Digitalisierung im Einkauf: Chancen, Anwendungsbeispiele und Erfahrungen bei der Umsetzung

Zusammenfassung

Überblick

• Neue Technologien sowie die vereinfachte Erfassung und Aufbereitung von großen Datenmengen unterstützen nicht nur die Automatisierung von Prozessen im Einkauf, sondern verbessern auch die Möglichkeiten der Datenanalyse sowie die Erstellung von Prognosen.
• Dazu stehen verschiedene Technologien zur Verfügung: Big Data & Prediction, Digitales Reporting, Cloud-basierte IT-Lösungen, Self-Service-Portale, Mobile Technologien, Social Media.
• Um die daraus resultierenden Potenziale zu nützen, ist eine digitale Einkaufsstrategie notwendig.
• Die Umsetzung einer digitalen Einkaufsstrategie erfordert auch neue Kompetenzen und Rollen im Einkauf sowie ggf. eine Anpassung der Organisation.
• Der Beitrag zeigt Chancen und Potenziale auf, die sich durch eine Digitalisierung im Einkauf ergeben. Außerdem wird die Erarbeitung einer Digitalisierungsstrategie erläutert.

1 Fokus der Digitalisierung häufig auf anderen Funktionen

Unter dem Titel "Digitalisierung" oder "Industrie 4.0" versuchen zahlreiche Unternehmen, Prozesse durch die Nutzung neuer Technologien zu automatisieren, zu vereinheitlichen, zu vereinfachen und transparenter zu machen. Dabei steht nicht nur die primäre Wertschöpfung eines Unternehmens im Fokus, sondern zunehmend auch administrative und unterstützende Aktivitäten. Die sog. vierte industrielle Revolution hat damit Auswirkungen auf das gesamte Geschäftsmodell eines Unternehmens.

Digitalisierung im Einkauf noch nicht im Fokus

In der Unternehmenspraxis fokussieren aber Digitalisierungsinitiativen häufig auf die Produktion, den Vertrieb oder den Finanzbereich, die damit verbundenen Konsequenzen für den Einkauf werden seltener betrachtet. Und dass, obwohl Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategien insbesondere dem Einkauf zukünftig die Chance bieten können, seinen Beitrag zur Wertschöpfung von Unternehmen weiter zu verbessern.

Der vorliegende Beitrag greift diese Thematik auf und zeigt Möglichkeiten und Potenziale, die sich durch eine Digitalisierung im Einkauf ergeben. Kapitel 2 gibt eine Übersicht über die Digitalisierung im Einkauf, Kapitel 3 zeigt unterschiedliche Anwendungspotenziale. In Kapitel 4 wird die Erstellung einer Digitalisierungsstrategie kurz beschrieben und auf Lessons Learned aus der Unternehmenspraxis eingegangen.

2 Was bedeutet Digitalisierung?

Neue Möglichkeiten durch Digitalisierung

Der Begriff Digitalisierung beschreibt die Erfassung, Transformation und Aufbereitung analoger Größen mit dem Ziel der elektronische Speicherung und Weiterverarbeitung. Während Informationstechnologien schon seit Mitte des letzten Jahrhunderts in Unternehmen eingesetzt werden, haben insbesondere die (Weiter-)Entwicklungen in den letzten Jahren zu einer Vielzahl neuer Möglichkeiten geführt. Neue Produkte und Technologien "…will reshape the value chain yet again, by changing product design, marketing, manufacturing, and after-sale service and by creating the need for new activities such as product data analytics and security. This will drive yet another wave of value-chain-based productivity improvement".^[1]

Rationalität statt Gewohnheit für Prognosen

Dies trifft insbesondere auf den Einkauf zu, der an der Schnittstelle zum Lieferanten sowohl eine kostenoptimale Beschaffung in der benötigten Menge zum erwartenden Zeitpunkt unter Berücksichtigung sämtlicher Risikofaktoren zu minimalen internen (Prozess-)Kosten bereitstellen muss. Um dies zu erreichen, sind die hierfür benötigten unternehmensinternen und -externen Daten zu erfassen, zu analysieren und als Grundlage für eine optimale Entscheidungsunterstützung sowie schlanke und automatisierte Prozesse aufzubereiten. Damit wird unter anderem das Ziel verfolgt, historische sowie Echtzeit-Daten zeitnah so aufzubereiten, dass prädiktive und präskriptive Analysen Möglichkeiten zu einem zukunftsorientierten Blick auf Beschaffungsthemen bieten.

[1] Porter/Heppelmann, 2014, S. 66.

2.1 Die wichtigen Technologien

Unterschiedliche Technologien rücken in das Zentrum des Geschehens, wenn Prozesse digitalisiert und große Datenmengen aufbereitet werden sollen. Die zentralen Technologien und Methoden sind nachfolgend kurz erläutert (s. auch Abb. 1):

Abb. 1: Technologien für die Digitalisierung des Einkaufs

Digitalisierungsbeispiele und Methoden

• Big Data & Prediction: Big Data Analytics schaffen die notwendige Grundlage für Zukunftsprognosen im Rahmen der digitalen Einkaufsstrategie. Damit können u. a. die Nachfrage, optimale (Liefer-) Kapazitäten, Risiken oder beste Markteintrittszeitpunkte besser vorhergesagt werden. Damit wird die strategische Planung unterstützt und Kostenersparnisse erzielt.
• Digital Reporting 2.0: Die Digitalisierung von Produktionsprozessen sowie die Verknüpfung bestehender Daten verschiedener Unternehmensbereiche ermöglicht nicht nur die schnelle und einfache Durchführung von Ad-hoc-Analysen. Vielmehr lassen sich Reaktionszeiten auf Planabweichungen minimieren und eine bessere Qualität von Forecasts herbeiführen. Ebenfalls lassen sich bereichsübergreifende Reports erstellen, durch die eine strategischere Ausrichtung des Einkaufs und weiterer Einheiten dank Daten aus unterschiedl...