Digitalisierung im Rechnung... / 3 Dokumentenmanagementsystem (DMS)

In der Buchhaltung werden viele analoge Dokumente verwaltet. Belege, Rechnungen, Journale und Listen werden erzeugt, bearbeitet und abgelegt. Eine digitale Archivierung dieser Unterlagen spart nicht nur Platz. Wenn ein Dokumentenmanagementsystem eingesetzt wird, kann die Verteilung, der Zugriff und die Verarbeitung ansonsten analoger Dokumente auf digitalem Wege erfolgen. Das DMS allein bringt vielen Buchhaltungen bereits wesentliche wirtschaftliche Vorteile. Weitere digitale Anwendungen in der Buchhaltung können auf dieser digitalisierten Grundlage aufbauen. Ein DMS ist durch die folgenden Inhalte charakterisiert.

  • Die Dokumente erreichen das DMS auf elektronischem Weg und müssen digital gespeichert werden. Entweder sind die Dokumente bereits digital (Texte, Bilder, Eingangsrechnungen, Journale aus der eigenen Buchhaltung) oder sie werden gescannt.
  • Die digitale Ablage muss revisionssicher sein. Nur dann kann auf ein analoges Original verzichtet werden. Revisionssicherheit bedeutet, dass nach der Speicherung eine Veränderung des Dokumentes nicht mehr möglich ist.
  • Die Dokumente werden verschlagwortet. Sie werden also mit Informationen verbunden, die eine Identifikation, eine Suche und eine Verarbeitung ermöglichen (z. B. eine Eingangsrechnung mit dem Kreditor, der Bestellnummer und den enthaltenen Artikelnummern). Die Verschlagwortung kann manuell erfolgen oder durch eine Software, die Dokumenteninhalte erkennt.

     

    Praxis-Beispiel

    Automatische Verschlagwortung

    Die Erfolgsquote bei der automatischen Verschlagwortung gescannter Dokumente in der Buchhaltung, also vor allem bei den Eingangsrechnungen, ist sehr hoch. Die Systeme lernen sehr schnell und erkennen Formate bereits einmal gescannter Dokumente wieder. Mit Lösungen zur Schrifterkennung werden dabei Kreditnummern, Namen, Bankverbindungen erkannt. In den Rechnungspositionen lernt das System sehr schnell, wo Artikelnummern, Mengen und Preise dargestellt werden. Wenn in der Startphase Aufwand für das Anlernen getrieben werden kann, zahlt sich das sehr schnell aus. Eine manuelle Hilfestellung ist allerdings immer notwendig, z. B. für neue Formulare oder schlecht lesbare Originale.

  • Die Dokumente werden nicht nur einfach mit den Schlagworten digital gespeichert. Sie werden auch nach vorzugebenden Regeln geordnet. Dabei können sie zu Gruppen, Mappen oder Ordnern zusammengefasst werden. So wird z. B. eine digitale Kundenakte angelegt, zu der alle Dokumente mit der entsprechenden Debitorennummer geordnet werden.
  • Die digitalen Dokumente können ergänzt und kommentiert werden. Dazu gibt es Felder zum Dokument, die manuell oder auch automatisch gefüllt werden können. Automatisch können z. B. vorliegende Protokolle aus der Qualitätssicherung von der Warenannahme zur Eingangsrechnung ergänzt werden.
  • Ein gutes DMS verfügt über einen Workflow. Damit können bestimmte Aufgaben in Abhängigkeit des Dokumentes automatisch ausgeführt werden. Dazu gehört u. a. die Verteilung der digitalisierten Eingangsrechnungen an die Mitarbeiter im Unternehmen, die diese Rechnung zur Zahlung freigeben müssen. Der Rücklauf wird über den Workflow überwacht.
  • Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt durch die Suche direkt im DMS oder durch Verbindungen mit anderen Anwendungen. So kann in der Buchhaltung z. B. bei der Kontodarstellung eines Kreditors durch Anklicken einer Rechnungsnummer dieses Dokument aus dem DMS geholt und angezeigt werden. Die Einbindung in Office-Dokumente und Standardanwendungen im Buchhaltungsbereich ist möglich.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann in allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Die Buchhaltung eignet sich besonders, da hier eine Vielzahl von Dokumenten rechtssicher über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden muss. Die Vorteile sind daher größer als in anderen Abteilungen. Gleichzeitig ist das DMS das Rückgrat vieler Digitalisierungsmaßnahmen, die in der Buchhaltung durchgeführt werden können.

Der Weg von der analogen zur digitalen Buchhaltung führt über verschiedene Stufen. Dabei spielt das DMS nicht immer eine Rolle.

Entwicklungsstufen

Abb. 1: Von der analogen zur digitalen Buchhaltung

Die analoge Buchhaltung wird heute fast ausschließlich mit Hilfe von unterschiedlichsten IT-Anwendungen für die Buchhaltung erledigt. Im Grunde handelt es sich dabei um die elektronische Verarbeitung der analogen Daten. Das digitale Dokumentenmanagement baut auf diesen digitalen Strukturen auf und stellt an sich schon einen Mehrwert dar. Viele der Anwendungen, die sich im Rahmen der Digitalisierung in der Buchhaltung bewähren wollen, greifen auf die Strukturen des DMS zu. Andere digitale Anwendungen arbeiten direkt mit der IT-Buchhaltung. Aus der Summe der digitalen Anwendungen in der Buchhaltung wird die digitale Buchhaltung.

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