Dienstfahrten, Nutzung des Privat-Pkw

Kurzbeschreibung

Mustervertrag über die Nutzung des privaten PKWs eines Arbeitnehmers zu betrieblichen Zwecken, einschließlich Regelungen zur Kostenerstattung und Haftung.

Das regelt der Vertrag (Vertragszweck)

Ausgangssituation

Insbesondere in kleineren und mittelständischen Unternehmen ist die Überlassung eines Dienstwagens an Arbeitnehmer nicht immer üblich. Aber auch größere Firmen stellen dann Dienstwagen nicht zur Verfügung, wenn die betrieblich veranlasste Jahresfahrleistung gering ist.

Statt der Überlassung eines Firmenwagens oder der Anmietung eines Fahrzeugs im Einzelfall kann für dienstlich veranlasste Fahrten und Reisen auch auf die Privatfahrzeuge der Beschäftigten zurückgegriffen werden. In diesem Falle sollten eindeutige Regelungen über die Nutzung des Privatfahrzeugs zu betrieblichen Zwecken getroffen werden. Dabei ist zu regeln, unter welchen Voraussetzungen ein Kostenersatz erfolgt und wie Schäden abgewickelt werden, die anlässlich einer Dienstfahrt eintreten. Ferner kann ein Zustimmungsvorbehalt für jede einzelne Dienstfahrt vorgesehen werden.

Wenn nicht von vorn herein bei Einstellung des Arbeitnehmers eine entsprechende Regelung in den Arbeitsvertrag aufgenommen wurde, muss durch einen Nachtrag oder Anhang zu dem bestehenden Arbeitsvertrag geregelt werden, ob und unter welchen Voraussetzungen die betriebliche Nutzung des Privat-Pkws möglich oder gar vorgeschrieben ist.

Dieses Muster regelt die Möglichkeit der Nutzung des Privat-Pkws für beruflich veranlasste Fahrten und die entsprechenden Folgen hieraus im Hinblick auf eine notwendige vorherige Zustimmung der Firma, den Umfang der Kostenerstattung sowie die Haftung bei Unfällen.

Nicht geeignet ist dieses Muster für Fälle, in denen der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug dem Arbeitgeber zur Nutzung durch Dritte überlässt, es kann also nicht für das Verleihen des Privat-Pkws angewandt werden. Auch für die Überlassung eines Firmenfahrzeugs an den Arbeitnehmer gibt es spezielle Muster.

Rechtlicher Hintergrund

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die für die Ausübung der Tätigkeit des Arbeitnehmers notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, wenn nichts anderes zwischen den Arbeitsvertragsparteien vereinbart ist. Dies gilt insbesondere auch für größere Aufwendungen wie Computer oder Ähnliches. Bringen die arbeitsvertraglichen Aufgaben des Arbeitnehmers die Durchführung von Dienstreisen mit sich, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die dazu notwendigen Aufwendungen ersetzen, § 670 BGB.

Um Auseinandersetzungen über die Erstattungsfähigkeit solcher Aufwendungen und deren Höhe zu vermeiden, sollte dies detailliert geregelt werden. Soweit vorhanden, können hierbei im Unternehmen bestehende Reiserichtlinien in Bezug genommen werden.

Soll die Nutzung der Privatfahrzeuge durch die Arbeitnehmer allgemein geregelt werden, also für eine Mehrzahl von Beschäftigten und besteht im Unternehmen ein Betriebsrat, so muss eine solche Regelung durch Betriebsvereinbarung getroffen werden, § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Eine solche Betriebsvereinbarung gilt dann unabhängig von einer einzelvertraglichen Abmachung mit dem Beschäftigten, denn Betriebsvereinbarungen gelten grundsätzlich für alle Beschäftigen des Betriebs unmittelbar und zwingend, § 77 Abs. 4 Satz 1 BetrVG, es sei denn, dass einzelne Arbeitnehmergruppen ausdrücklich aus dem Geltungsbereich der jeweiligen Betriebsvereinbarung ausgenommen sind. Eine solche Betriebsvereinbarung gilt dann auch für Betriebsratsmitglieder, die in dieser Funktion eine "Dienstreise" unternehmen.

Sonstige Hinweise

Bei der Erstattung der Reisekosten und sonstiger Auslagen des Arbeitnehmers handelt es sich um einen sogenannten Aufwendungsersatz. Dieser ist im bestimmten Rahmen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, § 3 Nr. 16 EStG. Dabei kann der Kostennachweis entweder pauschaliert oder aber durch individuelle Belege erfolgen.

Beim Einzelnachweis werden die Gesamtkosten auf die Jahresfahrleistung verteilt. Zu den Gesamtkosten gehören die Betriebsmittel (Treibstoff, Öl), die Kfz-Steuer, die Haftpflicht- und Kaskoversicherung, Wartungs- und Reparaturkosten, Garagenkosten sowie gegebenenfalls auch Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen.

Bei der Pauschalierung werden pro dienstlich gefahrenem Kilometer 0,30 EUR bei Kfz und 0,13 EUR bei Motorrädern angesetzt, unabhängig vom Typ des Fahrzeugs und unabhängig von der Jahresfahrleistung, vgl. R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR. Mit diesem Pauschalbetrag sind alle Gesamtkosten abgedeckt und ersetzt, unabhängig von der Höhe der konkret angefallenen Kosten.

Anstelle dieser Pauschale ist es auch zulässig, eine fahrzeugabhängige Pauschale nach der sogenannten ADAC-Tabelle zu erstatten.

Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Versicherungsschutz, der sich ausschließlich auf Dienstfahrten beschränkt, eine sogenannte Dienstreiseversicherung, ist auch diese Leistung lohnsteuerfrei, wenn lediglich eine Kilometerpauschale gezahlt wird.

Wichtig

Die wichtigsten Punkte

  1. Kündigungsmöglichkeit trotz Fortbestand des Arbeitsverhältnisses
  2. Art des A...

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