bankkonten liegen durch Online-Banking digital vor. Das Format der unterschiedlichen Banken ist einheitlich geregelt. Wird die manuelle Verbuchung von Zahlungsein- und -ausgängen durch eine digitale Automatik ersetzt, wird die manuelle Arbeit gespart. Aufwand muss noch für die Kontrolle und Nacharbeit erfolgloser Zuordnungen getrieben werden. Die Ergebnisse liegen in der Praxis schneller vor und Buchungsfehler reduzieren sich wesentlich.

Elektronische Rechnungsprüfung

Digitale Eingangsrechnungen werden über den Workflow im DMS zur ebenfalls digitalen Genehmigung verteilt. Der Rücklauf wird überwacht. Transportwege entfallen, mehrstufige Genehmigungen können parallel erfolgen. Dadurch wird der Vorgang bei Wegfall manueller Arbeiten beschleunigt. Skontofristen werden einfacher eingehalten. Durch die permanente Kontrolle wird die Qualität des Ablaufs wesentlich verbessert gegenüber manuellen Abläufen mit erheblichem Fehlerpotenzial.

Elektronische Spesenabrechnung

Eine Spesenabrechnung verbraucht viel Zeit, sowohl bei dem Ersteller als auch bei der Prüfung in der Buchhaltung. Durch elektronische Systeme kann die Erstellung wesentlich unterstützt werden, Prüfungen können bereits bei der Erfassung durchgeführt werden. In der Buchhaltung kommt ein rechtlich einwandfreier digitaler Antrag an. Dieser muss nur noch auf sachliche Korrektheit geprüft und kann dann automatisch verbucht werden. Die Geschwindigkeit der Verarbeitung wird wesentlich erhöht, die Gefahr von Abrechnungsfehlern sinkt.

Informationsaustausch

Die Buchhaltung als externes Rechnungswesen hat vielfältige Kontakte nach außen. Banken, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer benötigen für ihre Aufgaben wesentliche Informationen, Gesellschafter wollen regelmäßig informiert werden. Die Inhalte des Informationsaustausches können auch gerne digital zur Verfügung gestellt werden. Der Buchhalter spart die Erstellung analoger Dokumente und deren Versand. Die Empfänger der Informationen können diese digital verarbeiten. Die gewonnene Zeit kommt beiden Seiten zu gute. Vor allem Banken schätzen die Professionalität, die sich durch diese Nutzung digitaler Techniken zeigt.

Digitaler Zugang durch die Betriebsprüfer

Schon seit Anfang dieses Jahrtausends hat der Betriebsprüfer ein Recht auf den digitalen Zugang zum Buchhaltungssystem des Unternehmens (§§ 146, 147 Abgabenordnung (AO)). Die Nutzung dieses Rechts ist in der Praxis überwiegender Standard. Dabei kann der Prüfer wählen zwischen einem Zugang als User des Systems oder der Übergabe eines Datenträgers mit digitalen Daten der Buchhaltung. Wer dieses Recht und die Dateninhalte kennt, kann die Auswirkungen einschätzen. Das erleichte...

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