Digitalisierung im Rechnungswesen: Digitaler Zugriff der Finanzbehörden (Finanzbuchhaltung)

Zusammenfassung

 

Überblick

Wenn der Staat wesentliche Vorteile für sich sieht, dann ist er auch in der Digitalisierung schnell. So gibt es seit einigen Jahren das Recht des Betriebsprüfers während der Betriebsprüfung, auf die digitalen Daten der Buchhaltung zuzugreifen. Immer öfter wird dieser Zugriff auch verlangt. Wer in seiner Buchhaltung digitale Datenverarbeitung nutzt, muss diesen Zugriff ermöglichen. Das hat für den Staat den Vorteil, dass die Prüfung umfänglich auf digital auswertbare Datenbestände aufbauen kann.

Die E-Bilanz, die Pflicht zur Abgabe der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung aus dem Jahresabschluss in digitaler Form, ist noch nicht ganz so alt. Dafür sind die Vorschriften über Inhalt und Umfang noch sehr dynamisch. Der von den Buchhaltungen zu liefernde Inhalt wird immer detaillierter, der Umfang immer größer. Eine wirtschaftliche Einhaltung der vorgeschriebenen Regeln ist nur mit einem gewissen Maß an Digitalisierung in der Buchhaltung möglich.

Wer die Digitalisierung der Finanzbehörden nur widerwillig erfüllt und nur das Nötigste tut, um die gewünschten Informationen elektronisch zur Verfügung zu stellen, handelt nicht optimal. Die eigenen Strukturen und Abläufe müssen den gesetzlichen Vorgaben angepasst werden. Dann ist nicht nur die Erfüllung der staatsbürgerlichen Pflichten einfacher. Das Unternehmen kann aus der Digitalisierung eigenen Nutzen ziehen.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 146 AOO und  § 147 AO regeln den digitalen Zugriff auf die Buchhaltung des Unternehmens während einer Betriebsprüfung. Dazu gibt es mehrere Erläuterungsschreiben der Finanzbehörden.

§ 5 b EStG ist die Grundlage für die E-Bilanz. Die dazugehörigen Taxonomie (Beschreibung der Felder und Inhalte) ist detailliert in Vorgaben der Finanzbehörden geregelt.

Beide gesetzlichen Vorschriften setzen voraus, dass die Buchhaltung des Unternehmens im hohen Maße digitalisiert ist. Dazu gehört auch ein gewisses Maß an digitalem Engagement zumindest eines Mitarbeiters in der Buchhaltung. Dann können die Vorgaben eigenständig erledigt werden, unter Mithilfe der IT. Alternativ dazu wird die Buchhaltung extern durch einen Dienstleister erledigt, der dann auch für die Umsetzung des digitalen Zugriffs und der E-Bilanz verantwortlich ist.

1 Digitalisierung der Kontakte mit den Steuerbehörden

Obwohl die Anfertigung der Jahresabschlussunterlagen und die Bereitstellung der analogen Dokumente während der Steuerprüfung wesentlichen Aufwand in den Unternehmen bedeutet, kommt der Antrieb zur Digitalisierung in diesem Bereich nicht von den Steuerpflichtigen. Er kommt von den Finanzbehörden. Es hat verschiedene Gründe, warum die steuerpflichtigen Unternehmen den analogen Kontakt bevorzugen.

  • Es gibt ein tief sitzendes Misstrauen der verantwortlichen Mitarbeiter und der Unternehmensleitung gegen die Steuerbehörden. Diesen Menschen gilt der digitale Zugriff, den viele für nicht kontrollierbar halten, als Tor zur vollständigen Kontrolle.
  • Digitale Daten bieten wesentliche bessere Prüfungsmöglichkeiten als das Durchsuchen analoger Belege. Das weitet die Möglichkeiten der Prüfer und des Staates aus.
  • Der Umfang der Prüfung wird bei der Integration digitaler Abläufe ausgeweitet. Die Steuerpflichtigen fürchten dadurch eine Ausweitung der gefundenen Fehler mit der entsprechenden Folge der Steuernachzahlung.

Wer die gesetzlichen Vorgaben des Steuerrechts betrachtet, wird auch die Argumente der Finanzbehörden verstehen.

  • Durch die Prüfung digitaler Daten aus der Buchhaltung des Unternehmens kann die Prüfungsaufgabe schneller erledigt werden. Im Vergleich sind die analogen Prüfungen für beide Seite wesentlich aufwändiger.
  • Durch digitale Prüfungen kann der Umfang der geprüften Daten vergrößert werden. Fehler in der buchhalterischen Arbeit werden verstärkt erkannt, da digitale Algorithmen Fehlerquellen schneller erkennen können.
  • Durch die Verarbeitung digitaler Jahresabschlüsse kann bereits im Vorfeld erkannt werden, wo Buchungen nicht plausibel sind und wo eventuell Fehler vorliegen können. Die Prüfungen können sich auf diese Unternehmen konzentrieren.

Volkswirtschaftlich gesehen stellt eine möglichst hohe Digitalisierung der Finanzbehörden einen positiven Faktor dar. Je mehr Steuergerechtigkeit hergestellt wird und je weniger Mittel dafür aufgewandt werden müssen, desto besser ist das für den Staat. Voraussetzung dafür ist die ebenfalls in hohem Maße digitalisierte Buchhaltung der steuerpflichtigen Unternehmen. Die wiederum ist mit einem individuellen Aufwand für jede einzelne Buchhaltung verbunden. Darum muss auch das Unternehmen versuchen, den Zwang zur Digitalisierung der buchhalterischen Kontakte mit den Finanzbehörden mit eigenem Nutzen zu verbinden.

Um den Aufwand der notwendigen digitalen Änderungen so gering wie möglich zu halten, ist eine grundsätzliche Digitalisierung der Buchhaltung in all ihren Bereichen durchzuführen. Dann können die daraus entstehenden Vorteile genutzt werden, der Aufwand für die Zwangsdigitalisierung des Informationsaustausches mit den Finanzbehörden sinkt. Gleichzeitig kann d...

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